Kanzleisoftware aus der Cloud? Aber sicher!

von Thilo Mollenhauer

Wer den steigenden Anforderungen im Kanzleialltag, einer wachsenden Datenflut aus Akten, Fristen, Terminen und modernen Arbeitsformen gerecht werden möchte, sollte sich mit dem Thema Kanzleisoftware auseinandersetzen.

Intelligente Lösungen mit einer digitalen Datenhaltung sparen nicht nur die Papierakte, sondern helfen, alle anstehenden Aufgaben rund um die Kanzlei effizient und einfach zu managen und somit mehr Zeit für das Kerngeschäft zu haben.

Natürlich lässt es sich auch mit einer Software arbeiten, die auf den Büro-PCs installiert ist und um deren Daten sich ein zentraler Kanzleiserver kümmert. Allerdings sprechen viele Argumente für cloudbasierte Lösungen, die gerade auch für kleine und mittlere Kanzleien eine Menge Vorteile bieten.

Flexibles und mobiles Arbeiten

Im Gegensatz zu fest installierten Programmen, die nur auf den Geräten funktionieren, auf denen die Software auch installiert ist, laufen „echte Cloudlösungen“ über den Internet-Browser. Denn bei einer wirklichen Cloudanwendung liegen nicht nur die Daten in der Cloud. Auch die Anwendung, also die Kanzleisoftware, läuft auf den Servern in der Cloud.

Man braucht lediglich eine Internetverbindung und einen Computer, einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone und kann innerhalb weniger Sekunden auf alle Daten zugreifen. Dabei ist es egal, welches Betriebssystem – Windows, Mac oder Linux – verwendet wird. Eine Installation ist ebenso wenig notwendig wie eine aufwändige IT-Infrastruktur mit Server, VPN-Zugang oder Token.

Der Wettbewerb um die besten Mitarbeiter macht auch vor Kanzleien nicht halt. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice sowie ständige Erreichbarkeit sind mit einer cloudbasierten Software kein Problem. Ob beim Mandanten, unterwegs im Zug, im Büro oder zu Hause: Zugriff auf die aktuellste Version der Anwendung und somit auf alle gespeicherten Daten haben alle Nutzer zu jeder Zeit und an jedem Ort.

Die Zusammenarbeit an einer Akte ist ebenso unkompliziert machbar. Für internetfreie Zonen, z. B. in Gerichtsgebäuden, kann man sich meist die benötigten Daten in einem Offline-Dokument herunterladen.

Höchste Sicherheitsstandards

Rechtsanwälte sind Geheimnisträger – da spielt das Thema Datensicherheit zu Recht eine große Rolle. Noch herrscht eine weit verbreitete Skepsis, sensible Mandantendaten in einer Cloud zu speichern, schützen doch eine stabile Eingangstür und der IT-Betreuer den kanzleiinternen Server traditionell vor dem Abgreifen der Daten durch Unbefugte, vor technischen Pannen, Diebstahl oder Brand. Ob der IT-Betreuer wirklich alle Lücken kennt und die Daten verschlüsselt ablegt, bleibt meist unklar.

Cloudsysteme sind wesentlich sicherer als die Speicherung der Daten auf einzelnen Geräten oder lokalen Servern. Die Datenhaltung erfolgt in großen, professionell geschützten und betreuten Rechenzentren, am besten in Deutschland oder Europa. Eine georedundante Datenhaltung schützt zusätzlich vor Datenverlust bei technischen Problemen, Bränden oder Naturkatastrophen.

Dabei werden die Daten in einem räumlich weit entfernten Rechenzentrum gespiegelt. Einige Rechenzentren sind vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert, das sich auch um die Datensicherheit von Bundesbehörden kümmert.

Kostengünstiger Einstieg ohne versteckte Zusatzkosten

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Kosten. Wer sich für eine cloudbasierte Software entscheidet, spart langfristig gesehen eine Menge Geld. Ein Kanzleiserver oder die neueste Hardware sind ebenso wenig nötig wie die zeit- und damit kostenintensive Aktualisierung der Software-Versionen. Mit dem Wegfall komplizierter IT-Infrastruktur spart man den IT-Betreuer und Stromkosten obendrein.

Statt sich jahrelang an eine Kaufversion mit zeit- und kostenintensiven Updates zu binden, bieten cloudbasierte Lösungen eine einfache, sichere und günstige Alternative. Kosten fallen nur für die tatsächlich benötigten Arbeitsplätze und die dafür erforderlichen Lizenzen an. Im Idealfall können diese monatlich gebucht werden. Das rechnet sich definitiv auch für kleine Kanzleien.

Konzentration aufs Kerngeschäft

Auch der administrative Aufwand sinkt bei der Nutzung von Cloudlösungen erheblich. Um den professionellen Betrieb, die Wartung und zuverlässige Updates kümmern sich rund um die Uhr die Experten des Anbieters. Zeit- und nervenraubende manuelle Updates an jedem einzelnen Rechner entfallen. Alle Nutzer haben stets Zugriff auf die gleiche, aktuellste Version der Software. Neue Funktionen der Anwendung sind sofort verfügbar. Werden weitere Lizenzen benötigt, können diese kurzfristig freigeschaltet werden.

Zu guter Letzt bedarf es spezialisierter Fachkräfte auch zur Weiterentwicklung einer Software. Externe, von Spezialisten entwickelte Tools, beispielsweise für die Buchhaltung, lassen sich bei einer Cloudanwendung aufgrund bestehender Standards wie REST einfacher anbinden, als dies bei Software der Fall ist, die auf Servern und PCs in der Kanzlei installiert wird. 

Vertrauen Sie also den Experten, die sich wirklich damit auskennen. Schließlich vertrauen Ihnen doch auch Ihre Mandanten, wenn es um Rechtsfragen geht. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft – Ihre Mandanten und Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Über den Autor:

Thilo Mollenhauer
Produktmanager bei ACTAPORT

 

Quelle NJW 47/2019