Lena Kreggenfeld, Rechtsanwältin in der Kanzlei Wolter Hoppenberg und dort im Team „Energie & Digitales“ tätig, berichtet über umgesetzte Neuerungen im Arbeitsalltag und wohin die Digitalisierungsreise der Zukunft führen soll.
BECK Stellenmarkt: Gibt es ein „Digitalisierungsziel“, das Sie als Kanzlei erreichen wollen?
Lena Kreggenfeld: Digitalisierungsthemen befassen mich nicht nur auf Mandatsseite. Wir im Team „Energie & Digitales“ sind Vorreiter bei der Digitalisierung sämtlicher Arbeitsprozesse. Ziel ist, dass jeder Mitarbeiter mit seinem Laptop von überall arbeitsfähig ist, und das exakt so wie im Büro. Der Weg dahin war und ist manchmal steinig, aber je näher wir dem Ziel kommen, umso mehr überwiegen die Vorteile. Klar kann man immer noch besser werden, aber für mich ist es mittlerweile tatsächlich egal, ob ich im Büro oder am Strand arbeite.
BECK Stellenmarkt: Wie hat die Pandemie Ihren Arbeitsalltag in der Kanzlei verändert?
Lena Kreggenfeld: Die Pandemie hat meinen Arbeitsalltag gerade zu Beginn erheblich verändert. Vor der Pandemie war ich nahezu jeden Tag im Büro. In der Pandemie quarantänebedingt teils Wochen nicht und sodann über viele Monate regelmäßig nur einmal die Woche. Die geringe Anwesenheit im Büro führt dazu, dass Akten, Unterlagen und Posteingänge in digitalem Zugriff sein müssen. Glücklicherweise hatten wir diese Umstellung im eigenen Team bereits kurz vor der Pandemie abgeschlossen; andere Bereiche trugen Koffer voller Akten jede Woche nach Hause.
Verändert hat sich in dieser Zeit auch die Zusammenarbeit im Team. Selten sind wir als ganzes Team vor Ort. Mobiles Arbeiten ist im Vergleich zu früher viel selbstverständlicher geworden und allgemein akzeptiert. Wir setzen seitdem auf digitale Besprechungen, um auf diesem Weg einen „persönlichen Kontakt“ zu pflegen. Auch externe Termine erfolgen bis heute in erheblichem Umfang digital, was Fahrzeiten spart und mehr Zeit für andere Dinge lässt.
BECK Stellenmarkt: Welche Veränderungen, denken Sie, werden in Ihrer Kanzlei auch nach der Pandemie beibehalten werden?
Lena Kreggenfeld: Mobiles Arbeiten, digitale Besprechungen und eine digitale Aktenverwaltung sind auch künftig nicht mehr wegzudenken. Hat man sich einmal an die hierdurch erreichte Flexibilität gewöhnt, möchte man sie nicht mehr missen.
BECK Stellenmarkt: Warum kam es ggf. zu Umstellungen im digitalen Bereich? Wurde etwas im Software-Bereich verändert und wenn ja, warum?
Lena Kreggenfeld: Glücklicherweise hatten wir „passend“ zu Corona unser System auf Office 365 umgestellt. Die vollständige digitale Abbildung aller Dokumente war und ist für uns wichtig, um von überall Zugriff zu haben.
BECK Stellenmarkt: Welche Arbeitsprozesse wurden primär digitalisiert bzw. angepasst? Welche Vorteile bringt das mit sich?
Lena Kreggenfeld: Wenn schon, dann richtig: alle Arbeitsprozesse wurden digitalisiert. Unser nächstes Ziel ist ein papierfreies Büro. Die Kommunikation mit den Mandanten und Kollegen hat sich in den vergangenen Jahren bereits immer mehr auf die Kommunikation per E-Mail verlagert und erfolgt heute nahezu ausschließlich digital. Selbst die gerichtliche Korrespondenz, ein klassischer „Papierproduzent“, wurde durch das beA abgelöst. Wir haben in diesem Jahr beschlossen, ausschließlich das beA zu nutzen. Ein klarer Vorteil, denn ich muss für Unterschriften etc. nicht ins Büro und bin an jedem Ort gleich aufgestellt.
