Mit digitalen Akten zu mehr Effizienz: Elektronische Aktenführung als Kernelement der Digitalisierung in der Kanzlei

von Dr. Michael Wagner

Auch in Zeiten von LegalTech und vielfältigen technischen Möglichkeiten hat sich eines nicht geändert: Das zentrale Element der Fallbearbeitung ist und bleibt die Akte. Was sich aber gewandelt hat: Mit digitalen Mitteln lässt sie sich deutlich effizienter organisieren und bearbeiten. Die viel zitierte digitale Trans­formation bietet auch dem rechtsberatenden Berufsstand hervorragende Möglichkeiten, seine Tätigkeit effizienter zu gestalten. Das Kernele­ment dafür ist die digitale Akte. Die Möglichkeiten, Akten digital zu führen, existieren schon eine geraume Weile. Die meisten Hersteller von Kanzleisoftware haben diesen Trend vor Jahren erkannt und ent­sprechende Optionen in ihre Lösungen integriert. Dennoch hält sich die Papierakte nach wie vor in vielen Anwaltsbüros hartnäckig. Da­bei ist gerade die digitale Akte der Schlüssel zu mehr Effizienz in der Kanzlei.

Den Stein zum Rollen bringen

Ein oft gehörtes Argument gegen die elektronische Aktenführung ist die Tatsache, dass noch immer viele Dokumente und Schreiben die Kanzlei weiterhin auf analogem Postweg erreichen. Es wird auch noch eine Weile dauern, bis die Justiz diesbezüglich vollständig modernisiert ist. In der eigenen Kanzlei kann aber schon vieles digital abgewickelt werden. Mit digitalen Akten sind alle wichtigen Dokumente, Termine und Fristen an einem Ort zentral verfügbar. Zudem bringen sie aus dem Stand mehr Flexibilität, da Anwältinnen und Anwälte sowie ihre Angestellten dann die Möglichkeit haben von überall Zugriff auf die Inhalte der einzelnen Akten zu bekommen. Das erleichtert zum einen die Zusammenarbeit und sorgt zusätzlich für mehr Transparenz und einen besseren Überblick – unabhängig von der Größe der jeweiligen Akte.

Der Start in Richtung digitale Akte

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Wer sich bislang noch nicht auf eine umfassende digitale Mandatsbearbeitung eingelassen hat, sollte das also möglichst bald nachholen. Um die Umstellung bestmöglich anzugehen, empfiehlt sich zunächst eine Bestandsaufnahme, wie die Kanzlei derzeit aufgestellt ist. Wichtige Fragen, die es dabei zu beachten gilt, sind: Wie viele Rechtsanwälte und -anwältinnen sowie Mitarbeitende sind tätig? Welche Prozesse laufen noch analog ab und an welchen Stellen wird bereits digital gearbeitet? Wo sehen die Kanzleiinhaberinnen und -inhaber Potenziale und wo Schwierigkeiten in der Umsetzung der Digitalisierung? Ein elementarer Aspekt ist die Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Ist die Kanzlei-IT in der Lage, digitale Prozesse ausreichend abzubilden? Um diese Frage zu klären, ist es empfehlenswert, den Rat von IT-Experten einzuholen. Wer bereits eine Kanzleisoftware einsetzt, sollte sich dazu an den Hersteller wenden. Die meisten Softwarehäuser bieten auch individuelle Beratung hierzu an.

Schritt für Schritt voran

Als erster Schritt für den Einstieg empfiehlt es sich, einen Prozess aufzusetzen, um alle noch in Papierform eintreffenden Briefe und Dokumente zu digitalisieren. Dazu ist auf jeden Fall die Anschaffung eines Scanners sinnvoll, wenn dieser noch nicht vorhanden ist. Neben den noch analog ankommenden Briefen müssen aber auch die eingehenden E-Mails zur jeweiligen Akte sortiert oder weiterverfügt werden. Dafür lohnt es sich, ein individuelles System zur digitalen Postbearbeitung aufzubauen – angepasst an die Arbeitsabläufe in der Kanzlei. Denn die digitale Akte kann ihre Vorteile nur ausspielen, wenn ausnahmslos alle den Fall betreffenden Informationen und Dokumente auch dort abgelegt werden.

