Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes sind Rechnungen auf Papier oder als PDF angezählt: Ab dem neuen Jahr müssen Rechnungen, die Unternehmer anderen Firmen stellen, in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das gilt auch für selbstständige Anwältinnen und Anwälte; für deren Rechnungswesen bringt die neue Vorgabe einige grundlegende Veränderungen mit sich. Jedoch sollten Kanzleien das Wachstumschancengesetz nicht als reine Pflichtaufgabe betrachten, sondern vor allem die Chancen in der Umsetzung erkennen und nutzen.
Auswirkungen des Wachstumschancengesetzes für die Anwaltschaft
Im März dieses Jahres haben Bundestag und Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zugestimmt, mit dem die deutsche Wirtschaft gestärkt und bürokratische Hürden abgebaut werden sollen. Das Gesetz sieht unter anderem die Einführung der E-Rechnung vor: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen demnach Rechnungen im Bereich B2B in einem elektronischen Format ausstellen und empfangen. Die Papierrechnung hat dann ausgedient, und auch andere digitale Rechnungen wie PDF-Dateien sind dann nicht mehr zulässig. Es gelten zwar bestimmte Übergangsregelungen, nach denen B2B-Rechnungen auch 2025, 2026 und mitunter auch 2027 noch als Papier- oder PDF-Rechnung verschickt werden dürfen, spätestens 2028 ist die E-Rechnung aber für Unternehmen jeder Größe obligatorisch, spätestens dann also auch für Kanzleien sowie selbstständige Anwältinnen und Anwälte.
Gesetz als Anlass für die Digitalisierung
Bis zum Auslaufen der Übergangsregelungen mit der Einführung der E-Rechnung zu warten, ist jedoch wenig sinnvoll. „Wenn Kanzleien früh genug loslaufen, sind sie noch in der Startergruppe“, erklärt Detlev Eberhardt, Vorstand der topfact AG, die auf digitale Geschäftsprozesse und Dokumentenmanagement spezialisiert ist. Sprich: Schieben Kanzleien das Projekt E-Rechnung auf die lange Bank, müssen sie sich gegebenenfalls bei den Digitalisierungspartnern in die immer länger werdende Warteschlange einreihen und verlieren kostbare Zeit. Nicht nur, weil die E-Rechnung in absehbarer Zeit verpflichtend ist, sondern auch, weil das digitale Rechnungswesen enorme Vorteile bietet. „Das Wachstumschancengesetz ist ein guter Anlass, die Chancen der Digitalisierung zu erkennen und zu nutzen“, betont Eberhardt.
Papier ist out
Papier als Träger von Informationen hat sich zwar über Jahrhunderte bewährt, ist aber nicht zukunftsweisend. Die übermittelten Informationen liegen eben immer nur bei einer Person; dem Gedanken, Wissen zu teilen und allen Personen, die es betrifft, zeitgleich zur Verfügung zu stellen, widerspricht das völlig. Auch mobiles Arbeiten, das von vielen Juristinnen und Juristen immer mehr gefordert wird, ist so nicht möglich. Die Vorteile des digitalen Rechnungswesens hingegen sind enorm, es vereinfacht und beschleunigt alle anhängigen Prozesse deutlich. Die Implementierung eines Rechnungsmanagementsystems bedeutet zwar einen gewissen zeitlichen Aufwand – etwa drei Monate, sagt der Experte, sollten Kanzleien dafür einplanen –, dieser zahlt sich aber im Handumdrehen aus.
Automatisiertes Rechnungsmanagement
Wichtig ist, eine zentrale E-Mail-Adresse einzurichten, an die Lieferanten ihre E-Rechnungen künftig senden sollen. Das System holt die Rechnungen dort automatisch ab und liest sie aus: Wer ist der Absender, welcher Betrag wird wann fällig, was ist das Belegdatum, an welchen Kostenträger geht die Rechnung? All diese Fragen klärt das Rechnungsmanagement automatisiert, es kann sogar die Kreditorennummer des Lieferanten erkennen, den Bearbeitenden identifizieren und diesem einem Hinweis geben. „Bis zu diesem Punkt ist bereits etliches geschehen, ohne dass ein Mitarbeitender einen Handschlag getan hätte“, so Eberhardt.
Digitalisierungspartner muss Mehrwert bieten
Bei der Auswahl des Digitalisierungspartners sollten Kanzleien trotz zeitlicher Eile nichts überstürzen und sorgfältig entscheiden. „Wichtig ist, dass der Partner eine auf die Kanzlei zugeschnittene Lösung und einen Mehrwert über die reine Pflicht der E-Rechnung hinaus bieten kann“, rät Eberhardt. Allein Rechnungen elektronisch zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren ist nicht die hohe Kunst und bietet Kanzleien eben auch nicht mehr als die reine Soll-Erfüllung. Deutliche Vorteile verspüren sie, wenn das Rechnungsmanagement mitdenkt und zum Beispiel Rechnungen automatisch dem richtigen Bearbeitenden zuweist, an fällige Zahlungen erinnert, Abweichungen und fehlende Freigaben aufzeigt, Rechnungen automatisch dem Aktenzeichen zuweist oder auf Kostenstellen bucht und Mitarbeitenden den mobilen Zugriff ermöglicht.
Das System sollte zudem offen genug sein, um auch andere Themen anzubieten, beispielsweise die digitale Signatur. Mit der digitalen Signatur lassen sich unter anderem bei Vertragsunterzeichnungen Medienbrüche vermeiden und die automatische Weiterverarbeitung im System sicherstellen. Eberhardt: „Auf diese Weise legt das Rechnungsmanagement den Grundstein für weitere digitale Abläufe mit ihren Dokumenten und ist zukunftsweisend.“
Fazit
Das Wachstumschancengesetz bringt mit der Einführung der E-Rechnung grundlegende Veränderungen im Rechnungswesen mit sich. Kanzleien und selbstständige Anwältinnen und Anwälte sollten jedoch nicht nur die Pflichterfüllung im Blick haben, sondern die Chancen der Digitalisierung erkennen und nutzen. Die Einführung der E-Rechnung bietet nicht nur rechtliche Vorteile, sondern ermöglicht auch Effizienzsteigerungen und Prozessoptimierungen.
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Über die Autorin und den Autor:
Julia Kowal - Redakteurin für Wordfinder PR
Detlev Eberhardt - Geschäftsführer der topfact AG
Die topfact AG hat sich auf digitale Geschäftsprozesse sowie Dokumentenmanagement spezialisiert und ihre Softwarelösungen bereits bei über 200 Firmen implementiert. www.topfact.de