Eine eigene Kanzlei gründen – für viele Steuerberater und Steuerberaterinnen der nächste Karriereschritt. Doch was früher mit Büroräumen, Druckern und den ersten Mandanten begann, ist heute nicht zwingend eine Entscheidung, die gleich eine Immobilie und einen hohen Kredit verlangt. Die Steuerberaterbranche verändert sich rasant: Der Staat treibt die Digitalisierung konsequent voran. Mandanten erwarten von ihrer Kanzlei eine reibungslose digitale Zusammenarbeit. Mit modernen Kanzleisystemen arbeiten Berater ortsunabhängig. Genau diese Entwicklungen müssen Gründer als Chance begreifen. Wer seine Prozesse und Strukturen von Beginn an digital aufsetzt, schafft ein Geschäftsmodell, mit dem er effizient arbeitet und seine Kanzlei konsequent auf die Zukunft ausrichtet.
Der digitale Start – geringe Investitionen, maximale Flexibilität
Gründer starten heute mit deutlich weniger Ballast als noch vor wenigen Jahren. Wer seine Kanzlei digital aufbaut, kommt mit weniger Infrastruktur aus: Statt Aktenschränken und Servern reichen ein Arbeitsplatz und ein Laptop mit sicherer Anbindung an moderne Cloud- und ASP-Lösungen. Steuerkanzleien sparen hohe Investitionen und gewinnen gleichzeitig Freiheit: Sie arbeiten, wo sie wollen und bleiben von Anfang an flexibel.
Cloud- und ASP-Lösungen bieten Kanzleien den Vorteil, dass sie die gesamte Infrastruktur auslagern. Entsprechende Systemanbieter übernehmen Updates, Wartungen und Datensicherheit. Das entlastet das Budget und den Kopf – Gründer konzentrieren sich auf ihre Mandanten.
Auch beim Wachstum zahlt sich das aus: Neue Mitarbeiter binden sich remote an, ohne dass die Kanzlei zusätzliche Technik anschaffen muss. Berater kommunizieren mit ihren Mandanten online. Unterlagen tauschen sie über die Cloud aus. So steht auch einem Kanzleiwachstum nichts im Weg. Die Kanzlei passt sich leicht an neue Anforderungen an.
Mandanten von Anfang an digital onboarden
Wer heute eine Kanzlei gründet, startet meist auf der grünen Wiese – ohne bestehende Akten oder Gewohnheiten. Steuerkanzleien definieren ihre Prozesse von Beginn an digital: Belege kommen online, die Kommunikation läuft über eine Plattform, Abläufe bleiben medienbruchfrei. Selbst bei Übernahmen sind Mandanten heute offener für digitale Vorgaben. Der Fachkräftemangel verstärkt diese Entwicklung: Wer einmal eine passende Steuerkanzlei gefunden hat, bleibt meist dabei und akzeptiert die digitalen Vorgaben.
Das bietet Steuerberatern und Steuerberaterinnen gleich mehrere Vorteile: Mandanten gewöhnen sich früh an die digitale Zusammenarbeit. Gründer sparen sich spätere Umstellungen, weil die digitale Kultur von Tag eins steht und können bewusst auswählen, mit welchen Mandanten sie zusammenarbeiten – ausschließlich mit solchen, die digitale Prozesse akzeptieren. Das minimiert die Herausforderung, langjährige Papiermandate nachträglich umstellen zu müssen, wie es viele etablierte Kanzleien derzeit trifft. Dieser „Luxus“ macht die Kanzlei zukunftssicher: Wer digital arbeitet, ist bestens aufgestellt für neue Anforderungen. Die Einführung der E-Rechnung hat gezeigt, wie leicht sich mit einer digitalen Basis gesetzliche Vorgaben und Automatisierungen integrieren lassen. Prozesse laufen nahtlos und medienbruchfrei. Daten lassen sich direkt in die Kanzleisoftware übernehmen – effizient, transparent und ohne Umwege.
Durchweg digital zusammenarbeiten
Genauso wichtig wie ein digitales Onboarding sind solche Strukturen im täglichen Arbeitsalltag. Definieren Kanzleien klare digitale Abläufe, greifen Prozesse reibungslos ineinander. Rückfragen laufen zentral zusammen und alle Beteiligten arbeiten auf derselben Plattform. In der Praxis sieht das so aus:
Belege verarbeiten: Mandanten laden Belege direkt in das Portal hoch. Das System generiert dann automatisch Buchungsvorschläge. Steuerfachleute übernehmen diese in die Finanzbuchführung und verbuchen sie. Dank KI läuft dieser Prozess zunehmend automatisiert und effizienter ab.
Zahlungen ausführen: Aus den Daten der hochgeladenen Belege erstellt die Software ein Überweisungsformular. Die Mandanten prüfen die Angaben und geben die Zahlung per PIN/TAN-Verfahren frei. Der Umweg über das Online-Banking entfällt.
Kassenbuch führen: Statt handschriftlicher Aufzeichnungen oder Excel-Listen nutzen Mandanten die Anwendung in der Cloud. Das System prüft automatisch Reihenfolge und Bestände. So erfassen Klienten Daten korrekt und GoBD-konform. Der Steuerfachexperte liest die Daten dann direkt in die Buchführung ein.
Auswertungen bereitstellen: BWA, Jahresabschluss oder Steuererklärung – sämtliche Auswertungen stellt die Steuerkanzlei digital im Portal bereit. Mandanten greifen jederzeit darauf zu und geben diese per Klick fei.
Digital kommunizieren: Alle Dokumente und Rückfragen laufen beiderseits zentral über die Cloud. So bleiben Unterlagen, Analysen und Abstimmungen gebündelt an einem Ort und sind jederzeit abrufbar.
Fazit: Digitale Gründung als Wettbewerbsvorteil
Eine digitale Kanzleigründung ist mehr als der Einsatz moderner Technik – sie ist ein bewusst gewähltes Geschäftsmodell. Setzen Steuerberater und Steuerberaterinnen von Beginn an auf Cloud-Lösungen und digitale Prozesse, sparen sie Investitionen und schaffen eine Kanzlei, die flexibel wächst und effizient arbeitet. Zudem senden digital aufgestellte Kanzleien ein klares Signal: einfache, transparente Zusammenarbeit, moderne Arbeitsformen und Zukunftsaussichten. Gerade in einer Branche, die von Fachkräftemangel, Regulierung und steigenden Erwartungen geprägt ist, macht diese Positionierung den Unterschied. Digitale Gründer haben damit nicht nur die Nase vorn – sie gestalten aktiv die Steuerberatung von morgen.
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Über die Autorin:
Josef Hofstetter - Leiter Vertrieb Neukunden bei Agenda