Aus dem Sturm „E-Rechnung“ hat sich binnen 6 Monaten eine Flaute entwickelt, die wieder einmal ihres Gleichen sucht. Ankündigungen aller Orts, Gesetzestexte, Meinungsbildung, Social Media, Umsetzungsprozesse u.v.m., dass man geglaubt hat, alle haben verstanden, was dies in puncto „digitale Zukunft mit E-Rechnungen“ bedeutet. Was geblieben ist, ist ein Häuflein Umsetzung, dass Unternehmen und Dienstleister „E-Rechnungen“ zum 01.01.2025 nun verarbeiten können müssen. Die Pflicht zur Erzeugung einer eRechnung für Unternehmen ist verschoben.
Warum und wieso der Zeitplan zur Erstellung von E-Rechnungen einfach um zwei Jahre verschoben worden ist? Man hat einfach die Komplexität der Erstellung einer E-Rechnung im Format „ZUGFeRD“ oder „xRechnung“ unterschätzt. Wieder haben Blinde im Vorfeld des Gesetzes von Farbe gesprochen und darüber entschieden. In anderen Ländern wie Italien oder Frankreich läuft das seit Jahren. Nur bei uns ist wieder jemand aus dem Hut gesprungen, der Probleme sieht – die wird es auch am 01.01.2027 noch geben. Schlimm ist, dass es an jeglichem Mut und – oder – Entscheidungskraft fehlt, so ein Projekt mal durchzuziehen.
Jetzt zu den großen Vorteilen aber auch Herausforderungen einer E-Rechnung. Themen wie Digitalisierung, Automatisierung, Sicherheit im Verarbeitungsprozess, Vereinfachung, Zeitersparnis, Nutzung von AI und Machine Learning, vom Suchen und Finden, eGovernment und natürlich den Veränderungen in den Verarbeitungsprozessen, sollte auch in Zukunft eine sehr große Aufmerksamkeit gewidmet werden - Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen müssen unabhängig voneinander betrachtet werden.
Vorsicht bei zukünftig neuen Verarbeitungsprozessen
Zunächst eine kleine Anekdote. Ich kenne Steuerkanzleien, bei denen werden per E-Mail empfangene Rechnungen sofort ausgedruckt und „geküsst“ („O-Ton“ aus einer Steuerkanzlei). Bei einer ZUGFeRD-Rechnung mag das noch gehen - eine xRechnung mit der XML-Datei macht da eher wenig Sinn. Jetzt könnte man sagen, „Lass die Leute doch machen, wie Sie wollen“, ist eher ein Schuss in den Ofen - zumal die Inhalte der PDF-Datei, also der Ausdruck, nicht steuerlich relevant sind, sondern nur der XML-Inhalt im Anhang der PDF-ZUGFeRD-Rechnung. Und hier kann es durchaus immer wieder zu Abweichungen von PDF- und XML-Datei kommen. Schwupps, schon ist hier die falsche Rechnung verbucht. Die Auswirkungen können beträchtlich sein, bis zur aktiven Steuervermeidung.
Ebenso ist es völlig unsinnig, XML-Dateien aus ZUGFeRD oder xRechnungen auszudrucken und dort nach rechnungsrelevanten Informationen zu suchen. Was es hier braucht, sind Informationen und Schulungen für die betroffenen Personen beim Dienstleister oder in den Unternehmen und einen glasklaren Prozess im Umgang mit einer E-Rechnung ab dem 01.01.2025. Aber auch die Softwarehersteller sind in der Pflicht, hier den Bedienern das Leben so einfach wie möglich zu gestalten, damit die Vorteile einer E-Rechnung sofort spürbar werden.
Zwei Monitore, eine volle A4 Sicht auf die E-Rechnung, ein vernünftiger Viewer für xRechnungen, Machine Learning aus den bekannten FIBU-Daten des Mandanten, intelligente Buchungsvorschläge, die automatische Verbuchung mit SCORING-Verfahren, wenn die E-Rechnung den SCORE erfüllt, künftige AI-Unterstützung. Eine automatische Stammdatenpflege der Personenkonten, und natürlich die digitale Prüfung auf den Rechnungsinhalt nach §14 Umsatzsteuergesetz sollte ein Muss sein.
Die E-Rechnung hat sicherlich ihre Vorteile
Die Vorteile einer E-Rechnung sind nicht von der Hand zu weisen, sondern essenziell. Die paar Leute, die dagegen sind, finden immer das Haar in der Suppe. Denjenigen sollte kein Gehör geschenkt werden, bei denen ist der Wald an einem Tag grün und dann wieder blau. Was gibt es besseres, als strukturierte Rechnungsdaten ohne OCR zu verarbeiten. Schnell, einfach und mit wenig Fehlerquellen sind enorme Vorteile – keine Tippfehler, keine Ablesefehler wie bei Papier. Ein hoher Automatisierungsgrad ist möglich, von der Zeitersparnis ganz zu schweigen – natürlich auch beim „SUCHEN“ und „FINDEN“.
Damit lässt sich der gesamte Rechnungsausgang und Eingang voll digitalisieren und automatisieren. Und zwar über alle Verarbeitungssysteme hinweg. Ohne Benutzerinteraktion in ECHTZEIT. Der Rechnungsausgang kann automatisch verarbeitet, der Rechnungseingang per Workflow identifiziert, verarbeitet, geprüft und verbucht werden (okay, einmal abgesehen von den Transportwegen). Sie werden ja hoffentlich keine E-Rechnungen per E-Mail oder per USB-Stick erhalten. Haben Sie kein zentrales Mandantenportal, wo die Rechnungen landen? Ja, mir ist bewusst, E-Mail ist immer noch wichtig. Sie sollten aber davon weg. Dies stört einfach die Automatisierung und bietet wenig Sicherheit im Verarbeitungsprozess.
Viele Unterstützungsprozesse, wie die Nutzung von AI oder Machine Learning, können hier noch mehr zur Automatisierung beitragen. Auch das „SUCHEN und FINDEN“ über eine Volltextsuche macht vieles einfacher und schneller. Am Ende des Tages wird das eGovernment hier noch mehr Einfluss nehmen. In wenigen Jahren soll die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen im Bereich Vorsteuer über einen zentralen Server der Bundesregierung laufen. Erst wenn hier grünes Licht erteilt wird, darf die Rechnung verbucht werden.
Resümee - Erkenntnisse
Sie sehen bei sich in der Steuerkanzlei oder im Unternehmen noch Nachholbedarf bei diesen Prozessen oder Hinweisen? Oder erkennen sich sogar selbst wieder? Na dann. Die Zeit drängt. Auch bei Ihnen steht der Zeit-, Qualifikations- und Fachkräftemangel ganz oben auf der Agenda. Mit der E-Rechnung gibt es Möglichkeiten, diesen sehr positiv zu beeinflussen.
Es hilft nichts, wieder und wieder die nicht vorhandene Zeit zur Umsetzung zu bemängeln oder anzuführen. Hier und jetzt werden Sie zu ihrem Glück gezwungen. Sie machen es ja sonst nicht. Ich weiß, nur aus Zeitgründen…
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Über den Autor:
Christian Heidler - Mitglied im Vorstand der hmd-software AG
www.hmd-software.com