Assistenz auf Augenhöhe

von Susanne Kleiner, freie PR-Beraterin, Texterin, Journalistin und Mediatorin, München

Marc Schlichtmann ist staatlich geprüfter Fremdsprachensekretär und kann auf über 17 Jahre Erfahrung in der internationalen Managementassistenz zurückblicken. Derzeit arbeitet er für den Regional Managing Partner bei Freshfields Bruckhaus Deringer in Hamburg. 2008 gewann er als bisher einziger Mann den von Leitz ausgerichteten Wettbewerb „Deutschlands beste Sekretärin“. Getreu dem Motto „aus der Praxis für die Praxis“ gibt er seitdem seinen Erfahrungsschatz in Seminaren weiter und ist Referent auf Fachtagungen und Kongressen. Im Gespräch mit Susanne Kleiner erläutert er die Erfolgsfaktoren moderner Sekretariate in Anwaltskanzleien.

Was zeichnet eine erfolgreiche Assistenz aus?
Das Berufsbild der „Tippse“ ist längst überholt. Das „Vorzimmer“ ist heute die Kommunikationszentrale einer Kanzlei nach innen und außen. Klar ist, dass Profis alles beherrschen, was im Sekretariat anfällt und eigenverantwortlich ihr Office im Griff haben müssen: Vom sicheren Umgang mit dem PC bis hin zur Ablage. Und: Korrespondenz ist ein entscheidender Imagefaktor: Perfektes Deutsch, sprachliches Geschick, aktuelle Rechtschreibung und Zeichensetzung, Schriftverkehr nach den Empfehlungen der DIN 5008 und eine zeitgemäße Ausdrucksweise sind die Visitenkarte eines Büros. In Großkanzleien ist Englisch in Wort und Schrift ein Muss. Wer internationale Gäste begrüßt und betreut, tut gut daran, sich auch mit der kulturellen Herkunft der Geschäftspartner auseinanderzusetzen.

Was muss denn diese Kommunikationszentrale noch leisten?
Spürbar entlasten kann nur, wer viele Bälle in der Luft halten kann, dabei gelassen bleibt und den Blick für das Wesentliche bewahrt. Und davon profitieren Anwälte enorm: operativ, zeitlich und mental. Vorausschauend zu planen gehört genauso dazu wie gute Umgangsformen und die ausgeprägte Mentalität, gerne Dienstleister zu sein. Auch kommunikative Skills und ein gutes Einfühlungsvermögen zeichnen hervorragende Kollegen aus. Oft geraten Assistenten zwischen die Fronten und müssen Brücken zwischen Partnern und angestellten Anwälten oder Mandanten bauen. Hinzu kommt: In der Hektik des Alltags sind nur Persönlichkeiten Felsen in der Brandung, die stressresistent, flexibel und belastbar sind. Deren Professionalität besteht auch darin, Veränderungen anzunehmen und sie positiv zu begleiten. Das strahlt aus. Nach innen und nach außen. Kurzum: Erfolgreiche Kanzleien sollten auf starke Persönlichkeiten in der Assistenz setzen.

Was braucht die Assistenz noch, um sich mit Herzblut ins Zeug zu legen?
Der Beruf wird nach wie vor noch extrem unterschätzt und belächelt. Das ist traurig. Es gibt immer noch Anwälte, die ihre Vorzimmerdamen als Erfüllungsgehilfinnen missverstehen. Sie wollen jemanden, der die Dinge einfach nur erledigt. Und genau hier liegt der Knackpunkt. Assistenz ist keine Einbahnstraße und funktioniert nur, wenn beide Seiten geben und nehmen und sich wohlfühlen. Assistenten sind wichtige Teamplayer und keine Anlaufstelle für niedere Arbeiten. Assistenz entfaltet Mehrwert, wenn Anwälte wirklich entlastet und qualifiziert unterstützt werden möchten. Das erfordert auch eine innere Einstellung, die das Sekretariat als Partner auf Augenhöhe versteht. Das heißt: Lob und Anerkennung haben Kraft. Respektvoller und ehrlicher Umgang verbessert das Miteinander. Dann kann die Zusammenarbeit sehr ergiebig und bereichernd sein.

Wie funktioniert eine gute Kommunikation zwischen Anwälten und Assistenz?
Oft nehmen Assistenten und Anwälte das Geschehen um sie herum fundamental anders wahr. Wenn dann auch noch schlecht kommuniziert wird, bleiben Missverständnisse und Konflikte nicht aus. Meinen Seminarteilnehmerinnen empfehle ich immer, idealerweise einen fixen Zeitpunkt zu nutzen, um die wichtigsten Punkte des Tages zu besprechen. Das kann schwierig sein, weil viele Anwälte oft unterwegs sind. Nichtsdestotrotz geht es darum, die Informationen fließen zu lassen. Und da gibt es viele technische Möglichkeiten, das trotzdem hinzubekommen. Denn nur wer gut informiert ist, kann auch gut entlasten. Überdies hat es sich bewährt, mit neuen Mitarbeitern direkt zu Beginn der Zusammenarbeit ein „Kompetenzgespräch“ zu führen. So können beide Seiten offenlegen, was sie voneinander erwarten und Spielregeln definieren. Das ist bereits der erste Schritt, um an einem Strang zu ziehen. Und das ist bei dieser engen „Partnerschaft“ besonders wichtig.

Was ist „das Besondere“ an Assistentenjobs in einer Anwaltskanzlei?
Mir macht der Job sehr viel Freude. Wir Assistenten sitzen an einer der wichtigsten Schaltstellen im Unternehmen. Es gibt ständig neue Situationen, auf die wir uns einstellen müssen. Und wir kommunizieren mit den unterschiedlichsten Menschen. Das fordert mich auch nach über 17 Jahren immer noch heraus. Und: Der Beruf ist anspruchsvoller geworden. Wenn ich heute erzähle, dass ich noch Diktate in Stenographie aufgenommen habe, blicke ich gerade bei Jüngeren immer wieder in erstaunte Gesichter. Zu bedenken ist auch: Assistenz in Kanzleien funktioniert etwas anders als in anderen Branchen. Das liegt vorwiegend an deren Strukturen. In der Industrie gibt es oft bessere Möglichkeiten, die eigene Stelle zu gestalten und individuell zu prägen. Doch nicht nur das Berufsbild der Assistenz hat sich gewandelt, auch Kanzleien stellen sich moderner auf und werden offener. Hier gibt es viel Spannendes zu tun. Ich widerspreche immer wieder gerne, wenn mich negative Stimmen erreichen, dass die Arbeit mit Juristen sehr trocken und Kanzleien furchtbar verstaubt seien.

Herr Schlichtmann, vielen Dank für das Gespräch.

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Quelle BECK Stellenmarkt 22/2015