Mit Digitalisierung gegen Kanzlei-Mythen im Steuerberateralltag

Digitale Hilfsmittel am Arbeitsplatz
von Christoph Buluschek

Wer kennt dieses Phänomen nicht? Was gefühlt gestern noch gang und gäbe war, ist heute oftmals schon ein alter Hut. Auch in Steuerkanzleien halten sich veraltete Glaubenssätze hartnäckig. Wer sich dadurch ausbremsen lässt, dem entgehen wertvolle Gewinnchancen und der verhindert eine profitablere Arbeitsweise in der Kanzlei – ein Fehler, den sich viele Kanzleien aufgrund des Fachkräftemangels und steigenden Arbeitsaufwands nicht leisten können. Doch es gibt Mittel und Wege, eine Steuerkanzlei zukunftssicher aufzustellen. Dafür lohnt es sich, das Thema Digitalisierung genauer zu betrachten. So gewinnen Kanzleien eine neue Perspektive auf eingefahrene Gewohnheiten und optimieren ihre Prozesse.

Mythos: „Wenn ich mehr leisten will, brauche ich mehr Mitarbeiter."

Stichwort Grundsteuer oder Energiepreispauschale: Der Gesetzgeber erlegt Kanzleien stetig mehr Aufgaben auf. Zudem benötigen wachsende Mandate eine immer intensivere Betreuung. Für viele Kanzleien sind neue Mitarbeiter die Lösung für diesen Mehraufwand. Allerdings ist das in Zeiten des Fachkräftemangels ein schwieriges Unterfangen.

Fakt: Leistungssteigerung ist mit bestehendem Personal möglich

Erfolgreiche Steuerkanzleien setzen auf ihr vorhandenes Team und sorgen für effizientere Arbeitsabläufe. Großes Potenzial zur Zeiteinsparung bieten Buchhaltungsprozesse, wenn sie komplett digital mit einer professionellen Software abgewickelt werden. Für die Realisierung holen sie sich digitales Know-how ins Haus, und zwar in Form von tiefgehenden Online-Seminaren für ihr Personal. Eine weitere Leistungssteigerung ist durch Remote Work möglich. Mitarbeiter sind nachweislich produktiver, wenn sie ihren Arbeitsplatz flexibel wählen können. Oft nutzen sie sogar die gewonnene Zeit – wie die des Pendelns – zusätzlich für ihre Arbeit, wenn sie im Homeoffice tätig sind.

Mythos: „Der Lohn lohnt sich nicht.“

Viele Kanzleien bieten die Lohnabrechnung nur an, weil Mandanten aus einer Hand betreut werden möchten und diese Leistung fordern. Des Geldes wegen machen sie das nicht. Laut einer Befragung von Steuerkanzleien sind 88 Prozent der Meinung, dass der Lohn kein lukratives Geschäft sei. Was aber, wenn es sich dabei um einen unbegründeten Glaubenssatz handelt?

Fakt: Lohnbuchhaltung ist ein Gewinnfaktor

Wenn Steuerkanzleien für durchgängig digitale Prozesse ohne Systembrüche sorgen, können sie diese massiv beschleunigen. Verwenden sie eine zertifizierte Software, erstellen sie beispielsweise Bescheinigungen automatisiert und ohne manuelle Arbeiten und sparen dadurch bis zu 30 Minuten. In der eingesetzten Software selbst steckt ebenfalls Einsparpotenzial. Oftmals ist die Einführung einer Lohnsoftware als Zweitsystem günstiger als das bestehende Kanzleisystem. Die parallele Nutzung funktioniert sehr gut, denn moderne Systeme verfügen meist über verschiedene Schnittstellen.

Mythos: „Die Cloud ist nicht sicher.“

Obwohl gerade in Deutschland die höchsten Sicherheitsstandards gelten, hält sich dieser Mythos hartnäckig. Steuerkanzleien speichern die hochsensiblen Daten ihrer Mandanten immer noch lieber auf lokalen Servern als in Rechenzentren – schließlich haben so nur sie und die wichtigsten Mitarbeiter Zugriff. Aber ist diese Methode wirklich sicherer? Oder lassen sich Kanzleien dadurch nicht jede Menge Chancen entgehen?

Fakt: Die Cloud sichert die Geschäftsgrundlage

Speichern Steuerkanzleien ihre Daten in einem deutschen Rechenzentrum, sind diese sicher vor Bränden oder Überschwemmungen und die Kanzlei kann trotz eines dadurch entstandenen Schadens weiter fortbestehen. Auch gegen Hackerangriffe sind sie besser geschützt – denn die Daten und Übertragungen sind verschlüsselt. Zudem simulieren Experten regelmäßig Katastrophen und sind somit auf den Worst Case vorbereitet. Diverse Zertifizierungen und die strengen Datenschutzvorschriften am Standort Deutschland geben Kanzleien eine gute Orientierung bei der Auswahl eines passenden Cloud-Anbieters.

Fakt: Die Cloud steigert die Effizienz

Kanzleien, die auf Cloud-Lösungen setzen, verbessern die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten. Diese lässt sich damit nämlich um ein Vielfaches bequemer abbilden. Man nehme als Beispiel das Freizeichnen von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Ohne Cloud versenden Steuerberater diese umständlich per Post oder unsicher per E-Mail an ihre Mandanten, oder sie vereinbaren einen Termin dafür. Mit Cloud-Anwendungen klappt das Freizeichnen hingegen innerhalb von zwei Minuten per Mausklick.

Steuerkanzleien entmythisieren und zukunftssicher aufstellen

Lösen sich Kanzleien von veralteten Glaubenssätzen und setzen dahingegen vermehrt auf digitale Prozesse, eröffnen sie gewinnbringende Chancen und sind sicher für die Zukunft aufgestellt.

Über den Autor:

Christoph Buluschek,
ist Leiter Account Management und Produktmarketing bei Agenda Informationssysteme GmbH und Co. KG.

Dieser Beitrag erschien erstmals in der DStR 20/23.