Der Fiskus forciert die Digitalisierung. Steuerkanzleien fühlen sich zunehmend unter Druck gesetzt, hier nachzuziehen. Zu Recht! Denn wer bei der Transformation hinterherhinkt, bekommt langfristig ein Problem. Prozesse funktionieren nicht, Mandanten wandern ab – die Kanzlei droht zu verstauben, wenn sie nicht bereit ist, den Digitalisierungsturbo zu zünden.
Die E-Rechnung gibt seit Januar den Takt an. Der Staat dirigiert Steuerkanzleien und ihre Mandanten in ein digitales Zeitalter. Wer jetzt nicht in der Lage ist, E-Rechnungen anzunehmen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren, riskiert, gegen geltendes Recht zu verstoßen. Aber nicht nur das: Basiert die Buchhaltung nicht auf den Originaldaten – dem Datensatz der E-Rechnung – schleichen sich Fehler ein. Die Konsequenz: Der Mandant liefert Chaos, das der Steuerberater wieder in Einklang bringen muss.
Für viele Kanzleien fühlt sich die Digitalisierung nach wie vor wie ein Buch mit sieben Siegeln an: Transformation – ja bitte. Aber wie sieht ein klarer Fahrplan für die Umsetzung aus?
Der richtige Zündstoff ist entscheidend
Steuerkanzleien fragen sich: Wie lässt sich der Digitalisierungsturbo schnell und einfach für ihr Rechnungswesen zünden? Entscheidend hierfür sind drei Katalysatoren: Ein Kanzleisystem, auf das Steuerberater und Mitarbeiter von überall zugreifen können, sichere sowie einfache digitale Wege zum Austausch von Belegen und Dokumenten; eine Software, die sie intuitiv bedienen und die über verlässlich erreichbare Ansprechpartner verfügt. Das ist vor allem bei häufigen Änderungen in der Gesetzgebung wichtig.
Umsetzung in der Praxis
Mit einer ASP-Lösung wird jeder Ort zum Büro: Steuerberater und Kanzlei-Mitarbeiter greifen remote auf einen externen Server im Rechenzentrum zu und arbeiten dort. Die Wartung, inklusive Updates, Virenschutz und Datensicherung übernehmen die Anbieter der Lösung. Für die Abgabenordnung ist hierbei wichtig: Das Rechenzentrum muss in Deutschland stehen.
Der Clou: die Cloud
Booster in Sachen Digitalisierung ist die Cloud. Softwarehersteller bieten entsprechende Portale an, mit denen Kanzleien sowohl ihre Prozesse als auch die Kommunikation mit dem Mandanten optimieren.
Steuerberater stehen vor der Herausforderung, dass sie Belege in unterschiedlichen Formaten erhalten – klassische Belegbilder und zunehmend auch elektronische Rechnungen. Sie benötigen daher einen einheitlichen Rechnungskanal, über den ihre Mandanten Belege zur Verfügung stellen. Und genau hier setzen Cloudanwendungen an.
Mandanten laden PDF-Rechnungen direkt ins Cloudsystem. Papierbelege fotografieren oder scannen sie zuvor. In der Anwendung durchlaufen die Dokumente automatisch eine Texterkennung und das Programm generiert Buchungsvorschläge. Der Berater übernimmt diese in die Finanzbuchführung und verbucht die Vorgänge.
Sendet der Mandant eine E-Rechnung, fällt die Texterkennung weg: Die Software verarbeitet die Informationen nahtlos im System.
Hat der Mandant die Belege übermittelt, zahlt er diese direkt aus der Belegverwaltung. Das Portal extrahiert alle notwendigen Informationen der Rechnungen und überträgt sie ins Überweisungsformular. Klienten überprüfen lediglich das Formular und ergänzen bei Bedarf fehlende Felder. Bei einer E-Rechnung übernimmt die Software automatisch alle notwendigen Daten. Der Mandant bezahlt anschließend per PIN/TAN-Verfahren. So spart er sich den Umweg über das Online-Banking-Portal seines Kreditinstituts.
Verarbeitete Rechnungen speichert das System automatisch gesetzeskonform im GoBD-testierten Archiv. Mandanten finden ihre Belege zu jeder Kontobewegung chronologisch sortiert wieder. Die Volltextsuche erleichtert ihnen die Suche.
Kanzleien profitieren von aufeinander abgestimmten Prozessen, die ineinandergreifen – und im gleichen Zug steigern sie ihre Effizienz.
Fremdanbieter anbinden
Arbeitet der Mandant bereits mit einem Vorerfassungssystem, funktioniert der Belegaustausch wie von selbst. Eine professionelle Software übernimmt die Belege über eine Schnittstelle nahtlos aus dem Fremd- ins Kanzleisystem. Der Vorteil für den Berater: Die Belege kommen sofort im Kanzleisystem an, ohne dass sie der Mandant zuerst herunterladen und weiterleiten muss. Der Berater spart Zeit und beginnt direkt mit der Verarbeitung.
