Warum Digitalisierung für Steuerkanzleien essenziell ist – insbesondere in Coronazeiten

von Andreas Dersch

Schon vor Corona war es vielen Steuerberatern bewusst, jetzt zeigt es sich in aller Deutlichkeit: Kanzleien kommen an der Digitalisierung nicht vorbei.

Ein Wäschekorb. Mit diesem Alltagsgegenstand lässt sich ein aktuelles Problem vieler Steuerkanzleien passend beschreiben. Eben dieser Wäschekorb ist dort zum Hilfswerkzeug geworden. Darin stapeln sich allerdings keine Wäscheberge, sondern druckfrische Papierbelege. Belege von Mandanten, die jetzt aufgrund der Corona-Pandemie nicht mehr persönlich zu ihrem Steuerberater gelangen können. Belege, die dennoch verarbeitet werden müssen.

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Steuerrecht

Solche – zugegeben kreativen, aber analogen – Hilfsmittel begegnen uns jetzt an vielen Orten. Zum Beispiel dort, wo kontaktloses Bezahlen mit dem Smartphone oder zumindest der EC-Karte nicht möglich ist und das Geld mit dem Schuhlöffel und Desinfektionsspray entgegengenommen wird. Oder dort, wo erledigte Arbeitspapiere von Schülerinnen und Schülern mit dem eigenen Handy abfotografiert und mit privaten Messengerdiensten zur Lehrerin geschickt werden. All diese Beispiele offenbaren, wo die digitale Transformation noch nicht angekommen ist.

Veränderungen verlangen das richtige Mindset

Dass die Digitalisierung noch nicht alle Kanzleien und Mandanten erreicht hat, ist Branchenkennern schon vor der Corona-Krise klar gewesen. Jetzt zeigt sich allerdings in einer schmerzhaften Deutlichkeit, wo es noch besonders hakt: Digitaler Belegfluss, Kanzleimanagementsystem, Homeoffice-Möglichkeiten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, moderne Kommunikationstools… Die Liste dieser greif- oder zumindest sichtbaren Veränderungen ist lang. Trotzdem ist das nicht alles. Denn bei einer Transformation spielt ein ganz entscheidender Faktor eine Rolle, der sich nicht ohne weitere Erklärung in diese Liste einordnen lässt; die richtige Einstellung oder, wenn Sie so mögen, das richtige Mindset.

Diese neue Sichtweise beginnt mit der Einsicht, dass in einer Kanzlei mehr vermittelt und gelernt werden sollte als steuerliches Fachwissen. Seit Jahrzehnten hält die Branche ihr Fachwissen auf dem neuesten Stand, in vielen Kanzleien wird immer noch die Person Führungskraft oder Partnerin beziehungsweise Partner, die ein tiefes Fachwissen aufweisen kann. Verstehen Sie mich nicht falsch, dieses Fachwissen war, ist und wird immer wichtig sein. Durch die Digitalisierung ist nun aber weiteres, neues Wissen gefragt. Das haben unter anderem die vergangenen Wochen mehr als deutlich gemacht. Glücklich schätzen konnten sich die Kanzleien, die schon die notwendige Infrastruktur und damit auch das dazugehörige Know-how hatten, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, ohne dass die Kommunikation mit den Mandanten in großem Maße erschwert wurde.

Zum richtigen Mindset für die digitale Transformation gehört auch eine Auseinandersetzung damit, was Zusammenarbeit ausmacht. Dafür ist die aktuelle Krise ein guter Lehrmeister. Aber auch „nach Corona“ darf dieses Thema nicht in den Hintergrund geraten. Die Digitalisierung verändert unsere Zusammenarbeit. Nicht nur die innerhalb der Kanzlei, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Mandanten, mit Behörden, Banken, Versicherungen. Auch hier geht es nicht nur um das Etablieren von möglichst reibungslos und zeitsparenden Prozessen, sondern auch um das
Miteinander im weiteren Sinne. Wie schaffen wir Nähe, wenn wir räumlich getrennt sind? Wie werden Aufgaben, wie wird Wissen innerhalb der Gruppe verteilt? Machen das Führen von oben herab und das Horten von Hoheitswissen in so einem Umfeld überhaupt noch Sinn?

Richtungswechsel in der Krise?

Nicht zuletzt bringt die Digitalisierung noch eine weitere Frage mit sich: Die Frage nach der Ausrichtung des eigenen Geschäftsmodells. Denn in naher Zukunft werden zumindest ein paar der klassischen Honorarquellen wegfallen. Die gute Nachricht ist: Diese Lücken können gefüllt werden. Die betriebswirtschaftliche Beratung, auch das zeigt die aktuelle Zeit, ist ein Bereich, in dem Steuerberaterinnen und Steuerberater gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten glänzen und als verlässlicher Partner gegenüber ihren Mandanten auftreten können. Manche Kanzleien gehen
andere Wege der Spezialisierung und konzentrieren sich auf bestimmte Zielgruppen (z.B. Ärzte, Senioren, inhabergeführte Familienunternehmen). Solche Zielgruppenexperten sind im Hinblick auf die Honorarhöhe der Generalistenkanzleien deutlich überlegen. Die Spezialisierung kann aber auch themenorientiert erfolgen: Ein Fachberater-Titel bietet gute Möglichkeiten, neue Beratungsfelder zu erschließen und sich entsprechend zu positionieren.

All diese Erkenntnisse sind nicht neu. Dass die Digitalisierung der Kanzleien und der Mandanten konsequent umgesetzt und die Neuausrichtung des Geschäftsmodells dringend angegangen werden müssen, wird seit Jahren in Veröffentlichungen und Kongressen beschworen. Trotzdem hat sich nicht überall etwas getan; oft fehlte es an der Zeit, an den richtigen Fachkräften, an den willigen Mandanten. Diese Probleme sind durch die Corona-Pandemie nicht verschwunden. Allerdings haben sich die Prioritäten verschoben; in den Kanzleien und bei den Mandanten. Und natürlich kann nicht jede kleine Kanzlei für alle Herausforderungen Expertinnen und Experten aus den eigenen Reihen haben. Aber: Oft steckt mehr Talent in der Kanzlei, als deren Inhaberinnen und Inhaber bewusst ist. Und, und das ist sehr wichtig, diese kleinen Kanzleien können sich Hilfe von Expertinnen und Experten von außen holen.

An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Die aktuelle Situation lehrt uns, dass Veränderungen manchmal schneller kommen als gedacht. Deshalb: Packen Sie es jetzt an.

Über den Autor:

Andreas Dersch
Chefredakteur von
Haufe Steuer Office Excellence

Quelle DStR 20/2020