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Steuerkanzleien aufgepasst, die E-Rechnung kommt!

Ein Ordner mit der Beschriftung "Rechnungen" liegt zwischen Papier und einem Taschenrechner auf einem Tisch
von Christoph Buluschek

Mit der Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetz ist klar: Die E-Rechnung kommt.
Auch wenn das Gesetz für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027 einräumt, muss jedes Unternehmen ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen. Steuerkanzleien und ihre Mandanten sollten sich schon jetzt Gedanken über ihre Prozesse machen und diese – falls nötig – rechtzeitig umstellen.

Papier adé: Mit der E-Rechnung verabschiedet sich Deutschland von einem weiteren Papierprozess und geht damit im B2B-Bereich einen wichtigen Schritt in Sachen Digitalisierung. Für Steuerkanzleien und ihre Mandanten bedeutet das: Sie müssen sich spätestens jetzt vom Aktenordner verabschieden.

Freie Fahrt für die E-Rechnung

Italien hat die E-Rechnung bereits 2019 eingeführt und damit bislang gute Erfahrung gesammelt. Die EU-Kommission wertet Italien als Vorreiter und hofft, dass die anderen Mitgliedsstaaten dementsprechend nachziehen.

Klar ist aber auch: Die Papierrechnung wird mit der Einführung der E-Rechnung nicht von heute auf morgen Geschichte sein. Durch die Übergangsfristen und Ausnahmeregelungen für kleinere Unternehmen werden Kanzleien auch in den kommenden Jahren sowohl mit Papier- als auch mit PDF- sowie E-Rechnungen zu tun haben. Um weiterhin effizient arbeiten zu können, benötigen Steuerberater deswegen einen Prozess, der alle Rechnungseingänge einheitlich abbildet und dabei die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Schritt 1: Einen Rechnungskanal als Kanzlei definieren

In einem ersten Schritt sollten Steuerkanzleien einen einzigen Rechnungskanal definieren, über den ihre Mandanten Unterlagen zur Verfügung stellen – egal, ob es sich dabei um gescannte Belege, PDFs oder eine E-Rechnung handelt. Hier kommt das Kanzleisystem ins Spiel. Es gibt professionelle Software-Anbieter, die Cloud-Lösungen anbieten, mit denen Mandanten ihre Belege digital einreichen können.

Das Ganze funktioniert so: PDF-Rechnungen lädt der Mandant direkt in die Cloud. Papierbelege fotografiert oder scannt er zuvor. In der Anwendung durchlaufen die Dokumente automatisch eine Texterkennung und das Programm generiert Buchungsvorschläge. Der Berater übernimmt diese in die Finanzbuchführung und verbucht die Vorgänge.

Schickt der Mandant eine E-Rechnung, fällt die Notwendigkeit einer Texterkennung weg: Die Software verarbeitet die Informationen nahtlos im System Im digitalen Belegarchiv speichert der Berater alle Dokumente.

Vorteil für den Berater: Egal ob es sich um eine gescannte Papier-, PDF- oder E-Rechnung handelt – alle Belege erreichen den Steuerberater über einen digitalen Kanal. Er verarbeitet die entsprechenden Informationen direkt in seinem System.

Vorteil für den Mandanten: Die Dokumente liegen sicher archiviert im Belegarchiv. Damit erfüllt der Mandant seine gesetzlichen digitalen Aufbewahrungspflichten.

Schritt 2: Die Mandanten frühzeitig über die Veränderungen informieren

In einem zweiten Schritt sollten Kanzleien ihre Mandanten über die Veränderungen informieren und sie – wenn noch nicht geschehen – rechtzeitig auf einen digitalen Workflow umstellen.

Analoge Arbeitsweisen sind endgültig Vergangenheit

Fazit: So lästig die Veränderung für Kanzleien sein mag: Sie bringt auch viele Vorteile mit sich. Diese sind:

Effizienzsteigerung: Definiert die Kanzlei einen einheitlichen Belegeingang, steigert das die Effizienz im Kanzleialltag. Berater erhalten die Belege automatisch digital. Das heißt, sie müssen die Unterlagen ihrer Mandanten nicht erst digitalisieren, sondern können die Informationen mit wenigen Klicks direkt im Kanzleisystem verbuchen.

Qualität der Buchungsvorschläge: Die Qualität nimmt zu, da der Buchungsvorschlag nicht mehr auf dem weniger zuverlässigen Wert der Texterkennung basiert, sondern alle Daten in einem strukturierten Format vorliegen.

Vereinfachung der Archivierung: Durch die E-Rechnung liegen die Rechnungsdaten automatisch in elektronischer Form vor. Der Anwender speichert die Informationen im Gegensatz zum Papier sicher und einfach in einem elektronischen Archivierungssystem.

Ob Aktenordner oder Schuhkarton, die analoge Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberater ist ab 1. Januar 2025 endgültig Geschichte.

 

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Über den Autor:

Christoph Buluschek - Leiter Account Management und Produktmarketing bei Agenda