Wer sich mit dem Thema der digitalen Buchführung beschäftigt, wird unlängst gemerkt haben: Es gibt nicht nur den einen Lösungsweg, sondern viele Wege und Möglichkeiten, eine Buchhaltung zu digitalisieren. Die wichtigsten Tipps und Tricks plus Anwendung werden hier kurz vorgestellt.
Voraussetzungen
Auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung sind Effizienz und Struktur gefragt. Die entsprechende Hard- und Software (Scanner, Scansoftware, Kanzleisoftware, ...) ist dabei unabdingbar. Das Erfolgsrezept? Die passende Kombination beider Komponenten für die effiziente Dokumentenverarbeitung.
Vorbereitung
Ob klassische Papierbuchhaltung oder digitale Buchführung: Die Vorbereitung der Unterlagen ist das A und O. Schritt Eins ist daher die Digitalisierung aller buchhaltungsrelevanten Unterlagen – egal ob vom Mandanten selbst, der Kanzlei oder einem externen Dienstleister. Wichtig: Die Dokumente müssen in der richtigen Auflösung, Ausrichtung (Hoch- oder Querformat) und im richtigen Dateiformat (z. B. PDF/A) gespeichert werden.
Fertige Datensätze samt Belegbilder? Per Klick zugänglich! Die vom Mandanten eingesetzte Businesssoftware bietet oft Exportmöglichkeiten oder Schnittstellen an. Sowohl die digitalisierten Dokumente als auch die Datensätze können dann z. B. über eine Online-Plattform zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt werden.
Verarbeitung
Im Idealfall werden für die digitalen Dokumente – beispielsweise mittels OCR-Erkennung – automatisch Buchungsvorschläge im Buchhaltungsprogramm generiert. Zusätzlich können vom Mandanten zur Verfügung gestellte Exportdateien oder Datensätze (z. B. CSV-Dateien) aus Schnittstellen importiert werden.
Ähnlich erfolgt die Verarbeitung elektronischer Zahlungsmittel (z.B. Bankkonten, Kreditkarten, PayPal, …). Die Kanzleisoftware verknüpft offene Rechnungen mit den jeweiligen Zahlungsein- oder -ausgängen.
In beiden Fällen gilt: Nicht erkannte Rechnungen oder Verknüpfungen müssen leider vom Sachbearbeiter manuell nachbereitet werden.
Vereinfachung
Auch kleinere Arbeitserleichterungen sind nicht zu unterschätzen:
Bei vielen Programmen ersparen Shortcuts, also Tastenkombinationen, den Griff zur Maus. Bewährt hat sich außerdem ein zweiter, senkrecht (!) gestellter Monitor, da digitale Belege zu 99 % hochkant sind.
Fazit
Eine vollständige Automatisierung ist mit heute gängigen Mitteln nicht immer möglich. Das liegt an verschiedenen Störfaktoren, wie z. B. dem komplexer werdenden UStG, ausländischen Rechnungen, Rechnungen mit vielen Einzelpositionen, Qualität der Dateien, etc. Die gute Nachricht: Durch die Digitalisierung der Buchhaltung wird die Bearbeitungszeit einzelner Teilprozesse erheblich verkürzt und die Effizienz einer Kanzlei in diesem Bereich enorm gesteigert. Daher lauten heutzutage die Fragen für jede Kanzlei: Welche Möglichkeiten bietet der aktuelle Markt? Und welche davon passen in der Praxis zu meinen Mandanten oder meiner Kanzlei?