Der Weg vom Papier zur App: Worauf es bei digitalen Tools zur Abrechnung von Reisekosten und Barauslagen ankommt

von Nikolai Skatchkov

Die anhaltende Corona-Pandemie hat nicht zuletzt gezeigt, wie wichtig eine langfristige Digitalstrategie in Kanzleien und Unternehmen ist, um möglichst effizient, effektiv und nun auch vorrangig digital zusammenzuarbeiten. Für einige war der Schritt von heute auf morgen ins Home-Office einfacher, denn sie hatten bereits wesentliche Prozesse digitalisiert. Für andere hingegen stellte die neue Situation eine große Herausforderung dar. Nun schreiben wir mittlerweile das Jahr 2021 – Mit nervigen Zeitfressern wie der Reisekostenabrechnung müssen sich Mitarbeitende, Buchhalter und ihre Steuerberater nicht mehr herumschlagen. Apps und digitale Software-Lösungen bieten Abhilfe und ermöglichen eine dezentrale Organisationsstruktur unabhängig vom Ort und der Zeit.

Apps und digitale Lösungen ermöglichen dezentrale Lösung

Kanzleien und Mandanten, die sich jedoch noch nie mit solchen Technologien zur komplett digitalen Abrechnung ihrer Reisekosten, Spesen und Barauslagen beschäftigt haben, stellen sich die Frage, ob sie überhaupt eine Softwarelösung für ihre Zwecke benötigen und worauf sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters achten sollen.

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Sieben Tipps zur Auswahl des richtigen Tools

1. Anwendungsbereiche überprüfen
Möchten Sie nur Spesen und Reisekosten abrechnen oder auch andere Auslagen? Gegebenenfalls bietet sich eine Software an, die alles abdecken kann - damit befänden sich alle Mitarbeiterausgaben zentral an einem Ort bzw. in einer Software und das ist für den Nutzer am einfachsten.

2. Lokalisierung(en) überprüfen
st Ihre Kanzlei bzw. Ihr Mandant nur in Deutschland tätig und hat dort seinen Geschäftssitz? Oder agieren Sie und Ihre Mandanten auch international?

3. GoBD & DSGVO Konformität der Software überprüfen
Klären Sie unbedingt, ob die Software die rechtlichen Rahmenbedingungen für Ihre Zwecke erfüllt. Anbieter für Reisekosten-Apps sollten im besten Fall über ein GoBD-Zertifikat verfügen und darüber hinaus die DSGVO erfüllen. Bei Anbietern mit Sitz in Deutschland ist dies meist einfacher.

Prozessoptimierung und Zeitersparnis pro Abrechnung

4. Verfügbare Schnittstellen zu Ihren ERP- und Buchungssystemen überprüfen
Integrationen und direkte Schnittstellen zwischen verschiedenen Softwarelösungen bieten nicht nur großen Komfort bei der schnellen Übertragung vorvalidierter Daten, sie sorgen damit auch für einen großen Hebel bei der Prozessoptimierung und Zeitersparnis pro Abrechnung. Daher sollte Ihnen der Anbieter Integrationen zu jenen Buchungssystemen bereitstellen, die Sie in der Kanzlei verwenden. Tragen Sie am besten alle benötigten Integrationen zusammen und legen Sie diese Liste Ihrer Marktrecherche zugrunde.

5. Bedienbarkeit persönlich testen
Das Design einer App oder einer anderen Software-Lösung sollte intuitiv bedienbar und erlernbar sein. Das ist das erklärte Ziel eines guten UX Designs. Die User Experience (UX) ist in der Tat ein wesentlicher Faktor. Stellen Sie sich vor, Sie haben nach langer Recherche eine Software ausgewählt und eingeführt, aber Ihre Kollegen möchten sie nicht verwenden, weil die Prozesse kompliziert und unlogisch sind? Das lässt sich ganz einfach vermeiden. Machen Sie am besten einen kostenlosen Test der Software und klicken Sie sich ein paar Mal durch die Anwendung, um sie besser kennenzulernen.

6. Implementierungsprozess und Services des Anbieters überprüfen
Wirkt der Anbieter kompetent und serviceorientiert? Wie sehen die ersten Schritte nach dem Vertragsschluss konkret aus? Gibt es einen Implementierungsplan und Onboarding-Services? Ein kompetentes Software-as-a-Service-Unternehmen stellt Ihnen einen auf Ihre Kanzlei zugeschnittenen Leistungskatalog zusammen.

7. Eventuell: Kosten-Nutzen-Analyse
Der Kostenfaktor spielt natürlich eine nicht unwesentliche Rolle. Um hier Klarheit zu schaffen, können Sie die Lizenzgebühren der Software mit der Ersparnis pro Monat oder Jahr gegenrechnen.

Der Aufwand bei der Auswahl des richtigen Reisekosten-Tools lohnt sich, wenn Sie nach einer nachhaltigen und wertschöpfenden Lösung für Ihre Kanzlei suchen. Die Vorteile von Reisekosten-Apps gegenüber konventionellen Methoden sprechen für sich:

• Belege revisionssicher archivieren
• Nachweislich schnellere Prozesse
• Echtzeit-Status pro Auslage und Bericht
• Höhere Transparenz und Übersichtlichkeit für die ganze Kanzlei
• Zugriff auf die Datensätze von überall aus und zu jeder Zeit
• Fördert dezentrale Organisationsstrukturen in Kanzleien und asynchrones Arbeiten
• Effizienzsteigerung in der Buchhaltung und im Controlling durch Automatisierung
• Fördert Nachhaltigkeit und Compliance in der Kanzlei
• Oftmals schnelle Implementierung (abhängig vom Anbieter)

Der Mehrwert für Kanzleien ist übertragbar auf Mandanten und befruchtet zudem die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der Kanzlei. Mit der Umstellung auf digitale Abrechnungsprozesse für Reisekosten und Spesen können Kanzleien erhebliche Ressourcen einsparen und sie für jene Aufgaben verwenden, die für den Unternehmenserfolg wichtig sind. In diesem Sinne lohnt sich der Blick über den Tellerrand hinaus: Arbeiten Sie noch auf Papier oder schon digital?

 

Über den Autor:

Nikolai Skatchkov
CEO & Mitgründer von Circula