Ineffiziente Prozesse wegdigitalisieren – Corona sei Dank?

von Christoph Buluschek

Die Corona-Pandemie hat die Wirtschaft in einigen Bereichen in die digitale Welt hinein gezwungen. Wer in einer Zeit, in der physische Begegnungen unmöglich waren, überleben wollte, benötigte schnelle und unbürokratische digitale Lösungen. So auch Steuerkanzleien.

Ihr Fazit heute: Der Sprung ins kalte Wasser hat sich gelohnt. Vor allem in puncto Zeitersparnis und Hinterfragen altgedienter Gewohnheiten. Eine Rückkehr zum alten Kanzleialltag kommt für die meisten nicht mehr in Frage. Die Pandemie ging für Steuerberater mit einem riesigen Mehraufwand einher. Plötzlich mussten Kanzleimitarbeiter Kurzarbeitergeld abrechnen – ohne mit dem Thema zuvor je in Berührung gekommen zu sein.

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Die überstürzte Mehrwertsteuersenkung sorgte für noch mehr Arbeit. Und zu guter Letzt durften Unternehmen die neuen Überbrückungshilfen nur über den Steuerberater beantragen – was in vielen Kanzleien für einen Mandantenzuwachs sorgte. Für den Umsatz war das positiv.

Die Kehrseite der Medaille: Viele Kanzleien waren hoffnungslos überlastet und das, wo es der Branche ohnehin schwerfällt, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Und die Herausforderung Homeoffice kam noch obendrauf.

Der Zwang zur Digitalisierung eröffnet neue Wege der Zusammenarbeit

Auf einmal wurden scheinbar banale Fragen zum echten Problem: Wie kommt die Mandantenpost zum Bearbeiter, wenn sowohl Mandant als auch Mitarbeiter im Homeoffice sind? Wie kommt die Kollegin an wichtige Mandantenunterlagen, wenn jemand anderes die Akte zur Bearbeitung bei sich zu Hause hat? Und, noch viel grundlegender: Verfügt die Kanzlei überhaupt über die nötige IT-Ausstattung, um alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken?

Effizient den Alltag bewältigen, sowohl in der Kommunikation mit dem Mandanten als auch in der Zusammenarbeit mit anderen Kanzleien: Beinahe zwei Jahre später stellen Kanzleien fest, dass sie von dem Digitalisierungsschub profitiert haben.

Digitalisierung – jetzt aber richtig

Drei Faktoren spielen bei der Wahl der Software eine wichtige Rolle, damit eine digitale Steuerkanzlei funktioniert.:

1. Ein Kanzleisystem, auf das Steuerberater und Mitarbeiter überall zugreifen können.

2. Sichere digitale Wege zum Austausch von Belegen und Dokumenten mit dem Mandanten.

3. Eine Software, die intuitiv zu bedienen ist und über verlässlich erreichbare Ansprechpartner verfügt. Das ist vor allem bei häufigen Änderungen in der Gesetzgebung wichtig.

Homeoffice – dank eines ortsunabhängigen Kanzleisystems

Maximale Flexibilität und Ortsunabhängigkeit bieten heutzutage Cloudlösungen. Mit einer ASP-Lösung (Application Service Providing) holen Berater ihr komplettes Kanzleisystem in die Cloud. Der Berater und seine Mitarbeiter wählen sich über eine verschlüsselte Verbindung auf einem externen Server ein und benutzen die Software in der dortigen IT-Umgebung. Homeoffice, Arbeiten beim Mandanten vor Ort oder wie gewohnt in der Kanzlei – mit ASP haben sowohl die Mitarbeiter als auch der Steuerberater selbst die Wahl.

Pendelordner adieu: Belege in der Cloud buchen

Auch in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten dient die Cloud als wichtige Schnittstelle. Als physische Besuche im Lockdown schlichtweg nicht erwünscht waren, ersetzte das Digitale Belegbuchen den Pendelordner. Der Mandant lädt dabei sämtliche Belege in die Mandanten-Cloud. Die Belege durchlaufen automatisch eine integrierte Texterkennung, die alle wichtigen Informationen ausliest (Rechnungsdatum, -betrag, -nummer).

Die Software erzeugt daraufhin Buchungsvorschläge, die der Steuerberater per Mausklick übernehmen kann. Manuelles Eintippen ist damit Geschichte. Der Vorteil für den Berater: Die Buchung ist direkt mit dem Beleg in der Cloud verknüpft. Der Mehrwert für den Mandanten: Dank Volltextsuche verfügt er über ein komfortables digitales Belegarchiv.

Kommunizieren, ohne viel zu kommunizieren

Wenn die Kommunikation mit dem Mandanten pandemiebedingt an ihre Grenzen stößt und der Telefonhörer als Medium nicht mehr ausreicht, müssen Kanzleien das Thema pragmatischer denken. Genauer gesagt, benötigen sie ein Tool, mit dem sie Dokumente elektronisch und ohne viel Aufwand mit ihrem Mandanten austauschen und diese auch unterschreiben lassen können.

Auch hier ist das Mandanten-Cloud-Portal Gold wert. Beispielsweise zeichnet der Mandant den Jahresabschluss bequem im Portal online frei. Die Auswertungen stellt die Kanzlei als Download bereit und das Tool benachrichtigt sowohl den Mandanten als auch den Berater automatisch per E-Mail, sobald es in der Cloud neue Informationen gibt. Mit der Kanzleisoftware für alle Überraschungen gewappnet Die Krise hat gezeigt: Digitale Kanzleien waren klar im Vorteil. Wer den Mut hatte, Arbeitsprozesse digital zu denken, wurde belohnt. Mit Handlungsfähigkeit, mehr Effizienz und auch mit Mandanten, die der Veränderung offen gegenüberstanden – und für die eine elektronische Zusammenarbeit jetzt zum Alltag gehört.

Und eines ist sicher: Der Digitalisierungs-Trend geht auch nach Corona weiter. Die öffentliche Hand wird die Transformation weiter vorantreiben. Aktuelles Beispiel ist die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Kanzleien müssen ihre Prozesse weiter darauf ausrichten, und sich dabei auf einen Software-Partner verlassen können, der diese Entwicklungen mit abbildet.

 

Über den Autor:

Christoph Buluschek
Abteilungsleiter im Account-Management
bei Agenda
Experte für digitale Prozessoptimierung
in Steuerkanzleien