Kassenbuch führen - einfach wie nie
Cloud-Portale dienen nicht nur der sicheren und komfortablen Übermittlung von Dokumenten. Sie erleichtern auch ganze Arbeitsprozesse wie zum Beispiel das Führen eines Kassenbuchs. Schreibt der Mandant das Kassenbuch per Hand, schleichen sich leicht Fehler ein. Hier gilt es zu beachten, dass Kassenbücher nicht in einer Excel-Liste geführt werden dürfen.
Im Cloud-Portal arbeitet der Mandant in einer leicht bedienbaren, webbasierten Anwendung. Schon bei der Eingabe seiner Daten achtet die Software auf eine chronologische Reihenfolge und stellt sicher, dass der Kassenbestand nicht ins Minus rutscht. Der Anwender erfasst so alle Kassenbewegungen korrekt und GoBD-konform – auch ohne Buchführungskenntnisse. Hat der Mandant die Kassenbuchführung abgeschlossen, liest der Steuerberater die vorkontierten Kassenbewegungen per Klick in die Buchungserfassung ein. Dadurch arbeiten Mandant und Berater im Tagesgeschäft deutlich effizienter zusammen.
Mit dem Mandanten digital kommunizieren
Dass alle Mitarbeiter flexibel und agil arbeiten, ist eine Seite. Die andere ist, ebenso die Zusammenarbeit mit den Mandanten zu vereinfachen. Cloud-Portale organisieren alle Unterlagen an einem Ort. Relevante Informationen wie Auswertungen stellen Steuerberater ihren Klienten ebenfalls über das Portal bereit. Diese loggen sich ein und laden sich die Analysen bequem herunter. So haben die Mandanten ihre Zahlen immer griffbereit.
Auch den Jahresabschluss oder die Steuererklärung erledigen Kanzleien leicht und schnell dank Cloud-Portal. Steuerberater stellen die Unterlagen direkt im Portal zur Verfügung und Mandanten geben sie per Klick frei – erledigt.
Einfacher als die meisten denken
Die Digitalisierung bietet viel Zündstoff. Richtig umgesetzt, profitieren Kanzleien jedoch von ihrer Schubkraft. Wichtig ist der richtige Partner an ihrer Seite: Entscheiden sich Steuerberater für ein Kanzleisystem, das sowohl ihr eigenes Rechnungswesen als auch das ihrer Mandanten sinnvoll digitalisiert, folgen sie einem klaren Fahrplan.
Häufige Fragen zur Digitalisierung in Steuerkanzleien
Ist die Digitalisierung meiner Kanzlei wirklich notwendig?
Ja! Der Gesetzgeber treibt die Digitalisierung voran, insbesondere mit der Einführung der E-Rechnung.
Muss ich sofort alles digitalisieren?
Nein, eine schrittweise Umstellung ist möglich. Kanzleien sollten jedoch frühzeitig starten. Viele Kanzleien beginnen mit der digitalen Belegverwaltung und bauen ihr System nach und nach aus.
Sind Cloud-Lösungen wirklich sicher?
Ja, wenn sie von seriösen Anbietern stammen. Kanzleien sollten darauf achten, dass das Rechenzentrum in Deutschland steht und alle GoBD-Anforderungen erfüllt. Moderne Cloud-Systeme bieten hohe Sicherheitsstandards, automatische Backups und Schutz vor Cyberangriffen.
Wie überzeuge ich meine Mandanten von der digitalen Zusammenarbeit?
Vorteile hervorheben: weniger Papierkram, schnellere Prozesse, sichere Archivierung und einfacher Zugriff auf Dokumente. Viele Mandanten sind zunächst skeptisch, aber sobald sie die Effizienzsteigerung spüren, möchten sie meist nicht mehr zurück.
Welche Investitionen sind notwendig?
Die Kosten variieren je nach Anbieter und gewünschtem Funktionsumfang. Es gibt sowohl All-in-One-Lösungen als auch spezialisierte Module. Viele Anbieter bieten flexible Preismodelle, oft als Abo-Lösung.
Welche ersten Schritte sollte ich gehen?
- Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und identifizieren Sie notwendige Anpassungen für die E-Rechnung.
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Wählen Sie eine geeignete Softwarelösung.
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Schulen Sie Ihr Team und Ihre Mandanten im Umgang mit den neuen Tools und der neuen Rechnungsform.
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Starten Sie mit der Integration der E-Rechnung und erweitern Sie schrittweise.
Kontaktieren Sie Ihren Software-Anbieter und fragen Sie nach Digitalisierungs-Coachings.
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Über den Autor:
Christoph Buluschek - Leiter Accountmanagement und E-Business bei Agenda