Lernaufgabe und -prozess für Steuerkanzleien: Die digitale Finanzbuchhaltung

von Andreas Hermanutz

Durch den Erlass der Finanzverwaltung über „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), wird die Entwicklung der digitalen Finanzbuchhaltung heute immer weiter vorangetrieben. Und jeder weiß: Die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten.

Das ist nicht schlimm, denn sie ist eine Chance für den Berufsstand. Darüber hinaus stellt sie einen Lernprozess dar, an dessen Ende neue Kompetenzen für den einzelnen Steuerberater stehen, die ihm neue Freiheiten ermöglichen.

Pflicht und Vorzug

Viele Unternehmen empfinden ihre eigene Finanzbuchhaltung als lästige Pflicht. Eine Pflicht ist es tatsächlich und sie ergibt sich aus Paragraf 238 des Handelsgesetzbuchs (HGB): „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. […]“

Dabei ist die Finanzbuchhaltung mehr als eine Pflicht: Sie erfasst alle Finanzströme und daraus ergibt sich ein Bild über die aktuelle wirtschaftliche Lage. Nicht selten sind die Auswertungen der Finanzbuchhaltung Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Wenn sie als Service durch den steuerberatenden Berufsstand erstellt wird, kommt es in diesem hart umkämpfen Markt vor allem auf die Produktivität an.

Die digitale Finanzbuchhaltung bringt klare Vorteile mit sich

Aus der Sicht eines Kanzleiinhabers macht eine Digitalisierung der Buchhaltungstätigkeiten vor allem dann Sinn, wenn es sich nachhaltig rechnet. Und jede Automatisierung bringt positive finanzielle Effekte mit sich.

Ein Beispiel: Wenn Algorithmen repetitive Tätigkeiten erledigen, haben die Fachkräfte mehr Zeit, um sich margenträchtigeren Arbeiten zu widmen. Es geht nicht mehr darum, Buchungszeilen im wettbewerbsintensiven Markt zu verkaufen, sondern die Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Aussagefähigkeit des Zahlenmaterials zu gewährleisten und entsprechend einer Verfahrensdokumentation die Prozesse festzuhalten.

Dies gilt umso mehr, wenn Belege aus unterschiedlichen digitalen Quellen kommen. Der Steuerberater kann und muss die Stelle werden, an der alles zusammenfließt. Mit Hilfe seiner Fachkompetenz und seiner Systeme wird aus dem Datenwirrwarr eine in sich stimmige und kontrollierte Buchhaltung mit entsprechenden Abschlussbuchungen und Prüfroutinen. Sie ermöglichen es, Auswertungen zu generieren, die als unternehmerische Entscheidungsgrundlage dienen.

Dass weitere Kosten etwa für Lagerräume, Portokosten etc. eingespart werden können, ist ein positiver Nebeneffekt, den viele unterschätzen.

Ein wichtiger Aspekt ist im Übrigen das Image der digitalisierten Kanzlei: Sowohl für potenzielle Neumandate als auch für Mitarbeiter. Gerade die junge Generation findet sich eher in einer zukunftsorientierten, digital aufgestellten Kanzlei wieder.

Online-Kollaborationsportale als Schlüssel zum Erfolg

Großes Potenzial verspricht der Einsatz einer gesicherten Onlineplattform zur Mandanten-Kollaboration. Sie ist die Stelle, an der Belegaustausch, Kommunikation und die Bereitstellung von Auswertungen stattfinden. Diese Plattformen unterstützen mit Werkzeugen für den Mandanten außerdem im administrativen Tagesgeschäft der Kanzlei – die Applikationen reichen von elektronischen Kassenbüchern über Eingangsrechnungsbücher bis zu Online-Banking und der Lohnvorerfassung.

Solche Mandantenportale sind zudem geeignete Schnittstellen für den Datenaustausch mit Fremdapplikationen, deren Markt stetig wächst. Damit erreicht der Steuerberater ein System, in dem alle Datenströme zusammenfließen. Stehen noch Apps für mobile Geräte bereit, erreicht die Kanzlei neben Produktivitätsvorteilen eine moderne Außenwirkung zum Nulltarif.

Digitalisierung in mehreren Schritten – ein Invest für die Zukunft

Statt von Digitalisierung sollten wir präziser vom Grad der Digitalisierung sprechen. Denn fast jede Kanzlei verfügt über digitale Prozesse. Doch die Schere geht auseinander: Auf der einen Seite stehen Kanzleien, die das Thema in ihrer Kanzleistrategie verankern und versuchen, alle Möglichkeiten zu nutzen.

