Wolkenleichte Kommunikation - Wie die Cloud die Zusammenarbeit mit Mandanten verbessern kann

von Christoph Buluschek

Schnell die Auswertung online durchgeschickt oder den Jahresabschluss freizeichnen lassen. Wer mit der Cloud arbeitet, hat hier keine Probleme. Moderne Cloudlösungen können jedoch noch viel mehr.

Vorteile der Cloud

Wer Cloud sagt, muss auch Digitalisierung sagen. Beide Begriffe gehen Hand in Hand. Denn viele Aufgaben im Kanzleialltag können heute schon durch Anwendungen extrem vereinfacht werden. Darunter auch das, was am wichtigsten ist: Die direkte Arbeit mit den eigenen Mandanten.

So bieten Cloudlösungen zwei große Chancen:

1. Die Kommunikation mit Mandanten und Behörden wird direkter, einfacher und sicherer.

2. Kanzleiprozesse werden automatisiert, hierdurch gewinnt jeder Steuerberater wertvolle Zeit, die er in seine Mandanten in Form von Beratung zurück investieren kann.

Mandantenkommunikation so einfach wie nie

Nehmen wir einmal das Beispiel der Auswertungen. Kaum ist sie fertig, heißt es Drucker anwerfen und warten. Anschließend die Unterlagen aus dem Drucker nehmen, falten, kuvertieren und mindestens abholen lassen. Bei wichtigen Dokumenten scheint der klassische Weg über die Post als angebracht, da es sich ja um die scheinbar sicherste Variante handelt.

Doch dieser Gedanke trügt. Heute gibt es bereits eine innovativere und mindestens genauso sichere Lösung: Einfach dem Mandanten die Unterlagen in einem Online-Portal zur Verfügung stellen. Das ermöglicht nicht nur den Datenaustausch in der Geschwindigkeit einer E-Mail, sondern auch noch eine höhere Sicherheit als bei einem postalischen Versand.

Noch flexibler wird die Kommunikation über Smartphone-App. Hier haben die Mandanten die Möglichkeit App Dokumente jeder Art an den Steuerberater zu senden. Der Vorteil ist hier, das Dokument landet automatisch beim richtigen Mandanten und unsichere WhatsApp-Nachrichten sind Geschichte.

Mit einem Klick ist alles freigezeichnet

Das Freizeichnen von Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen war oft mühselig und zeitintensiv. Nun können die diese direkt aus der Anwendung zur Verfügung gestellt und vom Mandanten freigegeben werden.

Und da die Daten ohnehin vorliegen, kann der Mandant auch selbst auf diese zugreifen. Benötigt er also eine Auswertung für seine Bank, kann er sie einfach ausdrucken.

Belege digital buchen spart Zeit und Geld

Papierbelege müssen abgetippt werden und gehen auch gerne mal verloren. Mit der richtigen Cloudanwendung scannt der Mandant seine buchführungsrelevanten Belege einfach selbst ein. Kurz zusammen mit seinen ohnehin schon elektronischen Belegen importiert er sie in seine Cloudanwendung. Die Texterkennung tut dann ihr übriges und verarbeitet sie direkt als Buchungsvorschläge.

Kassenbücher führen wie von selbst

Auch das gute alte Kassenbuch bekommt eine Frischzellenkur. Gerne ist es mal ein bisschen unleserlich – vor allem, wenn es schnell gehen muss. Und eigentlich muss es ja immer schnell gehen. So stellt es ein Risiko bei der Betriebsprüfung dar, denn die GoDB hat hier sehr strenge Regeln.

Einfacher funktioniert das mit webbasierten Anwendungen, die das Buchen von Kassenbewegungen erleichtern. So achtet das Programm schon bei der Eingabe auf eine chronologische Reihenfolge und dass der Kassenbestand nicht ins Minus rutscht.

Fazit

Cloudlösungen können Steuerberatern viel Routinearbeit abnehmen und einen schnellen Datenaustausch mit den Mandanten ermöglichen. Das spart wichtige Minuten und Stunden im Kanzleialltag und macht die externe Kommunikation datenschutzkonform und sicher. Die gewonnene Zeit können Steuerberater dann in das wichtigste überhaupt investieren: ihre Mandanten.

Über den Autor:

Christoph Buluschek
Abteilungsleiter Produktmarketing
bei Agenda Informationssysteme
GmbH & Co. KG in Rosenheim

Quelle DStR 41/2019