Kanzleieigene Bausteine für Schriftsätze und Rechnungen

Um erfolgreich arbeiten zu können, ist es wichtig, dass alle Beteiligten genau wissen, was sie wann zu tun haben. Hier helfen eindeutige, wiederkehrende und durchdachte Workflows. Mit klar festgelegten Arbeitsabläufen in der Kanzlei erleichtert sich auch die Zusammenarbeit – beispielsweise, wenn eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Auszubildender startet. Eine schnelle und spürbare Zeitersparnis ergibt sich durch die Nutzung von kanzleiinternen, standardisierten Schreiben und Rechnungsvorlagen. Zusätzlich können Schreiben mithilfe von Software automatisiert erstellt werden. Die dafür relevanten Daten des Mandats lassen sich direkt aus der digitalen Akte übernehmen. Kombiniert mit einem elektronischen Briefkopf ist das Schreiben in kurzer Zeit fertig gestellt. Zusätzlich bleibt die Qualität der Schreiben unabhängig vom Bearbeiter immer auf einem einheitlichen Niveau.

Der mobile Aktenschrank

Auf die digitale Aktenführung aufbauend lassen sich dann nach und nach auch weitere mit der Aktenbearbeitung zusammenhängende Vorgänge elektronisch umsetzen – bis hin zu LegalTech-Anwendungen, die ganze Arbeitsschritte automatisiert übernehmen können. Auch lässt sich mit modernen Apps beispielsweise das Tablet komfortabel als mobiler Aktenschrank nutzen. Als schlanke Alternative zur sperrigen Handakte können damit auch umfangreiche Aktenbestände ganz einfach unterwegs mitgeführt werden. Dafür ist es möglich, über einen gesicherten Zugriff auf den Kanzleiserver mobil auf die dort abgespeicherten Dokumente zuzugreifen.

Auch offline alles digital

Wer sich bei Außenterminen nicht auf die verfügbare Mobilfunk-Abdeckung verlassen möchte, kann sich für ein System entscheiden, mit dem sich Aktenbestände auf dem mobilen Endgerät auch offline lesen oder durchsuchen lassen. Kanzleiorganisationssysteme bieten dafür spezielle Werkzeuge, die es Anwältin oder Anwalt ermöglichen, sich gut zu präparieren. Damit können sie vorab aus der im Kanzleisystem vorhandenen digitalen Akte bequem die Dokumente zusammenstellen, auf die unterwegs Zugriff benötigt wird. Die Menge kann dabei frei angepasst werden, von einzelnen ausgewählten Dateien bis hin zum gesamten Akteninhalt. Das einzige Limit setzt die Speicherkapazität des verwendeten mobilen Endgeräts. 

Mit kleinen Schritten zum Ziel

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Auch wenn die Digitalisierung wie ein großer, unüberwindbarer Berg wirkt, sollten Kanzleien sie so schnell wie möglich angehen. Dabei müssen nicht alle Arbeitsabläufe von heute auf morgen umstrukturiert und verändert werden. Jede Anwaltskanzlei hat eigene Bedürfnisse, weshalb eine stetige, individuelle Weiterentwicklung der einzelnen Prozesse ratsam ist. Der Einsatz lohnt sich in jedem Fall: Schon kleine Schritte zeigen schnell Wirkung in Form von spürbaren Kosten- und Zeiteinsparungen. Mit der Zeit und fortschreitender Durchdringung der digitalen Prozesse im Kanzleialltag ergeben sich dann immer mehr Vorteile. Wer sich für die Digitalisierung und eine damit verbundene Automatisierung entscheidet, wird schnell Entlastung im Arbeitsalltag spüren – bis hin zur Tatsache keine Papierstapel mehr mitnehmen zu müssen.

Über den Autor:

Dr. Michael Wagner
ist Leiter des Rechtsanwaltsmarkts bei DATEV eG.

Dieser Beitrag ist erstmals in der NJW 47/22 erschienen.