In den vergangenen Jahren stapelte sich immer mehr Arbeit auf den Schreibtischen von Steuerkanzleien. Noch immer spüren sie die Auswirkungen der Corona-Krise. Auch der zunehmende Fachkräftemangel macht ihnen zu schaffen. Daher suchen Steuerberater nach Möglichkeiten, maximal effizient zu arbeiten.
Die große Frage: Löhne selbst machen oder outsourcen?
Gerade im Bereich der Lohnabrechnung stellen sich Kanzleien die Frage: Soll ich die Löhne selbst abrechnen oder auslagern? Welcher Weg für die Steuerkanzlei der richtige ist, hängt von individuellen Faktoren ab. Ein fiktives Beispiel zeigt, welche Gründe für die Wahl der jeweiligen Option sprechen.
Die Mitarbeiterzahlen der Baufirma Gebauer schwanken sehr. Aufgrund von Verpflegungspauschalen, Reisekosten und Tarifverträgen sind die Löhne komplex. Zudem zahlt Harald Gebauer seinen Mitarbeitern wie im Bau üblich Saison-Kurzarbeitergeld, Zuschuss-Wintergeld oder Erschwerniszulagen. Für die Lohnabrechnung hat das Unternehmen die Steuerkanzlei Huber engagiert. Die Zusammenarbeit klappt seit Jahren reibungslos. Für Huber ist das Mandat Gebauer attraktiv: Er betreut die Firma in allen betriebswirtschaftlichen Belangen und profitiert finanziell vor allem beim Jahresabschluss. Die Lohnabrechnung ist ein lästiger Beiläufer: Sie kostet Kapazitäten und bringt wenig Ertrag. Für die Steuerkanzlei ist sie jedoch der Schlüssel zum Erfolg, da sich Gebauer eine Komplettbetreuung wünscht. Huber überlegt, wie er mit den Lohnabrechnungen fortfährt.
Darum rechnet Kanzlei Huber selbst ab
Huber hat mit seiner Kanzleisoftware den Überblick über alle Informationen seines Mandanten. Bearbeitet der Steuerberater die Löhne selbst, profitieren sowohl Huber als auch Gebauer von der ganzheitlichen Betreuung. Die Kanzlei kann die wirtschaftliche Lage des Unternehmens komplett abbilden. Sprich: Sie ist das zentrale Controlling für die Baufirma – und damit der wichtigste Ansprechpartner für den Mandanten, wenn es um erfolgreiche Steuerung des Unternehmens geht. Erledigt Huber die Lohnabrechnung selbst, stellt er die Qualität seiner Dienstleistung sicher. Er kann dem Mandanten weiterhin zu Löhnen und sonstigen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen umfassend beratend zur Seite stehen. Gebauer profitiert von einem zentralen Ansprechpartner, dessen Qualität er kennt und dem er vertraut. Zudem gewährt die Kanzlei Dritten keinen Zugriff auf vertrauliche Informationen. So stellt Huber sicher, dass er datenschutzrechtliche Vorgaben einhält.
Darum lagert Kanzlei Huber die Lohnabrechnung aus
Lohnabrechnungen wie beispielsweise im Bau erfordern speziell geschulte Mitarbeiter. Diese müssen ihre Kenntnisse stets aktuell halten. In Zeiten des Fachkräftemangels bindet das viele Ressourcen in der Kanzlei. Deswegen überlegt Huber, ob er das Lohnmandat an einen Dienstleister auslagert. Externe Experten kennen alle Besonderheiten im Baulohn. Huber vermeidet dadurch betriebliche Risiken, die z. B. durch Systeme oder interne Prozesse entstehen, und spart wertvolle Zeit. Trotzdem bleibt Gebauer sein Mandant und Huber kann sich mit lukrativen Tätigkeiten wie z. B. dem Jahresabschluss beschäftigen. Mit externen Dienstleistern wie Agenda ändert sich für den Mandanten wenig: Gebauer verfügt über einen Ansprechpartner, an den er sich weiterhin bei Fragen wenden kann. Seine Mitarbeiter erhalten die Lohnabrechnungen pünktlich und gesetzeskonform. Huber hat nach wie vor auf alle Daten seines Mandanten Zugriff. Der einzige Unterschied ist, dass er sie nicht selbst erzeugt. Vorteil für Huber: Verfügt er über einen zuverlässigen Lohndienstleister, bei dem der Preis stimmt, verdient der Steuerberater über eine entsprechende Marge häufig dennoch an der Lohnabrechnung. Beispiel: Der externe Dienstleister verlangt 15 Euro pro Lohn, der Steuerberater verrechnet wie gewohnt 25 Euro. So bleiben Huber 10 Euro pro Abrechnung über.
Fazit
Huber steht vor der Wahl: Löhne selbst machen oder an einen Experten auslagern. Beide Varianten bringen Vorteile mit sich. Rechnet Huber eigenständig ab, behält er die Fäden in der Hand und stellt die Zufriedenheit seines Mandanten zu 100 Prozent selbst sicher. Lagert Huber die Abrechnung aus, gewinnt er wertvolle Zeit, die er in lukrative Tätigkeiten investieren kann. Letzten Endes entscheidet allein der gewählte Dienstleister über den Erfolg des Outsourcens. Ist dieser kompetent und zuverlässig, kann Huber nur gewinnen.
Sie stehen vor der Entscheidung, ob Sie Ihre Löhne – ob im Bau, in der Gastronomie oder einer anderen Branche – selbst machen, oder an einen Dienstleister auslagern? Wir haben eine Checkliste vorbereitet, die Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützt:
Interne Ressourcen
- Welche Qualifikationen bringen Ihre Mitarbeiter mit, um die Abrechnung effizient und korrekt abzuwickeln?
- Welche Funktionen benötigt Ihre Software, um eine problemlose interne Abwicklung zu garantieren?
Kosten-Nutzen-Analyse
- Wie hoch sind Ihre Kosten für die interne Lohnabrechnung im Vergleich zu den Kosten eines externen Dienstleisters?
- Welche indirekten Kosten (z. B. Schulungen, Softwareanschaffungen) müssen Sie bei der internen Abwicklung berücksichtigen?
Mandantenanforderungen
- Inwiefern sind Ihren Mandanten der persönliche Kontakt und die individuelle Betreuung wichtig?
- Wie wichtig ist Ihren Mandanten, dass sie alle Leistungen aus einer Hand erhalten?
Technologische Infrastruktur und Datenschutz
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Infrastruktur den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entspricht?
- Welche Maßnahmen haben Sie implementiert, um die IT-Sicherheit und den Schutz der sensiblen Daten Ihrer Mandanten zu gewährleisten?
Risiko- und Haftungsbewertung
- Welche Risiken und Haftungen sehen Sie bei der internen Abwicklung der Lohnabrechnung?
- Welche Haftungsbedingungen und Versicherungen bieten externe Dienstleister im Schadensfall?
- Welche Anforderungen haben Sie in Bezug auf Leistungen eines Lohndienstleisters?
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Über den Autor:
Michael Degel - Produktmanager für Lohn-Outsourcing bei Agenda