BECK Stellenmarkt: Was sind die einschlägigsten Vorteile, die der Umstieg und die ausgeweitete Digitalisierung mit sich bringen?
Lena Kreggenfeld: Ein wesentlicher Vorteil liegt in der gewonnen örtlichen und zeitlichen Flexibilität. Ich kann meine Zeit darüber hinaus effizienter nutzen, da ich durch Meetings per Video die Zeit auf der Autobahn spare – auch die Umwelt freut sich selbstverständlich darüber.
BECK Stellenmarkt: Galt es konkrete Hindernisse zu überwinden? Was sollte man vor einer Umstellung beachten?
Lena Kreggenfeld: Nur weil etwas digital abgebildet wird, ist es nicht gleich besser. Ein analog schlechter Prozess ist auch digital ein schlechter Prozess. Man muss konsequent versuchen, sich von alten Strukturen bzw. von altem Strukturdenken zu befreien. Suchfunktionen und Kategorisierungsmöglichkeiten ersetzen Ordnerstrukturen. Darüber hinaus kommt es auch auf die notwendige Hardware an, etwa die Ausstattung mit zwei Bildschirmen.
BECK Stellenmarkt: Welche Tipps würden Sie anderen Kollegen (m/w/d) in Ihrem Bereich geben? Auf was sollte man unbedingt achten und worüber sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen?
Lena Kreggenfeld: Sinnvoll sind nach meiner Auffassung Fragen wie: Nach welchen einheitlichen Vorgaben speichere ich ab? Welche Technik habe ich? Wie gehe ich mit Bestandsakten um? Zu welchem Stichtag will ich digital sein und wie soll unsere digitale Landschaft aussehen?
BECK Stellenmarkt: Kam es zu bemerkenswerten Einsparungen durch Prozessoptimierung im zeitlichen oder finanziellen Bereich?
Lena Kreggenfeld: Die Umstellung und die „Eingewöhnung“ führten zunächst zu einem erhöhten Zeitaufwand. Im Ergebnis merke ich aber nun, dass ich die gewonnene Zeit für weitere Mandate nutzen kann.
BECK Stellenmarkt: Wie vermeidet man mögliche Sicherheitslücken bei der Umstellung? Worauf sollte man achten?
Lena Kreggenfeld: Bei Cloud-Lösungen sollte man genau hinterfragen, wo die Daten liegen und selbstverständlich im eigenen System auf aktuelle Sicherheitsstandards (Firewall etc.) setzen. Wie lassen sich die Neuerungen möglichst gewinnbringend und reibungslos umsetzen? (Einbezug der Mitarbeiter (m/w/d) und der Mandanten (m/w/d)) Wir haben ein Projektteam, bestehend aus Anwältinnen und Anwälten, Sekretärinnen und Sekretären und dem Office Management, das sich kontinuierlich mit der Optimierung unserer digitalisierten Arbeitsprozesse befasst. Die Besetzung dieses Teams ermöglicht es, Ideen unter dem Blickwinkel verschiedener Anforderungen und Einsatzzwecke zu entwickeln und führt am Ende zu einer hohen Akzeptanz der Arbeitsergebnisse.
BECK Stellenmarkt: Wodurch zeichnet sich die Tätigkeit bei „Wolter Hoppenberg“ aus?
Lena Kreggenfeld: Wir sind analog wie digital ein tolles Team, das noch dazu spannende Mandate betreut!
BECK Stellenmarkt: Vielen Dank für das Gespräch!
Über die Interviewpartnerin:
Lena Kreggenfeld
Rechtsanwältin in der Kanzlei
Wolter Hoppenberg Rechtsanwälte
Partnerschaft mbB
im Team „Energie & Digitales“ beschäftigt