Wie Steuerkanzleien auch im Home-Office reibungslos mit dem Mandanten kommunizieren
Die Corona-Krise zwingt viele Steuerberater und ihre Angestellten ins Home-Office. Nicht für jeden ist es eine Selbstverständlichkeit von zu Hause aus zu arbeiten – weder, was die technische Ausstattung angeht, noch die Arbeitsroutine. Dabei gibt es heute längst clevere digitale Möglichkeiten, wie wirtschafts- und steuerberatende Berufe ortsunabhängig agieren und dabei bestmöglich mit ihren Mandanten kommunizieren können.
Möglich machen es Cloudlösungen. Alles, was Anwender benötigen, ist eine stabile Internetverbindung. Software-Anbieter für steuer- und wirtschaftsberatende Berufe bieten solche Lösungen meist mit an.
Fortschrittlich und sicher arbeiten – immer und überall
Mit einer ASP-Lösung (Application Service Providing) zum Beispiel wählen sich Anwender über ihren Internetbrowser auf einem externen Server ein und arbeiten in der dortigen IT-Umgebung. Der Server wird in einem Rechenzentrum gehostet. Für den Steuerberater bedeutet das: Es ist egal, von wo aus und mit welchem Endgerät er arbeitet. Gleiches gilt für Mitarbeiter in seiner Kanzlei – auch sie können zu Hause wie im Büro agieren. Darüber hinaus warten viele Anbieter die komplette Systemumgebung. Das heißt: Der Steuerberater muss sich nicht mehr um technische Angelegenheiten wie Datensicherung, Virenschutz und das Einspielen von Updates kümmern. Server von Rechenzentren sind zudem sehr leistungsstark. Daher spielt es keine Rolle, wie leistungsstark die Hardware des Anwenders selbst ist – über den Internetbrowser arbeitet er sicher, schnell und auf dem modernsten Stand der Technik. Aber Vorsicht: Steuerberater sollten zur Einhaltung der Abgabenordnung darauf achten, dass sich das Rechenzentrum in Deutschland befindet.
Mit dem Mandanten kommunizieren – ganz einfach digital
Dass die Kanzlei flexibel und agil arbeitet, ist das eine. Das andere ist, auch die Zusammenarbeit mit dem Mandanten unkompliziert zu gestalten. Hier sind Cloud-Portale ebenfalls hilfreich und sorgen beispielsweise dafür, dass die Kommunikation auch in Zeiten von Corona reibungslos funktioniert. Gerade jetzt ist es für die meisten Klienten wichtig zu wissen, wie wettbewerbsfähig ihr Unternehmen ist. Wie hoch sind die Personalkosten, wo gibt es aktuell Einsparpotenziale. Entscheidungsrelevante Informationen stellen Steuerberater ihren Klienten sicher übers Portal bereit. Der Mandant loggt sich ein und lädt sich die Analysen bequem online herunter.
Freizeichnen per Mausklick
Mal eben den Jahresabschluss oder die Steuererklärung freizeichnen? Oft sind gerade diese Sachverhalte mühselig und zeitintensiv. Auch das ist anders mit einer Cloudlösung. Der Steuerberater stellt die Unterlagen direkt in der Anwendung zur Verfügung, der Mandant gibt sie per Mausklick frei – Angelegenheit erledigt. Vorteil für den Klienten: Auch er hat wichtige Unterlagen immer sofort online griffbereit.
Scannen statt pendeln
Und was wird aus dem Pendelordner, der normalerweise mit allen Papierbelegen vom Mandanten zum Steuerberater wandert? Auch dieser ist im digitalen Zeitalter überflüssig. Möglich machen es Handyfotos oder schlicht und einfach ein Scanner. Der Mandant digitalisiert seine Belege von daheim aus und stellt sie seinem Steuerberater im Portal bereit. Praktisch für den Steuerberater: Die Software generiert automatisch Buchungsvorschläge.
Digitalisieren statt unleserlich kassieren
Kassenbücher: Wenn’s schnell gehen muss, wird aus der fünf schnell mal eine sechs, oder aus der drei schnell mal eine neun. Da wird es für den Kollegen schwierig, die unleserliche Schrift zu identifizieren. Hinzu kommt, dass handschriftliche Kassenbücher unpraktisch sind. Daher würden viele gerne auf eine Excel-Datei zurückgreifen. Diese entspricht jedoch nicht den GoBD und wird bei einer Prüfung beanstandet. Eine Alternative sind daher GoBD-testierte, webbasierte Anwendungen. Diese achten schon bei der Eingabe auf eine chronologische Reihenfolge und darauf, dass der Kassenbestand nicht ins Minus rutscht. Demnach werden alle Kassenbewegungen korrekt erfasst – auch ohne Buchführungskenntnisse.
Fazit: Mehr Zeit fürs Kerngeschäft
Selbst wenn der persönliche Kontakt in Zeiten von Corona ein wenig hintenansteht: die täglichen To-dos müssen es nicht. Die digitalen Möglichkeiten reichen längst aus, um sowohl leistungsfähig von zu Hause aus arbeiten zu können als auch, um dem Mandanten in vollem Umfang als Berater zur Seite zu stehen. Mehr noch: Steuerberater sparen durch einfache digitale Mittel heutzutage wertvolle Zeit. Sie reduzieren ihren administrativen Aufwand und haben so am Ende mehr Zeit für ihr eigentliches Kerngeschäft: die Beratung ihrer Mandanten. Und wer weiß, so manch Steuerberater lernt durch die derzeit gezwungene digitale Kommunikation die neuen Wege vielleicht so sehr zu schätzen, dass er am Ende nicht mehr ohne sein möchte.
Über den Autor:
Christoph Buluschek
Abteilungsleiter Produktmarketing
bei Agenda Informationssysteme
Quelle DStR 20/2020