Für Steuerkanzleien ist es unabdingbar, ihre Prozesse in der Steuerberater-Mandantenbeziehung im Bereich der Finanzbuchhaltung ständig zu optimieren. Zugleich treibt die wachsende Komplexität auf gesetzlicher Ebene Kanzleien dazu, mehr Fachpersonal für diesen Bereich einzustellen – Personal, das oft schwer zu bekommen ist. Doch es gibt gute Nachrichten: Mehr Effizienz in der Finanzbuchhaltung und eine gestärkte Mandantenbeziehung lassen sich nicht nur durch mehr und besseres Fachpersonal erreichen, sondern seit vielen Jahren durch Softwareunterstützung.
Status quo – Arbeitsteilung zwischen Steuerberater und Mandant
Dank der Unterstützung durch Software arbeiten viele Steuerberater schon lange effizienter mit ihren Mandanten zusammen und können sich stärker auf die Qualität statt Quantität von Buchhaltungen fokussieren. Letztendlich bleibt dem Berater also mehr Zeit für die Beratung seiner Mandanten. Der Abruf von Kontoumsätzen und das Auslesen von buchungsbegründenden Belegen ist längst etabliert. Wer solche Lösungen nicht einsetzt, hat es schwerer, Personal zu finden und dieses zu halten. Außerdem ist der Steuerberater aufgrund des wachsenden Arbeitsaufwands durch höhere regulatorische Anforderungen schon länger darauf angewiesen, dass seine Mandanten bei der Digitalisierung eine entscheidende Rolle einnehmen und ihn bei einfachen organisatorischen Aufgaben entlasten.
Der Prozess der Digitalisierung von Belegen ist dabei Alltag beim Mandanten. Das liegt zum einen an spezifischer Branchensoftware, zum anderen nutzen immer mehr Mandanten cloudbasierte Lösungen zur Büroorganisation. Mit diesen sind sie ohnehin digital unterwegs und haben Belege aufgrund der Nachhaltepflicht und der Erfüllung der geordneten Belegablage digital verfügbar. Mandantenportale, die Steuerberater ihren Mandanten zur Verfügung stellen, ermöglichen wiederum auf einfache Art den Belegtransfer direkt zum Steuerberater. Dies erleichtert die Belegverarbeitung und stärkt somit das Verhältnis von Steuerberater und Mandant.
Effiziente Mandantenanbindung
Solche Mandantenportale, mit denen Mandanten Belege zu ihrem Steuerberater transferieren und Auswertungen abrufen können, bieten mittlerweile noch deutlich mehr Funktionalitäten. Sie dienen beispielsweise als Schnittstelle zu den Branchenlösungen der Mandanten. Die Entwicklung geht also nicht mehr dahin, dass der Steuerberater den Mandanten in seinen Digitalisierungsprozess eingliedert, sondern vielmehr dockt der Steuerberater an die Branchenlösungen des Mandanten an. Dann kann der Steuerberater die buchungsbegründenden Belege inklusive der schon vorhandenen strukturierten Rechnungsdaten sowie der Zahlungsdaten direkt aus dem System der Mandanten ziehen. Der große Vorteil: Der Mandant muss sich weniger Gedanken machen, wie er mit seinem Steuerberater zusammenarbeitet, sondern kann sich auf sein Business konzentrieren.
Für den Steuerberater ergeben sich ebenfalls Vorteile: Er erhält bestmöglich aufbereitete Daten für die Buchhaltung, da diese bereits in der Entstehung abgeholt und mit den um die Belegdaten angereicherten Metadaten an die Steuerberater übermittelt werden. Voraussetzung dafür ist eine entsprechende leistungsfähige Kanzleilösung.
Dieser Win-win-Effekt verbessert die Mandantenbindung weiter: Einerseits muss der Mandant seine Prozesse für das Produkt Buchhaltung, für das er seinen Steuerberater hat, nicht ändern. Andererseits kann der Steuerberater durch die Schnittstellen zu den Mandantenlösungen direkt nach dem Entstehungsprozess mit validen Daten in einem Bruchteil der Zeit eine Buchhaltung erstellen und die Auswertungen bereitstellen.
Ausblick – Entwicklungspotenzial in der Buchhaltung
Eine Entwicklung ist bereits absehbar: Immer weniger Rechnungen werden in Papierform ausgestellt. Stattdessen existieren Rechnungen in ganz unterschiedlichen Formen, von Mails über Rechnungsportale bis zu Apps. Wenn also das Digitalisieren des Belegbildes nicht mehr notwendig ist, braucht der Steuerberater andere Möglichkeiten, um strukturierte Daten samt Belegbild zu erhalten. Hier setzt sich der Gedanke der vernetzten Systeme fort, der vielen aus dem Bereich „Internet of Things“ (IoT) bekannt ist: Die Steuerberaterlösung ruft aus allen Branchenlösungen Belege mit Daten ab und eine Künstliche Intelligenz (KI) lernt aufgrund des Buchungsverhaltens hinzu und unterstützt den Prozess. Mit zunehmendem „Lernfortschritt“ der KI werden Buchungsvorschläge immer kompletter, sprich alle notwendigen Daten für einen Buchungssatz sind enthalten. Dieses Vorgehen kann bis zur Dunkelverbuchung mittels KI ausgebaut werden. Was die KI übernimmt, entlastet wiederum die Angestellten: Die Entwicklung verlagert Tätigkeitsfelder des Fachpersonals von der klassischen Buchhaltungserfassung hin zu beraterischen Tätigkeiten für bessere Unternehmensergebnisse.
Eine weitere Entwicklung könnte dann der vollständige Wegfall des Belegbildes sein. Der erste Schritt ist mit der Einführung der X-Rechnung bereits getan: Hier werden strukturierte Daten ausgetauscht, die Softwarelösungen dann „menschenlesbar“ machen. Setzt sich der Trend der so vernetzten Systeme in der Buchhaltung fort, weiß die Kanzleilösung aufgrund der Positionsdaten bereits beim Erhalt der Daten des Mandanten, welche Buchungssachverhalte korrekt sind. Der Abgleich mit der Buchungshistorie der gemeldeten Buchungen bei der UStVa und den Positionsdaten macht eine Dunkelbuchung nahezu fehlerfrei möglich.
Fazit
Die Ausblicke sind (noch) Szenarien. Jedoch sieht man daran, was schon heute technisch möglich ist und vor allem, was morgen technisch möglich sein könnte. Wer also auf den Zug der Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung noch nicht aufgesprungen ist, sollte dies nachholen – ansonsten ist der Zug vielleicht abgefahren.
Über den Autor:
Bernhard Lang,
ist Lead Product Manager bei Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland.
Dieser Beitrag erschien erstmals in der DStR 20/23.
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