Auf der anderen Seite gibt es Kanzleien, die sehr viel aufholen müssen. Für die einen heißt Digitalisierung, Bankkontoauszüge elektronisch abzuholen und zu verbuchen – was andere Kanzleien seit über einem Jahrzehnt machen. Für die anderen eine 90-prozentige Automation der Buchhaltung.

Kanzleiinhaber, die mit Digitalisierungsprojekten starten, sollten sich bewusst sein, dass der Zeitbedarf zunächst oft höher ist, wenn jahrelang funktionierende Abläufe und Prozesse umgestellt werden.

So kann eine versierte Fachkraft Belege schneller eingeben als scannen (wobei der Scanvorgang auch verschwinden wird, da die Zahl der Papierbelege abnimmt). Doch der Vorteil der digitalen Prozesse zeigt vor allem bei nachgelagerten Arbeiten, also dem Zugriff auf die Belege, die Verknüpfung zur Buchungszeile oder nachprüfbare, standardisierte und dokumentierte Prozesse.

Digitalisierung bedeutet immer die Bereitschaft eines Invests, der sich aber schnell auszahlt. Als Treiber der Digitalisierungsprojekte bewährt haben sich junge Kolleginnen und Kollegen, denen die Kanzleileitung den Rücken stärkt.

Digitalisierung bedeutet Flexibilität

Kurz nach dem Lockdown in Deutschland haben wir unsere Kunden befragt, inwiefern diese Home-Office-Lösungen umgesetzt hatten: Etwa ein Drittel schloss die Kanzleiräume und setzte voll auf Heimarbeit. Ein Drittel setzte eine Hybridlösung um und ein weiteres Drittel arbeitete weiterhin in den Kanzleiräumen.

Nach Rückfrage bei diesen Kanzleien kam heraus, dass sie keine andere Option hatten. Sie waren weder technisch noch prozessual auf mobile Arbeitsplatzlösungen vorbereitet.

Wenn der Zugriff auf den Kanzleiserver oder einer ASP-Lösung gegeben ist, die Belege digital verarbeitet werden, bestenfalls ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz ist und die Mandanten online mit ihrem Berater zusammenarbeiten, dann ist für das gesamte Standardgeschäft kein persönlicher Kontakt und keine feste Arbeitsplatzlösung notwendig.

Sicherlich können andere Gründe für Büroarbeitsplätze und persönlichen Kontakt sprechen – unbestritten. Aber in Situationen wie zu Zeiten des Lockdowns zeigte sich, dass Digitalisierung Flexibilität bedeutet.

Im Übrigen werden genau diese Lösungen vom Arbeitsmarkt zunehmend gefordert – hier wettbewerbsfähig zu bleiben und moderne Arbeitsplatzkonzepte anzubieten ist beim weiterhin zunehmenden Fachkräftemangel in der Branche ein wichtiges Argument für die Kanzlei.

Fazit

An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Es braucht die Bereitschaft zu Investitionen, die sich mittel- und langfristig deutlich auszahlen. Zugleich verändern sich durch die Digitalisierung Geschäftsmodelle: Buchhaltungen und teilweise Lohnbuchhaltungen erfahren durch die Automatisierung einen immer größeren Wettbewerb. Der Steuerberater muss sich diesen Veränderungen stellen und kann es auch.

Vor allem, um seine Mandanten ganzheitlich zu beraten ist es wichtig, dass er solche Services wettbewerbsfähig anbietet. Statt der Erstellung der Buchhaltungen stehen in Zukunft Compliance-Prüfungen im Vordergrund und ermöglichen gleichzeitig eine hoch effiziente Erstellung der Abschlüsse.

Hinzu kommt, dass der anhaltende Fachkräftemangel Kanzleien zwingt, die Prozesse zu automatisieren und ebendiese Fachkräfte mit ihrem Know-how werthaltiger einzusetzen. Die Pandemie hat gezeigt, dass der Steuerberater mit seiner persönlichen Nähe zum Mandanten der wichtigste Ansprechpartner für unternehmerische Entscheidungen ist.

Um diesen Service in Zukunft zu bieten, muss das Standardgeschäft hoch effizient laufen. Die Digitalisierung hilft, das zu realisieren, was den Steuerberater ausmacht:

Einen fachkompetenten, vertrauenswürdigen Wegbereiter für nahezu alle wichtigen Lebensentscheidungen zu haben, der neben allen Daten die Persönlichkeit des Mandanten in die Beratung miteinfließen lassen kann.

Über den Autor:

Andreas Hermanutz
Geschäftsführer bei der
Wolters Kluwer Software und Service GmbH

Quelle DStR 36/2020