Das Thema Kommunikation nimmt man oft auf die „leichte Schulter“, denn schließlich kann doch jeder von uns ein vernünftiges und überzeugendes Gespräch führen. Mit etwas Vorbereitung und Übung lässt sich aber auch diese Qualität – und vor allem das Gesprächsergebnis – deutlich steigern. Hier einige Tipps, die Sie beim nächsten Mandantengespräch beachten sollten.
Tipp 1 – Wählen Sie das Setting sorgfältig und passend zum Inhalt aus
Soll das Gespräch bei Ihnen in der Kanzlei, beim Mandanten oder in Räumlichkeiten außerhalb stattfinden? Führen Sie das Gespräch allein oder nehmen weitere Personen an der Besprechung teil? Welches zeitliche Kontingent planen Sie ein?
Die Beantwortung dieser Fragen ist sehr individuell und hängt von der jeweiligen Situation ab. Ein Gespräch in Ihrer Kanzlei ist Ihr „Heimspiel“, findet es beim Mandanten vor Ort statt, bekommen Sie vielleicht am Rande wertvolle Eindrücke und Informationen mit, die im Mandat helfen können. Gibt es Menschen, die Informationen zu dem Fall beitragen können oder mitentscheiden? Dann gehören diese von Anfang an mit an den Verhandlungstisch. Bei der Raumwahl sollten Sie immer darauf achten, dass die Räumlichkeit weder zu groß noch zu klein ist. Nur so kann eine gute persönliche Atmosphäre aufgebaut werden. Auch wenn Sie heute noch der Meinung sind, dass diese so genannten äußeren Faktoren keinen Einfluss auf das Ergebnis eines Mandantengesprächs haben, dann bedenken Sie, dass die Atmosphäre in einem Gespräch immer auch auf das Ergebnis Einfluss nimmt.
Tipp 2 – Beachten Sie die Sach- UND die Beziehungsebene
Schnell sind wir dabei, ein Mandantengespräch auf die sachliche Ebene zu heben. Denn es geht schließlich um die Beratung der Strategie, Erläuterung der Erfolgschancen oder aber Aufnahme des Sachverhalts. Studien gehen aber eindeutig davon aus, dass jedes Gespräch eine Sach- UND eine Beziehungsebene hat. Und die Beziehungsebene fast 80% der Atmosphäre eines Gespräches ausmachen soll. Wenn das so ist, dann ist ein Rezept eines besonders erfolgreichen Mandantengesprächs, am Anfang zunächst eine solide und vertrauensvolle Beziehungsebene zum Mandanten aufzubauen. Dies gelingt über Small Talk. Nehmen Sie sich also Zeit, Ihren Mandanten kennenzulernen und etwas Persönliches auszutauschen, bevor Sie zur Sachebene wechseln.
Typische Small-Talk-Themen, mit denen Sie gut ins Gespräch kommen sind zum Beispiel An- und Abreise, das Gebäude, Wetter, Reisen, kulturelle Veranstaltungen in der Stadt, Sport. Achten Sie immer darauf, dass Sie ein gemeinsames Thema finden nach dem Motto „Gleich und gleich gesellt sich gern“. Vermeiden sollten Sie dagegen Themen aus Politik, Religion, Krankheit, Tod und Geld. Auch wenn es Ihnen spannend erscheinen mag, sich gerade darüber auszutauschen, kann besonders in diesen Themen zu Differenzen führen, was dem Aufbau von Vertrauen hinderlich ist.
Tipp 3 – Setzen Sie sich ein klares Ziel
Was genau möchten Sie in dem Gespräch mit Ihrem Mandanten erreichen. Möchten Sie informieren, überzeugen, motivieren oder etwas anders? Und welche Themen möchten Sie ansprechen? Je klarer Sie Ihr Ziel definieren, desto erfolgreicher werden Sie dieses auch erreichen. Kommunizieren Sie gleich am Anfang des Mandantengesprächs das Ziel und fragen auch den Mandanten, ob er damit einverstanden ist oder ein anderes oder zusätzliches Ziel verfolgt.
Tipp 4 – Mit welchen Einwänden und Hürden müssen Sie rechnen?
Nicht jedes Mandantengespräch läuft problemlos. Vielleicht gibt es Punkte, bei denen Sie Ihren Mandanten überzeugen müssen oder die ein oder andere „schlechte“ Nachricht überbringen werden. Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Einwände Ihnen begegnen können und wie genau Sie damit umgehen wollen. Versuchen Sie, pro Gespräch nicht mehr als 2-3 kritische Punkte anzusprechen.
Tipp 5 – Gibt es emotionale Punkte?
Rechnen Sie im Gespräch mit emotionalen Punkten, die das Gespräch aufheizen oder gar scheitern lassen könnten? Überlegen Sie auch hier klug, wann und in welcher Form Sie diese Themen ansprechen. Diese sollten auf garkeinen Fall gleich zu Beginn des Mandantengesprächs genannt werden. Beginnen Sie stattdessen mit leichten Themen, die unverfänglich sind und arbeiten sich dann langsam an die etwas heikleren Themen heran. So bleibt das Ohr des Gegenübers „offen“.
Tipp 6 – Planen Sie eine Gesprächsstruktur und den Ablauf
Wie genau möchten Sie das Gespräch beginnen, welche Punkte sollen zu welchem Zeitpunkt angesprochen werden – und wie genau möchten Sie den Termin beenden. Skizzieren Sie sich einen kurzen Gesprächsleitfaden, um mit einer klaren Struktur in das Gespräch zu gehen. So haben Sie immer wieder die Möglichkeit, – wenn Sie einmal den roten Faden verlieren – zum Inhalt zurückzukehren.
Tipp 7 – Stellen Sie sich auf die Typologie Ihres Mandanten ein
Jeder Mensch kommuniziert und verhält sich anders. Reflektieren Sie in dem Gespräch, wer Ihnen genau gegenübersitzt und was das für Ihre Kommunikation bedeutet. Direkt oder eher „weich“? Schnell oder eher etwas langsamer? Was dürfen Sie an Wissen voraussetzen und welche Informationen sollten Sie unbedingt geben?
Viel Erfolg bei Ihrem nächsten Mandantengespräch!
Hinweis zur Autorin:
Carmen Schön
ist Managementberaterin, Juristencoach und Bestsellerautorin und berät, trainiert und coacht seit über 12 Jahren Anwaltskanzleien, Juristen, Führungskräfte und TOP Manager in Unternehmen zu den Themen Geschäftsaufbau, Führung, Auftritt und Wirkung sowie Verhandlungsmanagement.
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