Zukunftsfähig dank Outsourcing

Interview mit Jan Siebenmark von der abinitio Steuerberatungsgesellschaft

Im Interview mit Bernhard Graßecker von der StB|VS erklärt Jan Siebenmark, von der abinito Steuerberatungsgesellschaft, wie er dem Fachkräftemangel entgegenwirkt und welche Vorteile Outsourcing bietet.

Der Fachkräftemangel stellt viele Kanzleien vor ein großes Problem. Wie gehen Sie damit um?

Wir sind personell gut aufgestellt. Das ist in der Steuerberaterwelt eine absolute Ausnahme, dennoch nehmen wir momentan keine weiteren Mandanten an. Wir möchten nicht nur die Steuerverwaltung unserer Mandanten übernehmen, sondern auch ihre Tätigkeit und Zukunftspläne kennen, um ihnen eine passende Beratung anzubieten und gemeinsam Gestaltungsideen zu entwickeln.

Wie haben Sie es geschafft gutes Personal zu finden?

Wir sind über Stellenportale schnell fündig geworden. Das liegt zum einen daran, dass wir auf eine moderne, gut sichtbare Außenwirkung achten, zum anderen schreiben wir Teamzusammenhalt groß. In Daily „StandUps“ besprechen wir mit den Mitarbeitern kanzleiinterne Themen, wie den Auftragsstand oder die nächsten Digitalisierungsschritte. Wir reden aber auch über den Gemütszustand unserer Mitarbeiter und planen gemeinsame Aktivitäten. Das ist uns wichtig, um das Teamgefühl hochzuhalten. Es beginnt mit der Wertschätzung und gutem Betriebsklima und wird über die Ausstattung unserer Mitarbeiter weitergeführt: Moderne Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen und drei Bildschirmen, der Einsatz von digitalen Tools und Homeoffice-Angebote. Dank der Digitalisierung ist die räumliche Distanz gar kein Problem mehr. Das gilt auch für unsere Mandantschaft: Sie kommt nicht nur aus Bremen, sondern auch aus der Eifel, Thüringen, Berlin und Hamburg.

Sie können also Mandanten von überall annehmen, haben aber dennoch einen Mandanten-Annahmestopp verhängt?

Die Mandanten stehen bei mir, wie auch bei allen anderen Steuerberatern, Schlange, aber Mitarbeiter sind ein rares und unser wertvollstes Gut. Das hat zu dem anhaltenden Trend geführt, dass Steuerberater eher Mandanten freisetzen, als ihre Mitarbeiter zu überlasten. Das Ziel ist Mitarbeiter zu schonen und effizient einzusetzen. Da sehe ich beispielsweise eine Verrechnungsstelle als ein sehr gutes Instrument ressourcenbelastende Tätigkeiten, wie das Honorarmanagement, auszulagern.

Welche Bereiche, neben dem Honorarmanagement, haben Sie noch ausgelagert?

Intern können wir anhand der Digitalisierung und mithilfe von verschiedenen digitalen Tools einzelne Aufgaben auslagern. Das Einsetzen einer Cloud-Plattform für eine einfache Zusammenarbeit zwischen der Kanzlei und den Mandanten oder ein Tool für betriebswirtschaftliche Auswertungen sorgen für ein effektiveres, zukunftsfähiges Arbeiten.

Wie gehen Sie Outsourcing-Prozesse in der Kanzlei an?

Wir, die Kanzleileitung, sind meistens auf den Messen unterwegs und fungieren als Ideenbringer, holen die Mitarbeiter aber früh ins Boot, kommunizieren klar den gewünschten Nutzen und bitten sie das Tool zu testen. Das Feedback unserer Mitarbeiter bestimmt dann, wie es weitergeht. Sind die Mitarbeiter zufrieden und berichten von einem positiven Einfluss auf die Kanzleiprozesse, führen wir es ein. Die Mitarbeiter mit einzubinden ist wichtig, um sie nicht auf der emotionalen Ebene und infolgedessen im Angestelltenverhältnis zu verlieren.

Viele Steuerberater sind skeptisch gegenüber dem Outsourcing von Bereichen, wie dem Honorarmanagement. Was würden Sie diesen Kanzleiinhabern sagen?

Das stimmt, viele Steuerberater denken, sie können es den Mandanten nicht zumuten, scheuen die Kosten und den anfänglichen Mehraufwand. Und dazu kann ich sagen, so habe ich früher auch gedacht: Vor drei Jahren war ich nicht begeistert, dass mein Partner Herr Tiedt darauf gedrängt hat, unser Honorarmanagement auszulagern. Ich war der Meinung, dass ich das nebenbei betreuen kann. Aber nach einiger Zeit häufte sich der Mehraufwand und die unbezahlten Rechnungen und so haben wir es mit der Steuerberater Verrechnungsstelle versucht und es hat super funktioniert: Unsere Liquidität war zu jeder Zeit gegeben und die Mandanten begleichen die Rechnungen auf einmal unkompliziert und schnell. Die wenigen Mandanten, die es nicht tun, weise ich auf die flexiblen Zahlungsmöglichkeiten hin. Mandanten, die zuvor Lastschriftmandate abgelehnt haben, richten diese bei der Verrechnungsstelle nun freiwillig ein und das ist natürlich ein großer Gewinn für beide Seiten.

Das Outsourcing ist also nicht nur ein Service für die Mandanten, sondern auch für Sie und Ihre Mitarbeiter?

Absolut! Es ist bei der Zusammenarbeit essenziell für uns, dass unsere Mitarbeiter, aber auch wir als Kanzleileitung entlastet werden. Unsere Mitarbeiter können sich auf ihre Haupttätigkeit konzentrieren und werden auch dadurch entlastet, dass ich viel mehr Zeit für sie und die Mandanten habe. Das Outsourcing des Honorarmanagement war somit für uns alle eine Riesenentlastung. Es ist ein entspannteres Arbeiten und man sieht die geleistete Arbeit gleich auf dem Konto.

Hinweis zu den Interviewpartnern:

Bernhard Graßecker
ist Mitglied der Geschäftsleitung der Steuerberater Verrechnungsstelle StB|VS.

Jan Siebenmark
ist Mitinhaber der abinitio Steuerberatungsgesellschaft mbH und seit 2020 Kunde der StB|VS.