Sie haben die Buchhaltungsbelege für Ihre Mandanten digitalisiert und jede Buchungszeile ist mit einem Belegbild verknüpft. Bei der Jahresabschlussbesprechung mit Ihrem Mandanten können Sie das Belegbild unmittelbar aufrufen. Der Mandant fragt nun zu Recht: Kann ich jetzt meine Belege wegwerfen?
Ein Unternehmen darf die einscannten und elektronisch weiterverarbeiteten Belege vernichten, wenn die Belege vor Manipulationen geschützt sind und sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sind. Nur ein lückenlos nachweisbarer Prozess auf Basis eines standardisierten (Scan-)Verfahrens ermöglicht eine erfolgreiche Beweisführung. Die Verfahrensdokumentation für den Mandanten beschreibt den Scan-Prozess sowie das System, welches vom Eingang des Dokuments bis zur endgültigen Speicherung sicherstellt, dass das Dokument weder verloren geht noch verändert wird. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) haben eine Muster-Verfahrensdokumentation erarbeitet, in der alle Prozessschritte - von der Prüfung auf Echtheit, Vorbereitung (des Beleggutes), Digitalisierung, Archivierung - bis hin zur Vernichtung der Belege enthalten sind.
In einer juristischen Simulationsstudie der Universität Kassel in Zusammenarbeit mit der DATEV wurde festgestellt, dass ein Zertifikat nach TR RESISCAN die Beweisführung vor Gericht erleichtert und ein hohes Maß an Beweissicherheit bietet. Da jedoch der korrekte Scanvorgang allenfalls indirekt plausibel gemacht werden kann, kommt einem standardisierten und nachweisbaren Scanprozess eine herausragende Bedeutung zu. Um die Prozessschritte „Vorbereitung des Beleggutes“ und „Digitalisierung“, also die korrekte Entstehung des digitalen Belegbildes, nachzuweisen, muss ein entsprechendes Scan-Verfahren nachprüfbar durchgeführt werden.
Sind die Prozesse Vorbereitung und Digitalisierung sowie das archivierende System nach TR RESISCAN zertifiziert, gilt das gesamte Verfahren als ein verlässlicher Nachweis für die Korrektheit des Scanprozesses und genießt in der Beweisaufnahme vor Gericht höchstes Vertrauen. Die Protokollierung des Scanprozesses dient dazu, die technische Funktionsweise zu dokumentieren sowie eventuell auftretende Fehler nachzuvollziehen. In der Simulationsstudie hat sich gezeigt, dass das Scannen durch einen Dritten, etwa durch einen Steuerberater oder externen Scandienstleister als vertrauenswürdiger erachtet wird als durch das Unternehmen selbst. Ein nachweisbarer und nach TR RESISCAN zertifizierter Prozess gibt auch dem Mandanten zusätzliche Sicherheit, die Belege vernichten zu können.