Prozesskostenoptimierung durch Outsourcing von Schreibarbeiten in der Steuerberatungskanzlei?

von Dr. Erwin Lammenett

Steuerberater diktieren lieber, als selbst zu tippen. Das ist nachvollziehbar, spricht der Mensch doch zehnmal schneller als er schreiben kann. In so mancher Steuerberatungskanzlei ist daher das Aufkommen von zu transkribierenden Diktaten sehr hoch. Besonders wenn auch Wirtschaftsprüfungen gemacht werden. Das wirft die Frage auf, wie es um die Prozesskosten für die Abarbeitung der Diktate steht? Lohnt die Anstellung eigener Schreibkräfte, oder sind die Belastungen durch Fixkosten zu hoch? Ist eine kosteneffiziente Transkription der anfallenden Diktate über ein virtuelles Schreibbüro wirtschaftlicher? Je nach Konstellation ist die Inhouse-Bearbeitung fast doppelt so teuer, wie ein Outsourcing. Ein Rechenmodell:

Gegenüberstellung der Kosten und Rechenmodell

Bei outgesourcten Schreibdienstleistungen fallen in der Regel keine Fixkosten an. Es ist also naheliegend, bei einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf den Preis pro 1000 Zeichen abzustellen und dann die beiden Werte miteinander zu vergleichen. Bei einem Prozesskostenoptimierung durch Outsourcing von Schreibarbeiten in der Steuerberatungskanzlei? externen Schreibbüro kann der 1000-Zeichen-Preis auf der Webseite abgelesen werden. Günstige Preise im 48-Stunden-Modus liegen bei 1,39 Euro pro 1000 Zeichen.

Im Vergleich dazu muss bei der Berechnung des 1000-ZeichenPreises für eine fest angestellte Kraft eine umfassende Rechnung angestellt werden. Letztlich müssen hier nicht nur direkt zurechenbare Lohnkosten, sondern auch Lohnnebenkosten, Urlaub, Krankheit und anteilige Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes berücksichtigt werden. Wer weiß das besser als ein Steuerberater? Laut dem Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit verdienen Steuerfachangestellte im Schnitt 2.621 Euro brutto im Monat, das sind 31.452 Euro brutto im Jahr. Hinzu kommen die Nebenkosten in Höhe von 20 Prozent. Es ergeben sich also Jahreskosten in Höhe von 37.742 Euro. Hinzu kommen die Kosten für die Einrichtung eines Arbeitsplatzes, die anteiligen Kosten für die Büromiete (200 Euro) und ggf. noch anteilige Betriebskosten (20 Euro), wie Strom und Heizung. Die Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes kalkulieren wir mit 2.400 Euro. Diese werden über fünf Jahre abgeschrieben. Es ergeben sich dann Jahresgesamtkosten in Höhe von 40.862 Euro. Demgegenüber steht eine theoretische Arbeitsleistung pro Jahr von 1704 Stunden (365 Tage – 104 Samstage und Sonntage, – zwischen 9 und 13 Feiertagen, – 20–30 Tage Urlaub, – durchschnittlich 10 Krankheitstage). Somit bleiben, je nach Bundesland und Arbeitsvertrag, zwischen 213 und 232 Arbeitstage übrig.

Gehen wir nun davon aus, dass eine Schreibleistung von 200 Anschlägen2 pro Minute erreicht wird und eine effektive Produktivität während der Arbeitszeit von 70 Prozent, so ergeben sich 14.313.600 Zeichen im Jahr. Gerade in kleineren und mittleren Steuerberatungskanzleien werden die anfallenden Diktate von den dort arbeitenden Sekretariatskräften oder jüngeren Steuerfachangestellten „mitgemacht“. Daher konzentrieren wir uns bei dieser Betrachtung auf diese.

Errechnet man aus den genannten Daten einen 1000-ZeichenPreis für die Inhouse-Transkription von Diktaten, so ergibt sich ein Wert von 2,87 Euro. Dem gegenüber steht ein Wert im Outsourcing von 1,39 Euro im 48-Std.-Service bzw. 1,85 Euro im 4-Stunden Service. Outsourcing ist also deutlich wirtschaftlicher. Geht man vom günstigsten Preis im Outsourcing aus, so ist die Inhoue-Bearbeitung fast doppelt so teurer. Selbst wenn unter den genannten Bedingungen die Inhouse-Kraft eine Schreibleistung von 300 Zeichen pro Minute erreicht, ist aufgrund der Fixkostenbelastung ein Outsourcing noch günstiger.

Modellrechnung

Diese Modellrechnung gilt natürlich nicht für jeden Steuerberater und jede Steuerberatungskanzlei. Die Rahmenbedingungen sind bisweilen sehr unterschiedlich (z.B. neun Feiertage vs. 13, je nach Bundesland oder 13 Gehälter, anstatt zwölf). Daher empfiehlt sich eine Einzelfallbetrachtung. Beispielsweise mittels einer parametrisierte Excel-Tabelle. Dort können individuelle Werte eingegeben werden. Der Vergleich in „Kosten pro 1000 Zeichen“ kann unmittelbar abgelesen werden.

Nicht nur die Kosten spielen eine Rolle

Unabhängig von der rein wirtschaftlichen Betrachtung spielen in der Praxis auch persönliche Präferenzen bei der Entscheidung für oder gegen ein Outsourcing von Schreibarbeiten eine Rolle. Für manche Steuerberater ist der persönliche Kontakt zur Schreibkraft wichtiger, als die Kosten. Ohne Zweifel ist der persönliche Kontakt beim Outsourcing an eine externe Schreibkraft nicht ohne weiteres möglich. Gegner des Outsourcings bemängeln die physische Distanz zur Schreibkraft. Allerdings haben viele Kanzleien aufgrund der Corona-Krise mittlerweile auch Learnings in Bezug auf die Arbeit im Homeoffice gemacht. Wenn auch gezwungenermaßen. Letztlich ist eine externe Schreibkraft ja nichts anderes als ein Mitarbeiter im Homeoffice. Wegen Corona (oder sollte ich schreiben dank Corona), ist Homeoffice salonfähig geworden. Es gibt sogar Unternehmen, die denken laut darüber nach, Bürofläche frei zu setzen, um Mietkosten zu sparen, weil sie festgestellt haben, dass die Mitarbeiter mit gleicher Produktivität im Homeoffice arbeiten. Insofern hat die Corona-Krise sicherlich den Befürwortern des Outsourcings von Schreibarbeiten Argumente geliefert.

 

Über den Autor:

Dr. Erwin Lammenett
Digital-Experte der ersten Stunde,
mehrfacher Buchautor und Berater
für Online-Marketing