Hoher Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit bei konservativen Methoden
Mit Mitarbeitenden gehen Kosten vielerlei Art einher – vom regulären Lohn über Sachbezüge bis hin zu Reisekosten. Diese Ausgaben, die auch vom Beschäftigten selbst getätigt werden, zu bündeln und mitsamt Rechnung übersichtlich zu verwalten, kann schnell zur Herausforderung werden. Die Prüfung und Berücksichtigung der Auslagen- und Reisekostenabrechnungen des Mandanten offenbaren sich oftmals für viele Steuerberater als mühsame Tätigkeit, die bei der Erstellung der Finanzbuchhaltung einen nicht unerheblichen Zeitaufwand für die Kanzlei verursacht. Dies ist vor allem der Fall, wenn Mandanten fehlerhafte oder unvollständige Datensätze zur Verfügung stellen und somit ein hoher Mehraufwand für die Kanzlei entsteht. Zudem gehören analoge Daten und manuelle Arbeiten in diesem Zusammenhang zu den absoluten Zeitfressern, die wiederum ein hohes Fehler potenzial in sich bergen. Wenn nicht alle Daten ordnungsgemäß und einfach an einem Ort zusammengeführt werden können, entsteht leicht ein Chaos. Diese Problematik dürfte im Controlling bekannt sein und ist mit einer digitalen Lösung in der Regel einfach lösbar.
Reisekosten und Auslagen effizient und rechtskonform digitalisieren
Geschäftsreisen beinhalten nicht nur die Kosten für den Mietwagen oder das Hotel, sondern auch Pauschalen und Auslagen, die vom Reisenden getätigt wurden. Mit einer digitalen Reisekosten-Lösung sparen sich Unternehmen erheblichen (und unnötigen) Verwaltungsaufwand rund um diese Ausgaben. Dabei ist darauf zu achten, dass die Software in jedem Fall DSGVO-und GoBD-konform ist. Im besten Fall besteht auch die Möglichkeit einer integrierten Firmenkreditkarte, sodass alle Ausgaben automatisch im System erscheinen. Da heutzutage unternehmensweit immer mehr digitale Anwendungen genutzt werden, muss bei einem Reisekosten-Anbieter stets darauf geachtet werden, dass die Lösung mit den bereits vorhandenen Finanzanwendungen kompatibel ist. Direkte Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie DATEV oder HR- und Reisebuchungslösungen dienen als Brücke zwischen dem Mandanten und dem Steuerberater und sind daher empfehlenswert zugunsten aller Parteien.
Einfache Nettolohnoptimierung mit Mitarbeiter-Benefits
Sowohl für Steuerkanzleien als auch für Mandanten erweisen sich Mitarbeiterbindung und Personalmarketing als wachsende Herausforderung. Arbeitnehmer und Bewerber stellen hohe Ansprüche an ihren Arbeitgeber und Unternehmen müssen sich vermehrt von der Konkurrenz absetzen – beispielsweise mit attraktiven Mitarbeiter-Benefits. Ungenutztes Potenzial liegt besonders bei Benefits zur Nettolohnoptimierung, die gezielt bestimmte steuer- und sozialversicherungsrechtliche Gestaltungsspielräume nutzen. Diese steuerlichen Möglichkeiten werden mehrheitlich kaum ausgeschöpft und eignen sich daher besonders, um sich als Arbeitgeber herauszustellen. Beispiele für derartige Mitarbeiter-Benefits sind der Essenszuschuss (bzw. Kantinen-Surrogate), der Sachbezug oder das Mobilitätsbudget, die besonders einfach digital umzusetzen sind.
Worauf es bei der Auswahl von digitalen Finanzlösungen ankommt
Der Aufwand bei der Auswahl des richtigen Finanz-Tools lohnt sich, wenn Sie nach einer nachhaltigen und wertschöpfenden Lösung für Ihre Kanzlei suchen. Die Vorteile von Apps gegenüber konventionellen Methoden sind je nach Anwendungsbereich unterschiedlich, bieten aber im Allgemeinen folgende Vorteile:
- revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten,
- nachweislich schnellere Prozesse,
- Echtzeit-Status zu Reportings und Berichten,
- höhere Transparenz und Übersichtlichkeit für die ganze Kanzlei,
- Zugriff auf die Datensätze von überall aus und zu jeder Zeit,
- dezentrale Organisationsstrukturen in Kanzleien und asynchrones Arbeiten,
- Effizienzsteigerung in der Buchhaltung und im Controlling durch Automatisierung,
- Förderung von Nachhaltigkeit und Compliance in der Kanzlei,
- oftmals schnelle Implementierung (abhängig vom Anbieter).
Fazit
Der Mehrwert für Kanzleien ist übertragbar auf die Mandanten und befruchtet zudem die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der Kanzlei. Mit der Umstellung auf digitale Abrechnungsprozesse – beispielsweise für Reisekosten und Spesen – können Kanzleien erhebliche Ressourcen einsparen und sie für jene Aufgaben verwenden, die für den Unternehmenserfolg wichtig sind. In diesem Sinne lohnt sich der Blick über den Tellerrand hinaus: Arbeiten Ihre Finanzen noch auf Papier oder schon digital?
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Über die Autorin:
Juliette Kronauer,
Head of Partnerships, Circula, beschäftigt sich seit Jahren mit der Digitalisierung der Steuerberatung und von Geschäftsprozessen, insbesondere mit mitarbeiterzentrierten Prozessen und systemischen Ökosystemen in KMUs. www.circula.com/steuerberater