Steuerberater sind mit wachsenden Anforderungen durch gesetzliche Regularien, den sensibleren Umgang mit personenbezogenen Daten, dem Fachkräftemangel, aber auch mit einer immer vielfältigeren Mandantschaft konfrontiert. Umso mehr müssen sie Verhältnis und Zusammenarbeit mit Mandanten möglichst eng und optimiert gestalten, um alle Themen stets zu berücksichtigen und keine Prozesslücken zu riskieren. Hierzu bedienen sich viele Steuerberater bereits eines Mandantenportals, welches mit der Kanzleilösung integrativ auf gesichertem Weg kommuniziert und dem Mandanten Lösungswege für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bereitstellt. Zusätzlich berücksichtigen diese Lösungen auch die geordnete Belegablage. Der Mandant muss sich somit neben der Programmbedienung weniger Gedanken um Gesetzliches machen, denn dafür hat er seinen Steuerberater.
Welche Vorteile bietet so ein Mandantenportal eigentlich in der Zusammenarbeit und wie überzeugt man den Mandanten, solch ein Portal zu nutzen? Beide Fragen hängen zusammen, denn die Vorteile sind schnell ersichtlich und bilden die Basis, um den Mandanten für die Nutzung zu begeistern – für den Steuerberater ist es ohnehin klar, dass er Nutznießer ist, wenn ein Mandant ein Mandantenportal einsetzt: Er profitiert bei der täglichen Arbeit direkt von der Zuarbeit des Mandanten in Form von Daten und Belegen.
Welche Möglichkeiten und Nutzen ein Mandantenportal konkret bietet und welche Mandanten für die Nutzung prädestiniert sind, stelle ich anhand von drei Beispielen unterschiedlichen Digitalisierungsgrades vor.
1. Erleichterte Zusammenarbeit bei geringem Digitalisierungsgrad: Digitaler Belegaustausch
Der erste Schritt für den sinnvollen Einsatz eines Mandantenportals ist es, den Mandanten zu überzeugen, seine Belege digital einzuliefern, denn die Portale verfügen stets über die Möglichkeit des digitalen Belegtransfers. Im Gegenzug sollten wiederum dem Mandanten Auswertungen digital zur Verfügung gestellt werden.
Hieraus ergeben sich Vorteile für beide Seiten: Durch die Digitalisierung der Belege auf Mandantenseite spart die Kanzlei Zeit und der Mandant spart sich den Weg zum Steuerberater oder den Versand per Post. Hinzu kommt, dass bei bereits digitalen Belegen der Zeitaufwand des Scannens und Hochladens komplett entfällt. Dadurch, dass die Belege direkt in der Kanzlei vorliegen, können beispielsweise relevante Auswertungen schneller bereitgestellt und durch den digitalen Versand Zeit und Kosten eingespart werden.
2. Intensivere Zusammenarbeit mit höherem Digitalisierungsgrad: Vorerfassungsmöglichkeiten in Lohn- und Finanzbuchhaltung
Mandantenportale bieten in der Regel Lösungen für die Büroorganisation. Das heißt, dass es Möglichkeiten zur Vorerfassung für den Mandanten gibt. Dabei können etwa Rechnungsein- und -ausgänge erfasst und daraus SEPA-Zahlungen in verschiedenen Ausprägungen generiert werden, um schließlich offene Rechnungen zu begleichen. Im Lohnbereich wiederum existieren häufig Erfassungsmöglichkeiten für Zeiten und Beträge sowie für die Erfassung geänderter Stammdaten bis hin zur Sofortmeldung durch den Mandanten. Kanzleien, die Mandanten dazu bewegen wollen, solche Lösungen zu nutzen, müssen natürlich plausibel darlegen, wo die Effizienzgewinne liegen und wie sich das auf die Kostenstruktur des Mandatsverhältnisses auswirkt. In der Regel überwiegt die Zeitersparnis in der Kanzlei so stark, dass man dem Mandanten bei den monatlichen Gesamtkosten entgegenkommen kann. Sollten also Effizienzgewinne in der täglichen Arbeit den Mandanten nicht überzeugen, dann schlägt das Argument „Kostenreduktion“ bestimmt.
3. Zusammenarbeit mit Branchenlösungen: Der digitale Mandant
Die Digitalisierungsstrategien von Kanzleien sind längst nicht mehr auf alle Mandanten übertragbar: Aufgrund der Einführung von Online-Plattformen und cloudbasierter Branchenanwendungen haben viele Unternehmer bereits einen hohen Digitalisierungsgrad erreicht. Um solche Digitalisierungsforderungen zu bedienen, reicht es nicht aus, nur den Prozess „Steuerberater zu Mandant“ abzubilden. Die Herangehensweise bei solchen Mandanten ist eine andere, da deren Erwartungshaltung eine andere ist. Das gilt etwa für einen Mandanten, der seine eigenen Lösungen verwendet, oder Online-Shops betreibt – hier sind die Daten bereits vorhanden und können ohne weiteres an den Steuerberater übertragen werden. Diese Anforderungen können moderne Mandantenportale ebenfalls bedienen, indem sie sich an die Branchenlösungen der Mandanten „andocken“ und strukturierte Daten und, wo vorhanden, das dazugehörige Belegbild abrufen. Diese werden direkt in der Finanz- und/oder Lohnbuchhaltung weiterverwertet. Anschließend obliegt der Kanzlei die fachliche Prüfung samt Korrekturen und Ergänzungen, sie erledigt die Elstermeldungen und die UStVA für den Mandanten und lässt ihm seine Auswertungen direkt digital zukommen.
Fazit
Mandantenportale müssen den Anforderungen unterschiedlicher Mandantentypen gerecht werden: Vom einfachen Mandanten mit geringen Belegaufkommen über den digital affinen Mandanten, der mitarbeiten möchte, bis hin zu den voll digitalisierten Mandanten, die eigene Branchenlösungen oder Shopsysteme verwenden. Für jeden dieser Mandantentypen kann das Mandantenportal die Lösung sein
Für Kanzleien ist es besonders vorteilhaft, Mandantenportale einzusetzen, da sie sich einerseits als moderne Steuerberater platzieren – was ein Wettbewerbsvorteil ist, wenn andere Berater solche Services nicht anbieten. Andererseits profitiert die Kanzlei immer von einer Kosten- und Zeitersparnis, wenn ein Mandant ein Mandantenportal nutzt.
Letztendlich sind Mandantenportale, die zu einer Steuerberaterlösung gehören, nicht nur gute Lösungen im Rahmen der eigenen Digitalisierungsstrategie. Stattdessen sind sie wertvoll für die Mandatsgewinnung, für die Mitarbeiterentlastung durch die Zuarbeit des Mandanten und für die Mitarbeitergewinnung durch die Positionierung als moderner Arbeitgeber.
Über den Autoren:
Bernhard Lang
ist Lead Product Manager bei Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland.
Der Beitrag erschien erstmals im Themenschwerpunkt "Tax goes Digital" in der DStR 40/22.