Derzeit existieren in verschiedenen Buchhaltungssystemen Lösungen zum automatischen Belegimport und dessen Interpretation. Mit der Implementation bestimmter Verfahren des maschinellen Lernens als Teilgebiet des Themenkomplexes künstlicher Intelligenz werden nun sachgerechte Zuordnungen der Daten und somit systemseitig vollständige Buchungssätze erzeugt.
Dabei konzentrieren sich aktuelle KI-Lösungen auf für den jeweils aktuellen konkreten Bedarfsfall konstruierte technische Softwaremodelle, die auf mathematischen Verfahren der Statistik und Wahrscheinlichkeitsrechnung basieren. Somit ist die Entwicklung hin zur digitalen Kanzlei in der Branche gesetzt.
Offen bleibt meist die Frage, wo man auf diesem Weg mit der eigenen Kanzlei steht und welchen Wegesabschnitt man hin zur Digitalisierung noch vor sich hat. Von entscheidender Bedeutung hierfür ist es, die eigene Position sachgerecht und objektiv zu ermitteln, um sich für die richtigen nächsten Schritte entscheiden und diese umsetzen zu können.
Schon an dieser Stelle wird evident, dass es den einen, einzig richtigen Weg nicht gibt. Vielmehr gibt es vielfältige Möglichkeiten und vor allem Geschwindigkeiten, die eigene Kanzlei zu digitalisieren. Jedoch bestehen schnelle und langsamere Optionen, direkte und beschwerlichere Umsetzungspfade als auch Hindernisse und Abkürzungen.
SCHRITT 1: BESTANDSAUFNAHME
Initial sollte zunächst die Feststellung des eigenen Digitalisierungsgrades erfolgen. Hierzu ist es erforderlich, die etablierten Arbeitsabläufe zu erkennen und an den technologischen Möglichkeiten zu spiegeln. Im Ergebnis wird sich ein Lagebild abzeichnen, das aufzeigt, wie digital man wirklich bereits arbeitet und an welchen Stellen von neuen digitalen Möglichkeiten profitiert werden kann.
• Die Mehrzahl der Unternehmen und Kanzleien setzen die digitale Belegverarbeitung mindestens teilweise ein, jedoch noch nicht vollumfänglich bzw. nicht für die Mehrzahl der Mandanten!
• Nur eine deutliche Minderheit der bestehenden Kanzleien nutzt bereits bestehende Möglichkeiten des vollständig digitalisierten Beleg- und Dokumentenaustausches. Schauen Sie genau hin: Wie digital sind Sie wirklich? Wo können Sie von den neuen Möglichkeiten profitieren?
SCHRITT 2: HINDERNISSE IDENTIFIZIEREN
Im nächsten Schritt sollte man sich mit den in der Kanzlei bestehenden Hindernissen einer weiteren Digitalisierung auseinandersetzen. Häufig werden Sachverhalte, wie z.B., dass die Mitarbeiter das nicht können, die erforderliche Technik nicht vorhanden sei, die Mandanten damit überfordert wären oder auch nicht digital arbeiten mögen, identifiziert. Hier gilt es sich zu vergegenwärtigen, was hinter derartigen Argumenten steht und was die tatsächlichen Gründe des eigenen Nichthandelns sind.
Häufig genannte Gründe sind:
• Unsere Mitarbeiter können das nicht.
• Wir haben nicht die erforderliche Technik.
• Unsere Mandanten können das nicht.
• Unsere Mandanten wollen nicht digital arbeiten.
Fragen Sie sich: Was hält Sie tatsächlich zurück? Was steht Ihnen wirklich im Weg?
SCHRITT 3: ABHILFE SCHAFFEN
Dann sollte Abhilfe geschaffen werden, indem Mitarbeitern und Mandanten durch gezielte Sachinformation eine wertvolle Starthilfe an die Hand gegeben wird. Es sind unzählige Quellen verfügbar, die die Notwendigkeit zur Digitalisierung und die Vorteile plausibel und verständlich erläutern.
Ein guter Softwareanbieter unterstützt Sie nachhaltig in Ihrem auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Digitalisierungsvorhaben. Nutzen Sie ergänzend leicht zugängliche Onlineressourcen, um weitere Aspekte kennenzulernen und Sachinformationen zu erhalten. Informieren Sie sich: Abhilfe und Unterstützung wird angeboten und ist verfügbar!
SCHRITT 4: MANDANTEN UND MITARBEITER MITNEHMEN
Wichtig ist, dabei die Mitarbeiter und Mandanten mitzunehmen. Der Perspektivwechsel hin zur Mitarbeiter- bzw. Mandantensicht lässt die Gründe für eine zögerliche oder gar ablehnende Haltung für den Kanzleiinhaber evident werden und eröffnet Argumentationswege, die beiden Gruppen helfen, deren eigene Vorteile zu erkennen.
• Digitalisierung beginnt und endet beim Mandanten.
• Wenn die Mandanten und Mitarbeiter keine eigenen Vorteile erkennen, werden diese den Digitalisierungsprozess nicht proaktiv vorantreiben. Wechseln Sie die Blickrichtung und schauen Sie durch die Brille des Mandanten oder des Mitarbeiters: Was hat er für Vorteile und wie können Sie ihm helfen, diese zu erkennen?
SCHRITT 5: KONSEQUENTES UMSETZEN DER DIGITALISIERUNGSSCHRITTE
Letztlich gilt es, sich unmittelbar auf den Weg zur Digitalisierung zu machen. Die Digitalisierung bietet Möglichkeiten einer immensen Zeit- und Ressourcenersparnis. Kontaktfreie und asynchrone Arbeitsweisen werden damit Realität. Der gesetzliche Rahmen zum digitalen Rechnungsaustausch ist gesetzt und somit verpflichtend. Manuelle Tätigkeiten werden konsequent automatisiert und die eigene Wettbewerbsfähigkeit bleibt erhalten.
• Das digitale Rechnungswesen bietet mittelfristig die Chance einer immensen Zeit- und Ressourcenersparnis.
• Kontaktfreie und asynchrone Arbeitsweisen werden möglich.
• Der normative Rahmen zum digitalen Rechnungsaustausch ist längst gesetzt: Bald ist digitale Rechnungslegung nicht nur Kür, sondern Pflicht! Wer nicht rechtzeitig digitalisiert, verliert den Anschluss und ist absehbar nicht mehr wettbewerbsfähig.
Über den Autor:
Michael Brhel
geschäftsführender Gesellschafter
der Simba Computer Systeme GmbH