Contract Manager: Spezialisierte Sekretärin oder anspruchsvolle Aufgabe für Juristen?

von Tina Heil, LL.B. Wirtschaftsrecht, freie Autorin und zertifizierte Wirtschaftsmediatorin (DMA) und Pia Löffler, Rechtsanwältin und Inhaberin von anwaltstexte.com, München

Statt in einer klassischen Kanzlei arbeiten viele Juristen in Unternehmen: als Legal Counsel, in der Personalabteilung oder in der Unternehmensleitung – die Einsatzmöglichkeiten für Juristen im Unternehmen sind vielfältig. Und in den letzten Jahren kam eine weitere Position hinzu: der Contract Manager. In der heutigen Geschäftswelt führt schlechtes oder fehlendes Vertragsmanagement teils zu gravierenden Wettbewerbsnachteilen. Deshalb setzen Unternehmen verstärkt auf „Contract Manager“, die für die Einführung und Pflege von digitalen Vertragsmanagementsystemen zuständig sind.

Aber hat man als Contract Manager wie eine spezialisierte Sekretärin nur für eine funktionierende Vertragsablage zu sorgen oder verbirgt sich doch mehr hinter dieser Stellenbezeichnung?

Verträge und ihre Bedeutung für ein Unternehmen

Verträge sind die Grundlage dafür, dass ein Unternehmen rechtlich eine Leistung einfordern kann oder selbst dazu verpflichtet ist, eine Leistung zu erbringen. Dennoch wurden Verträge lange Zeit lediglich als juristische Notwendigkeit betrachtet.

Aber die Rolle der Verträge und des Vertragsmanagements hat sich zwischenzeitlich stark gewandelt. Verträge und ihr Handling sind ein wesentlicher Hebel zum Erfolg des Unternehmens. Verträge sind oft das Fundament für sämtliche Umsätze und Kosten und bergen so einerseits die Chance, den Unternehmenserfolg zu steigern, andererseits aber auch das Risiko, Unternehmen massive Probleme zu verursachen. Unternehmen, die ihre Verträge kennen, sind gut beraten – Unternehmen, in denen bei der Vertragsablage im kalten Keller Chaos herrscht, vergeben wirtschaftliches Potenzial. Professionelles Vertragsmanagement ist so neben marktorientierten Produkten und zufriedenen, qualifizierten Mitarbeitern ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg des Unternehmens geworden.

Bedeutung des Vertragsmanagements

Effizientes Vertragsmanagement versucht versteckte Potenziale aus Verträgen zu nutzen und schlummernde Gefahren zu minimieren. Aufgabe eines guten Vertragsmanagements ist es, vertragliche Umsatzchancen zu erhöhen und gleichzeitig Kostenrisiken zu senken.

Daraus ergibt sich, dass Vertragsmanagement nicht nur die revisionssichere und wiederauffindbare Ablage von Verträgen in digitalen Systemen umfasst, sondern das Aufgabengebiet viele weitere Facetten hat, z. B. planerische und organisatorische Tätigkeiten, die die Planung, Gestaltung, Verhandlung, Durchführung und Kontrolle von Verträgen betreffen.

Aufgaben des Contract Managers

Die Aufgabe des Contract Managers besteht darin, Verträge in einem unternehmensweiten Vertragsmanagementsystem zu organisieren und Prozesse zu implementieren und überwachen.

Dabei ist die besondere Herausforderung für den Contract Manager, einerseits sicherzustellen, dass das Vertragsmanagementsystem so funktioniert, dass Verträge optimal gestaltet und verhandelt der Unternehmensstrategie entsprechen, z. B. durch Verwaltung von Musterverträgen oder Verhandlungsleitfäden, die einheitliche Vertragsinhalte ermöglichen.
Außerdem hat er dafür zu sorgen, dass sämtliche Verträge jederzeit von allen Befugten gefunden werden können, Inhalte transparent abgebildet sind und während der Vertragslaufzeit akribisch überwacht werden, also vor allem z. B. Fristen und Laufzeiten eingehalten werden. Denn einen Vertrag z. B. nicht rechtzeitig zu kündigen, weil man im Unternehmen davon schlichtweg nichts mehr weiß, kann bares Geld kosten.

Jurist als Contract Manager?

Nicht selten werden auch Volljuristen direkt nach dem Referendariat als Contract Manager angeheuert – top ausgebildet, aber noch billig und damit auch auf einer Stelle mit Sekretärinnen-Gehalt einsetzbar. Aber benötigt man wirklich (Voll-)Juristen als Contract Manager? Volljuristen benötigt man sicherlich nicht. Zu breit und oft zu wenig lebensnah ist hier die Ausbildung.

Juristische Kenntnisse – auch und gerade im Vertragsrecht – sind aber sicherlich notwendig, um als Contract Manager effizient arbeiten zu können. Denn neben der reinen Vertragsverwaltung unterstützt er eben auch bei der Prüfung von Verträgen und ist dafür zuständig, dass vertragliche Risiken erkannt werden und entsprechend der internen Richtlinien des Unternehmens damit umgegangen wird. Wie weit der Contract Manager bei der Prüfung, Gestaltung und Verhandlung von Verträgen mitwirkt, hängt aber von der konkreten Gestaltung des Unternehmens ab und von der Komplexität der Verträge im Unternehmen. Je nach konkreter Aufgabe ist der Contract Manager tatsächlich mehr „Verwalter“ oder auch juristischer Verhandler.

Fazit

Ein Contract Manager ist mehr als eine auf Ablagekontrolle spezialisierte Sekretärin, denn die Überwachung der Vertragsablage ist nur ein kleiner Teilaspekt des gesamten Aufgabenfeldes. Neben bürokratischen Aufgaben ist die wesentliche Aufgabe des Contract Managers, Risiken bei Verträgen zu erkennen und seinen Arbeitgeber dazu in die Lage zu versetzen, über diese Risiken Bescheid zu wissen und mit ihnen zu arbeiten.

Dies macht den Beruf des Contract Managers zu einem spannenden und herausfordernden Tätigkeitsfeld für Juristen. Trotzdem sollten Juristen vorsichtig sein, wenn sie als Contract Manager anheuern wollen, um nicht unter dem Titel Contract Manager und mit dem Gehalt einer Sekretärin den Job eines Legal Counsel erledigen zu müssen.

anwaltstexte.com

Quelle BECK Stellenmarkt 23/2015