Stellen Sie sich vor, Sie starten Ihre Buchhaltung, Ihre Ausgangsrechnungen sind verbucht, OPOS sind durch die neuen Kontoumsätze bereits ausgeglichen und die Eingangsrechnungen werden durch den Workflow zeitnah den richtigen Entscheidungsträgern zur Prüfung und Freigabe vorgelegt, so dass Skontofristen problemlos eingehalten werden und diese Rechnungen mit allen Informationen ordnungsgemäß verbucht werden können.
Geht nicht? Richtig, noch nicht! Aber es ist keine Vision mehr, sondern ein Ziel und einige der Einzelschritte funktionieren schon heute.
Aber nun der Reihe nach. In jeder Buchhaltung gibt es drei große Bereiche: Kontoumsätze, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.
Wieso prozessoptimierte Digitallösungen für Ihr Buchungssystem Ihre Kanzlei-Workflows effizient unterstützen
Früher (leider teilweise noch heute) wurden Bankumsätze noch abgetippt und manuell erfasst. Heute müssen diese Umsätze importiert werden. Hierfür gibt es Lösungen, die die Umsätze tagesaktuell vollautomatisch über Rechenzentren per Application-Programming-Interfaces (API) einspielen oder die Umsätze werden als Datei zur Verfügung gestellt. Auch für diese Abrufe gibt es spezielle Lösungen, insbesondere für Zahlungsdienstleister. Jeder Softwareanbieter der Branche bietet hier Lösungen an. Wichtig ist jedoch, dass diese Umsätze nicht nur eingespielt werden, sondern dass Buchungsvorschläge generiert oder auch vom Anwender erstellt werden können. Wenn diese dann automatisch vom System verbucht werden können, dann sind Sie „up to date“.
Die Verbuchung von Ausgangsrechnungen sollte kein manueller Prozess mehr sein. In vielen Fällen werden diese Rechnungen heute bereits digital verbucht, wobei auch hier die Buchung oft manuell zur Rechnung erstellt wird. Die richtige Lösung für diesen Bereich ist der Weg über eine Schnittstelle. Damit können die eigenen Daten einfach, korrekt und standardisiert übernommen werden. Eine effiziente Lösung, die auch automatisiert werden kann.
Wenden wir uns nun den Eingangsrechnungen zu, bei denen es hinsichtlich der Prozesse und des Optimierungspotenzials mehr zu tun gibt als bei den beiden zuvor genannten. Die meisten Unternehmen haben nicht die „Macht“, ihren Lieferanten vorzuschreiben, wie und in welchem Format Rechnungen zu versenden sind. Deshalb gibt es hier oft keinen Standard. Dabei ist es gar nicht so schwer, einen eigenen Standard zu etablieren. Das fängt genau dort an, wo die Rechnungen ins Unternehmen kommen. Das ist in den meisten Fällen per E-Mail, in einem Portal zum Download oder im Briefkasten. Für die Vielzahl der Rechnungen, die zum Download zur Verfügung stehen, gibt es Lösungen, die dies automatisch für Sie erledigen, ohne dass Sie sich jedes Mal selbst einloggen müssen. Auch Rechnungen, die an E-Mails angehängt sind, können automatisch erkannt und entsprechend abgelegt werden.
Bleibt nur noch das Einscannen der Papierrechnungen. Und auch das wird ab dem 01.01.2025 in immer mehr Fällen nicht mehr passieren, denn dann wird die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend (mit Übergangsregelung). Das bedeutet für Ihren Prozess – sorgen Sie dafür, dass die Eingangsrechnungen ausschließlich digital weiterverarbeitet werden. Bilden Sie Ihren individuellen Workflow ab, also Ihre einzelnen Stationen einer Eingangsrechnung, von der Prüfung über die Freigabe bis hin zur Zahlung und Archivierung. Die einzelnen Workflow-Schritte werden dabei von „intelligenten“ Systemen unterstützt und können Hinweise geben oder Fehler erkennen. Im Idealfall landen genau diese Daten auch 1:1 in Ihrer Buchhaltung – am besten live oder zumindest per Schnittstelle. So vermeiden Sie Doppelerfassungen und steigern sowohl die Qualität als auch die Effizienz. Das Wichtigste bei diesem Thema ist, dass man zwar jeden Prozess für sich optimieren kann, aber das wahre Potenzial steckt darin, dass die Systeme vernetzt werden. Ziel ist es, doppelte Erfassungen aber auch vor allem doppelte Datenhaltung zu vermeiden bzw. zu minimieren.
Warum sich das Einlassen auf neue Digitallösungen für Ihre Kanzlei lohnt, auch wenn das erstmal Geduld erfordert
Die genannten Prozesse finden direkt in den Unternehmen statt. Steuerkanzleien haben sich bisher zu wenig damit beschäftigt, obwohl sie als Experten für Verfahrensdokumentation die richtigen Ansprechpartner sind. Zudem können Steuerkanzleien ihren Mandanten oft auch „Mandantenlösungen“ anbieten, damit genau diese Prozesse live, individuell und online abgewickelt werden können und trotzdem nur ein Datenbestand vorhanden ist. Ein Abgleich von „Stammdaten“ oder manuelles Exportieren und Importieren entfällt somit. Dazu müssen sich Steuerkanzleien mit diesen Lösungen auskennen und auseinandersetzen. Das Rechnungswesen, insbesondere die Buchhaltung, ist in vielen Steuerkanzleien bis heute eine Art „Vergangenheitsbewältigung“. Dies ändert sich – das Thema ECHTZEIT wird in Zukunft immer wichtiger werden. Entscheidungsrelevante Daten stehen den Unternehmen bzw. Mandanten dann nicht erst ein bis zwei Monate später, sondern live und jederzeit zur Verfügung. Oder das System informiert aktiv, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten oder Kennzahlen erreicht werden.
Das alles ist nur möglich, wenn die Prozesse standardisiert, digitalisiert und automatisiert, also letztlich optimiert werden. Ein Wandel, der nicht von heute auf morgen geht und bei dem alle Beteiligten und vor allem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitgenommen werden müssen. Packen wir’s an!
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Über den Autor
Raphael Weinelt - Produktmanager Rechnungswesen hmd-software AG