Das mobile Arbeiten und die dafür nötige Flexibilität der IT-Umgebung rückten und rücken zunehmend in den Fokus, und zwar nicht nur, um Homeoffice-Empfehlungen der Politik während der Pandemie umzusetzen: Bewerberinnen und Bewerber erwarten zunehmend entsprechende Angebote, um Arbeit- und Privatleben flexibler zu verbinden. Zugleich machen uns Hacks, Ransomware und Naturkatastrophen schmerzlich bewusst, wie verletzlich die IT-Infrastruktur sein kann. Glücklicher weise gibt es mit ASP, also „Application Service Providing“, eine sinnvolle Alternative zum eigenen Serverbetrieb in den Kanzlei räumen. Warum sich Kanzleiinhaber mit diesem Thema beschäftigen sollten, erklärt dieser Beitrag.
ASP – nicht Cloud, nicht On-Premise
Application Service Providing (ASP) bezeichnet das Auslagern des eigenen Kanzleiservers in hochgesicherte Rechenzentren, wodurch eine lokale Serverstruktur obsolet wird. Anders als bei Cloud-Anwendungen, werden dabei kanzleiindividuelle, hoch performante Bereiche aufgesetzt. Die eigene Kanzleiumgebung mit der eigenen Softwarelizenz wird bei ASP durch einen Dienstleister in dessen professionellem Rechenzentrum gewartet. Für die meisten Kanzleien dürfte dies ein lohnendes Konzept sein.
Es handelt sich also um eine Art On-Premise-Lösung, die sich wie eine Cloud-Lösung anfühlt. Da die Betreiber der Rechenzentren höchste Anforderungen erfüllen, sind Flexibilität, Sicherheit und Stabilität garantiert.
Datensicherung und Co.: ASP ist für alle Kanzleigrößen interessant
Steuerkanzleien verarbeiten sensible Daten und halten diese etwa für Betriebsprüfungen vor. Deshalb tragen sie nicht nur Verantwortung für sich selbst, sondern auch für ihre Mandanten.
Umso wichtiger ist es, im Fall von Katastrophen oder IT-Vorfällen arbeitsfähig zu bleiben und vor allem den Datenbestand ausreichend zu sichern. Bei kleinen Kanzleien fehlt oft der IT-Spezialist im eigenen Haus und der Service externer Dienstleister kann ein erheblicher Kostenblock sein. Größere Kanzleien beschäftigen zwar oft IT-Fachleute, doch hier besteht aufgrund der Größe des Datenbestands ein höheres Risiko. Notstromversorgung, Datensicherungskonzepte mit räumlicher Trennung, Schutz vor Cyber Vorfällen und vieles mehr sind häufig zwar vorhanden, aber eben vom Aufwand her nicht zu unterschätzen.
Hier wird ein wesentlicher Vorteil von ASP deutlich: Lagern Kanzleien das Hosting ihrer Software-Lösungen aus, nimmt ihnen der Betreiber des Rechenzentrums diese Aufgaben ab. Solche Anbieter erfüllen dabei Qualitätskriterien, die die meisten Kanzleien nicht erreichen können – etwa das Spiegeln von gesicherten Daten an einem zweiten Serverstandort.
Außerdem sorgen professionelle Rechenzentren immer für aktuelle Hardware und Patches. Das heißt, die eigenen Lösungen sind bei Themen wie Virenschutz oder Verschlüsselung immer up-to-date. Dank der Hochverfügbarkeit ist die Kanzlei im Falle eines Zwischen falls, etwa wegen eines Ransomware-Angriffs, weiter arbeitsfähig.
ASP schafft Flexibilität und Stabilität
Nicht nur mit Blick auf Datensicherung und Co. punktet das Application Service Providing. Denn das Konzept bietet Flexibilität im Kanzleialltag: Mobiles Arbeiten ist kein Problem mehr, da durchgängig remote auf die Kanzleiumgebung zugegriffen wird. Auch an die Hardware des Mitarbeiter-PCs werden keine hohen Anforderungen geknüpft, da die Datenverarbeitung im Rechenzentrum erfolgt. Wenn die Kanzlei wächst, kann sie problemlos Software-Lösungen oder Speicherkapazitäten hinzubuchen und skalieren.
Gerade mobiles Arbeiten wird im Recruiting qualifizierter Arbeitskräfte zu einem entscheidenden Faktor und ASP schafft die nötigen Voraussetzungen.
Hinzu kommen weitere Vorteile: Wie beschrieben, ist der eigene Server nicht mehr nötig, was Anschaffungs- und Wartungskosten beseitigt. Arbeitsstunden werden frei, die dem Kanzleigeschäft zugutekommen, da die Kanzlei sich selbst nicht mehr um IT-, Datensicherungs- oder Zertifizierungsfragen kümmern muss.
Natürlich sind ASP-Angebote nicht umsonst. Doch bei genauer Betrachtung und Vergleichskalkulation ist, neben dem Sicherheitsaspekt und vor allem dem daraus resultierenden guten Gefühl, sogar eine Kosteneinsparung die Regel.
Fazit
Gerade mit Blick auf flexible Arbeitsmodelle, IT-Vorfälle oder Katastrophenfälle bieten professionelle Hosting-Anbieter ein Maß an Sicherheit, das sich in der eigenen Kanzlei nur mit erheblichem Aufwand abbilden lässt. Alles, was die Kanzlei noch benötigt, ist eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung.
Kanzleiinhaber sollten genau prüfen und die Kosten eines ASP-Angebots sowie Einsparungs- und Optimierungspotenziale gegenrechnen. Oft wird dann klar: Die Kosten sind überschaubar, die Vorteile liegen auf der Hand.
Die Mandanten wenden sich an Steuerkanzleien, weil sie eine Expertise benötigen, die sie selbst nicht haben. Warum sollten Kanzleien bei zunehmend komplexen IT-Fragen nicht denselben Weg gehen und ihrerseits das Hosting Fachleuten überlassen?
Über den Autor:
Andreas Hermanutz
Geschäftsführer bei der Wolters Kluwer
Software und Service GmbH