Die Digitalisierung der Kanzlei fängt beim Mandanten an!

von Matthias Glahn, Geschäftsführer der BMD GmbH, Hamburg

Machen wir uns nichts vor. Viele von uns können und wollen den Begriff Digitalisierung und die damit kolportierten Probleme, Risiken und Herausforderungen nicht mehr hören. Zu groß ist das Spektrum dessen, was augenscheinlich alles getan werden muss.

Angefangen bei der Eigenorganisation der Kanzlei, über die Notwendigkeit eines DMS-Systems zur revisionssicheren Archivierung, bis hin zur Neubewertung des Kanzleiwertes unter dem Gesichtspunkt des Digitalisierungsgrades – es scheint: Nichts bleibt beim Alten!

Daneben wächst das Angebot kleiner Tools und Werkzeuge rund um die Kanzleisoftware so schnell und stetig, dass sich hier mittlerweile eine ganz eigene Startup-Community rund um die Steuerberaterkanzlei formiert hat.

Dabei ist vielfach so etwas wie ein „Kopfschmerztabletteneffekt“ zu beobachten. Es wird lediglich das Symptom gemildert, aber nicht die eigentliche Ursache des Problems gelöst.

Dabei könnte die Welt so einfach sein. Würde doch nur jeder Mandant seine Daten in einem genormten und einheitlichen Datenformat, verschlüsselt und digital der Kanzlei zur Verarbeitung zur Verfügung stellen. Erledigt wäre das Thema Digitalisierung.

Denn: Digitalisierung fängt bei Ihrem Mandanten an!

Wie Sie dessen Digitalisierung und damit ganz nebenbei das Tempo selbst bestimmen und die Entwicklung Ihrer Kanzlei steuern können, dass erfahren Sie in den nachfolgenden Absätzen.

Im ersten Schritt gilt es zu analysieren, welche Mandanten bereits professionelle IT-Systeme nutzen und wie diese über Schnittstellen an die Kanzleisoftware angebunden werden können. Jetzt wird so mancher sagen: Alter Hut, mache ich schon seit Jahrzehnten!

Was die reinen Buchungsdaten betrifft: Richtig! Die Herausforderung der Digitalisierung ist jedoch, neben den Daten auch den gesamten Belegverkehr des Mandanten möglichst automatisiert mit zu verarbeiten und idealerweise dem Mandanten auch Daten digital zurückzuliefern. Und hier wird das Thema schon komplexer, denn die wenigsten ERP1- und auch viele Kanzleisysteme haben keine geeigneten Schnittstellen dafür.

Es ist also in vielen Fällen unabdingbar, sich mit professioneller Hilfe diese Schnittstellen erst einmal erstellen zu lassen. Das kann je nach ERP-System beim Mandanten eine kostspielige Angelegenheit werden.

Im Zuge dessen ist es natürlich ein begleitender Schritt, die bestehenden Mandantensysteme z. B. auf deren GoBD-Konformität zu prüfen. Dies sollte ohnehin schon seit deren Inkrafttreten im Fokus der Beratung stehen, doch die Praxis zeigt, dass hier noch ein großer Nachholbedarf herrscht.

Stellt sich in diesem Schritt heraus, dass das bestehende System diesen oder auch den Anforderungen z. B. der DSGVO nicht Genüge tut, fängt das eigentliche Übel erst an.

Welches ERP-System oder welche Kassenlösung soll der Mandant nehmen, damit seine betrieblichen Anforderungen vollends erfüllt und auch die Integration/ Anbindung der Kanzleisoftware möglichst einfach und effizient realisiert werden kann?

Die gleiche Frage stellt sich natürlich auch für alle Mandanten, die bisher noch gar kein ERP-System einsetzen und Ihre Rechnungen z. B. mit Microsoft Word schreiben. Diese arbeiten zumeist weder effizient noch entspricht dies den gesetzlichen Vorgaben und der Handlungsbedarf liegt auf der Hand. Dies auch vor dem Hintergrund, dass diese Mandate zumeist einen geringeren Deckungsbeitrag in der Kanzleistatistik ausweisen als jene, die digital organisiert sind.

Damit diese Fragestellungen beantwortet werden können, ist auch hier Expertenrat gefragt. Nur, wo findet sich dieser und wie ist sichergestellt, dass dieser sowohl die Mandanten- als auch die Kanzleiseite versteht?

Ist der Mandant auf eine spezielle Branchensoftware angewiesen, so reduziert sich das Spektrum der ERP-Softwarehersteller recht schnell und i.d.R. gibt es dort immer ein bis zwei Unternehmen, die eine vernünftige und auch funktionale Schnittstelle zur Kanzleisoftware anbieten.

Ist dies nicht der Fall, wird es deutlich schwieriger. Zwar finden sich in der eingangs beschriebenen Startup-Community auch Unternehmen, die eine kleine Faktura-Lösung z. B. als Cloudprodukt anbieten. Braucht der Mandant aber mehr als diese Teillösung, wird es hier sehr schnell sehr dünn.

Damit die Kanzlei dann nicht zum Getriebenen der Digitalisierung und der vielen unterschiedlichen Anbieter wird, braucht es einen Partner, der möglichst alle Anforderungen, also die der Kanzlei und die des Mandanten, aus einem integrierten Produkt heraus bedienen kann.

Dazu gehören dann Themen wie Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Registrierkasse, Zeiterfassung, Personalinformation, CRM/DMS u.v.m., die ihre Daten und Informationen der Kanzleisoftware zur automatisierten Verarbeitung bereitstellen und idealerweise auch von deren Seite wieder gespeist werden.

Es lohnt sich also, einmal über den Tellerrand des eigenen Kanzleisoftwareanbieters hinaus zu schauen. Denn bei genauerer Betrachtung gibt es tatsächlich Partner, die sowohl die Kanzlei- als auch die Mandantenseite hundertprozentig verstehen und für beide skalierbare Komponenten eines ERP- und eines Kanzleisoftwaresystems bieten.

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1 ERP-Systeme sind Komplettlösungen für das gesamte Unternehmen.

Quelle DStR 41/2018