Der Fuhrpark ist im Unternehmen einer der größten Kostenverursacher. Dennoch werden die Fahrzeuge häufig nebenbei und auf Zuruf verwaltet, ohne dass vorausschauende Maßnahmen ergriffen werden können. Elektronische Lösungen vereinfachen diese zeitraubende Fahrzeugverwaltung. Eine umfassende Beratung in puncto Digitalisierung, die über die herkömmliche Buchhaltung hinausgeht, ist gerade für kleine und mittelständige Unternehmen Gold wert.
Branchenunabhängig werden im Durchschnitt bis zu acht Stunden wöchentlich für Aufgaben rund um das Thema Fuhrparkmanagement aufgewendet. Fahrtenbuch, Führerscheinkontrolle und Tankkarte sind nur einige der Themen, die behandelt werden müssen. Dazu kommt: Wenn die Fahrzeuge im Fuhrpark nicht optimal ausgelastet werden, kann dies hohe Kosten nach sich ziehen – zum Beispiel Wartungsarbeiten oder Rückführungsverträge beim Leasing. Gerade kleine und mittelständige Unternehmen (KMU), haben oft keinen ausgebildeten Fuhrparkleiter, der sich ausschließlich diesen Themen widmen kann und den Überblick behält. In der Flut der Aufgaben, wird es neben dem Alltagsgeschäft dann schnell unübersichtlich und teuer.
Effizientes Fuhrparkmanagement händisch kaum machbar
Aufgrund der zahlreichen und zum Teil versicherungstechnischen Anforderungen ist ein effizientes Fuhrparkmanagement für KMU ohne automatisierte Prozesse und professionelle digitale Unterstützung kaum stemmbar. Gerade KMU stehen im Umgang mit Dienstwagen und Poolfahrzeugen vor zahlreichen administrativen Herausforderungen. Schon bei verhältnismäßig kleinen Flotten, von beispielsweise fünf Fahrzeugen, fallen umfangreiche Prozesse an: Poolfahrzeuge müssen gebucht und Fahrzeugdokumente verwaltet werden. Die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle ist nur ein weiteres Beispiel. Intelligente Softwarelösungen fördern die optimale Fahrzeugauslastung und sparen im Tagesgeschäft kostbare Zeit. Mandanten mit Firmenfuhrparks kleiner und mittlerer Größe sind sich ihrer Einsparmöglichkeiten durch digitale Lösungen oft nicht bewusst. Eine umfassende Beratung rechtlicher und steuerlicher Themen auch im digitalen Bereich ist für KMU besonders hilfreich, um das Beste aus dem Fuhrpark herauszuholen.
Detaillierte Tankkostenabrechnung mit integrierter Tankkarte
Ein großer Punkt, in dem digitale Lösungen kleine Fuhrparks immens unterstützen können, ist die übersichtliche und fahrzeugspezifische Kostendokumentation. Der Kostendruck ist auch schon bei nur wenigen Fahrzeugen hoch. Die Kostenpunkte, die anfallen, reichen von Werkstattrechnungen, Leasing bis hin zum Tanken. Bei der Abrechnung ist es nicht nur wichtig, sämtliche Belege aufzubewahren, um den Überblick zu behalten. Besonders lohnenswert ist es, die Kosten fahrzeugspezifisch zuzuordnen, um teure Ausreißer zu erkennen. So können beispielsweise Fahrzeuge mit einem besonders hohen Kraftstoffverbrauch identifiziert und notfalls ausgetauscht werden. Ein wichtiges Hilfsmittel für solche Fälle ist eine Tankkarte. Mithilfe einer integrierten Tankkarte in einer Flottenmanagementsoftware werden die Tankkosten automatisiert abgerechnet, aufgezeichnet und dem Fahrzeug zugeordnet. So profitiert nicht nur der Fahrer von der einfachen Benutzung der Tankkarte, sondern letztendlich auch die Buchhaltung.
Einsparungspotenzial bei der Firmenwagenversteuerung
Ein besonders mühsamer Prozess, der mit der Automatisierung durch eine Software immens vereinfacht wird, ist die Firmenwagenversteuerung. Ein Fahrtenbuch ist im Vergleich zur Ein- Prozent-Methode meist kostengünstiger. Viele Unternehmer scheuen die handschriftliche Variante jedoch wegen des hohen Schreibaufwands und der Angst vor Nachzahlungen. Digitale Fahrtenbücher knüpfen an dieses Problem an und vereinfachen den fehleranfälligen Prozess: Jede Fahrt, die mit dem Firmenwagen getätigt wird, zeichnet eine kleine Hardware mit GPS-Modul im Fahrzeug automatisiert auf. In einer dazugehörigen App können auf dem Smartphone relevante Daten ergänzt werden. Der Arbeitsaufwand für Fahrer und Flottenmanager wird so erheblich minimiert. Statistiken und Reports bieten mit weiterführenden Informationen Mehrwert für die Effizienzoptimierung der Flotte.
Bei der Auswahl eines digitalen Fahrtenbuchs ist es wichtig, darauf zu achten, dass alle Kriterien, die das Finanzamt an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch stellt, gewährleistet werden. Dazu zählt beispielsweise die Manipulationssicherheit. Bei einem digitalen Fahrtenbuch umfasst dies alle nachträglichen Änderungen wie etwa die Korrektur eines Rechtschreibfehlers, die klar erkennbar in einer Änderungshistorie festgehalten werden. Änderungen dürfen nur innerhalb der 7-Tage-Frist möglich sein und Fahrten nicht gelöscht werden können.
Über die Autorin:
Anna Ziegler
Content Marketing Managerin
bei Vimcar.