Legal-IT: Die Digitale Rechtsabteilung

von Susann Seyfried

Der Rechtsmarkt ändert sich rasant – auch für Rechtsabteilungen. Zunehmend werden Rechtsabteilungen wie losgelöste Dienstleister im Unternehmen betrachtet. Auch von ihnen erwartet das Management Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Gerade deshalb müssen sich Rechtsabteilungen zunehmend digitalisieren. Das allerdings birgt Herausforderungen und zeigt nicht selten Kommunikationsdefizite innerhalb von Unternehmen auf, denn oft weiß das Management gar nicht, welchen Herausforderungen sich die Rechtsabteilung im Bereich Organisation und Leistungserbringung stellen muss.

Multiple Kompression – Rechtsabteilung unter Druck

Die Arbeit von Rechtsabteilungen verändert sich also – die Erwartungshaltung des Managements auch. Die Veränderung betrifft die eigene Leistungserbringung innerhalb der Organisation, die Ticket-Vergabe und Abarbeitung (welcher Auftrag hat welche Priorität und wer muss informiert werden über Zeitabläufe) aber auch den Versuch, die eigene Arbeit wirtschaftlicher zu organisieren.

Weiterer Punkt ist, dass Rechtsabteilungen regelmäßig nicht mehr selbst externe Rechtsdienstleitung (Anwaltskanzleien) einkaufen (dürfen), da diese Aufgabe zentral über den Einkauf geregelt wird. Die  Kommunikationsprozesse zwischen allen Beteiligten und das notwendige Wissensmanagement ist selten ausreichend optimiert und bringt alle schnell an Grenzen.

Der Digitalisierungsgrad in Kanzleien und Rechtsabteilungen ist noch gering und in der Range so unterschiedlich, wie die Homepages von Rechtsanwaltskanzleien. Von Wow bis Bauruine findet sich hier alles und es scheint ein direkter, kausaler Zusammenhang zu bestehen, zwischen Digitalisierungswillen des Managements insgesamt und Digitalisierungsgrad der Rechtsabteilung explizit. Wenn es „ganz oben“ noch analog zugeht, wird es in den einzelnen Abteilungen nicht zwingend digital. Ausgenommen davon das Controlling. Das Controlling ist bereits seit Jahren damit vertraut, Zahlen, Daten und Fakten IT-unterstützt zu verarbeiten. Für das Controlling ist der Schritt in die Digitalisierung verhältnismäßig leicht (und – by the way – Rechtsabteilungen könnten viel vom Controlling lernen).

Die Bereiche Büroorganisation, Dokumentenverwaltung und Rechnungslegung sind zwar derzeit noch nicht auf Effizienz im Prozess getrimmt, aber zumindest häufig schon digital organisiert. Anders allerdings sieht es aus bei der digitalen Vertragsverwaltung, dem Wissensmanagement und dem Legal Process Management (LPM). Leistungen, die die Rechtsabteilung im Unternehmen erbringt, als Prozess zu betrachten und den Prozess als solchen zu digitalisieren, fällt noch schwer.

Dominoeffekte und Automatisierung von Prozessen

Wie überall dort, wo Prozesse automatisiert werden, gibt es auch in Rechtsabteilungen Dominoeffekte, die die Effizienzsteigerung und damit Erhöhung der Produktivität verhindern. Wenn der Auftragseingang, das Ticketing, nicht läuft, wenn die Zuweisung der Aufträge und die Bildung der Teams nicht ressourcenorientiert automatisiert ist und zudem das Vertrags- und Wissensmanagement versagt, ist das suboptimal und eine schlechte Voraussetzung für eine ernstgemeinte Digitalisierung.

Und das ist lediglich die innere, organisatorische Sicht. Trotz dieser inneren Orientierung der Bereiche haben gerade sie eine starke externe Wirkung, denn Professionalität der Abläufe wird eben für jeden Teilnehmer der Organisationseinheit spürbar (richtige/falsche Abrechnungen, richtige/falsche Ansprachen, richtige/falsche Fristen und und und).

Einen weiteren Fokus im Rahmen der Digitalisierung gilt es auf die Leistungserbringung als solche zu legen. Was ist auf Sekretariate und Assistenzen zu übertragen, wo gibt es rechtsnahe Massenaufgaben zu bewältigen (Vertrags-Screening, Due Diligence, Compliance) und wie sind diese Aufgaben leichter und gegebenenfalls sogar durch nicht-juristisches Personal (auch innerhalb des Hauses) zu realisieren (Stichwort: dem Kostendruck begegnen)?

Erfolgsfaktor ergebnisorientierte Kommunikation

Basis einer jeden erfolgreichen Digitalisierungsstrategie von Rechtsabteilungen, ist die Kommunikation mit IT-lern und zum Beispiel Software-Anbietern. Juristen (auch Juristen in Rechtsabteilungen) ist das Denken in programmierbaren Prozess-Schritten noch immer fremd (ändert sich gerade mit den digital natives). Gehen Sie als Rechtsabteilung wertfrei in den Kommunikationsprozess, formulieren Sie ganz klar, was Sie im Ergebnis erwarten und beschreiben Sie (gern auch in Prosa) möglichst detailliert, was so vorgeht in der Rechtsabteilung, wenn, zum Beispiel eine Anfrage reinkommt oder eine Vertragsprüfung ansteht. IT-Experten erkennen in der Regel sehr schnell, wo sich digitalisierbare Prozesse verstecken und damit die Effizienzbringer in der Rechtsabteilung lauern. Auch die Einbeziehung der Vertriebs- und HR-Abteilung macht in der Regel Sinn, denn sie können, als „Kunden der Rechtsabteilung“ Defizite der Vergangenheit formulieren. Nicht selten werden dabei Missstände sichtbar, von denen die Rechtsabteilung noch nicht einmal etwas ahnte.

Fazit: Vision, Plan, Realisation

Die digitale Rechtsabteilung braucht eine konkrete Vorstellung von der eigenen, digitalen Zukunft. Nur mit dieser Vision und dem Ansatz, angstfrei jeden Prozess in der Rechtsabteilung auf Digitalisierungsfähigkeit hin zu überprüfen, bringt die Digitalisierung maximale Erfolge. Im besten Fall hat die Rechtsabteilung eine Digitalisierungs-Strategie erarbeitet und beleuchtet sämtliche internen und externen Schnittstellen sowie alle existierenden Prozesse. Digitalisierung ist Team-Arbeit und sollte, auch in der Rechtsabteilung, von teamfähigen Leadern vorangetrieben werden mit der Marschrichtung: Vision, Handlungsplan, Umsetzung/Realisation.

Über die Autorin:

Susann Seyfried
ist Director Marketing der
STP Informationstechnologie AG
in Karlsruhe

exklusive online-Veröffentlichung August 2019