Der Schuhkarton voller unsortierter Belege am Quartalsende: ein Szenario, das Steuerfachleute nur zu gut kennen. Das mühsame Nacherfassen, die Rückfragen bei Mandanten wegen fehlender Angaben und die Sorge um die GoBD-Konformität bei eingereichten Scans kosten wertvolle Zeit und Nerven. Diese repetitiven, administrativen Aufgaben binden Kapazitäten, die für die hochwertige, strategische Beratung der Mandanten dringend benötigt würden.
Die Kernprobleme in der Verarbeitung von Geschäftsausgaben und Reisekosten sind vielfältig:
- Zeitfressende manuelle Dateneingabe und die damit verbundene hohe Fehleranfälligkeit.
- Ständiges Nachfordern von fehlenden oder unleserlichen Belegen beim Mandanten.
- Komplexe Prüfroutinen, um steuerrechtliche Vorgaben (z. B. Pflichtangaben, korrekte MwSt.-Sätze) und individuelle Reisekostenrichtlinien zu validieren.
- Unsicherheit bei der Revisionssicherheit, insbesondere bei mobil erfassten und digital weitergeleiteten Belegen.
Moderne digitale Lösungen versprechen hier Abhilfe, doch erst der gezielte Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) transformiert diesen Prozess grundlegend und gibt der Kanzlei die Kontrolle zurück.
Die nächste Stufe der Automatisierung: Intelligente Validierung durch KI
Während klassische Systeme Belege per OCR-Technologie lediglich auslesen, geht KI-gestütztes Ausgabenmanagement entscheidende Schritte weiter. Es ahmt die kognitive Prüfungsleistung einer Fachkraft nach – nur eben in Echtzeit und in großem Maßstab.
Eine solche KI-Engine ist darauf trainiert, Belege inhaltlich zu verstehen und zu validieren. Sie prüft automatisiert, ob alle steuerrechtlichen Pflichtangaben vorhanden sind, gleicht den extrahierten Mehrwertsteuersatz mit der Belegart ab und erkennt, ob Ausgaben den internen Richtlinien des Mandanten entsprechen. Das System lernt mit jedem verarbeiteten Beleg dazu und wird so kontinuierlich präziser.
Das Resultat ist ein Zero-Touch-Prozess: Ein Großteil der eindeutig gültigen Belege durchläuft den Prüf- und Freigabeprozess komplett ohne menschliches Eingreifen. Das entlastet Teams massiv. Anstatt jeden Kassenbon zu prüfen, fokussieren sich Mitarbeitende nur noch auf die komplexen Ausnahmefälle, die tatsächlich menschliche Expertise erfordern.
Der größte Vorteil für die Zusammenarbeit mit Mandanten: Stellt die KI eine Unstimmigkeit fest, etwa eine fehlende Rechnungsnummer, informiert das System direkt den einreichenden Mitarbeitenden und leitet ihn an, den Fehler zu korrigieren. Das zeitraubende Ping-Pong-Spiel zwischen Kanzlei und Mandant per E-Mail oder Telefon entfällt. Die Qualität der eingereichten Daten steigt signifikant und die Buchhaltung wird beschleunigt.
Garantierte Compliance und revisionssichere Prozesse
Die Sorge um die Rechtssicherheit digitaler Belege löst ein intelligentes System auf mehreren Ebenen. Das Fundament bildet eine Softwarearchitektur, die nach dem Prüfungsstandard 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW PS 880) zertifiziert ist. Diese Zertifizierung bürgt für die GoBD-Konformität der Software bei der Verarbeitung und Archivierung.
Jeder Schritt, von der mobilen Erfassung per Foto bis zur finalen Buchung, wird lückenlos und unveränderbar protokolliert. Dieser digitale Audit-Trail ist bei Betriebsprüfungen Gold wert. Zudem sorgt ein Serverstandort in Deutschland für die notwendige DSGVO-Konformität und den Schutz sensibler Finanzdaten.
Fazit
KI-gestütztes Ausgabenmanagement ist der Schlüssel, um einen der zeitaufwendigsten Prozesse in der Buchhaltung zu transformieren. Es reduziert nicht nur den manuellen Aufwand drastisch, sondern erhöht auch die Datenqualität und Compliance-Sicherheit. Für Steuerkanzleien bedeutet dies eine enorme Effizienzsteigerung und die wertvolle Möglichkeit, sich von einem reaktiven Verwalter von Belegen zu einem proaktiven, strategischen Berater für Mandanten zu entwickeln.
Mehr Beiträge zum Thema Digitalisierung, finden Sie hier:
Testen Sie die NJW und die Ausbildungszeitschriften JuS und JA kostenlos im Probeabo!
Entdecken Sie attraktive Stellenausschreibungen für Steuerberater und Steuerberaterinnen auf beck-stellenmarkt.de. Jetzt schnell und einfach für Ihren Traum-Job bewerben!
Zu den Jobs für Steuerberater und Steuerberaterinnen
Die juristischen Positionen im BECK Stellenmarkt werden von renommierten Arbeitgebern aus der Rechtsbranche inseriert. Informieren Sie sich in unseren ausführlichen Online-Profilen über die juristischen Top-Arbeitgeber.
Über die Autorin:
Juliette Kronauer - Head of Partnerships, Circula GmbH