Weniger Bürokratie dank Digitalisierung? Gerade kleinere Betriebe fragen sich, wie sie ihre Finanzprozesse effizient organisieren und dabei auf Papierstapel sowie manuelle Tätigkeiten verzichten. Gerne möchten sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, statt im Buchhaltungschaos zu ersticken.
Die Lösung? Cloud-Technologien. Digitale Anwendungen automatisieren Routineaufgaben, reduzieren Fehlerquellen und schaffen wertvolle Zeitreserven. Unternehmen optimieren ihre Abläufe und fokussieren sich endlich auf das Wesentliche. Wie das gelingt? Ein Überblick.
Buchhaltung – der elendige Zeitfresser
Viele Betriebe hängen in alten Gewohnheiten fest: Sie erhalten Rechnungen per Post oder E-Mail, drucken Belege aus, heften diese ab und übertragen Daten mühsam per Hand ins Buchhaltungssystem. Was sie ausbremst:
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Fehlende Standardisierung: Wenn Rechnungen und Belege in verschiedenen Formaten eintrudeln – seien es Papierdokumente, E-Rechnungen, PDFs oder fotografierte Belege –, dann droht die Buchhaltung schnell im Chaos zu versinken und Dokumente verloren zu gehen.
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Manuelle Dateneingabe: Beträge, Umsatzsteuer und Zahlungsfristen übertragen viele mühsam per Hand ins Buchhaltungssystem – das kostet Zeit und im Zweifel auch Geld. Wenn sich dabei Zahlendreher oder falsche Beträge einschleichen, dann ist die Buchhaltung schnell fehlerhaft.
Die Digitalisierung schafft Abhilfe: Automatisierte Prozesse senken den Verwaltungsaufwand und verringern das Fehlerpotenzial. Gleichzeitig sparen Unternehmen wertvolle Ressourcen.
Cloud-Lösungen: Die digitalen Helferlein
Moderne Cloud-Lösungen bieten eine Vielzahl an Funktionen, die das Rechnungswesen vereinfachen und Prozesse optimieren. Aber nicht nur das: Sie helfen auch dabei, die digitale Transformation, die der Staat seit Jahren vorantreibt, zu meistern – beispielsweise in Sachen E-Rechnung.
Seit 1. Januar sind Betriebe verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Aber nicht nur das: Auch elektronische Rechnungen müssen sie analog zur Papierrechnung als Original revisionssicher aufbewahren und das dazugehörige Verfahren dokumentieren.
Mit Cloud-Lösungen machen sie das einfach und zuverlässig:
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Automatische Archivierung: Das System speichert verarbeitete Belege automatisch im GoBD-konformen Archiv.
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Sichere Datensicherung: Abgelegte Belege bleiben geschützt und vor Verlust oder Beschädigung gesichert.
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Einfache Suche und Filterung: Statt mühsam Ordner zu wälzen, finden Betriebe Dokumente in Sekunden per Stichwortsuche.
Ein Blick in die Praxis: Eine E-Rechnung digital verarbeiten
- E-Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die nur ein darauf zugeschnittenes Programm auslesen und korrekt verarbeiten kann.
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Mit einer spezialisierten Software leitet der Sachbearbeiter die elektronische Rechnung per E-Mail an das Programm weiter. Das System prüft den Datensatz auf Plausibilität und auf UStG-Konformität.
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Zudem liest solche Software alle wichtigen Daten – Rechnungsnummer, Betrag, Steuerinformation – automatisch aus und erzeugt einen Buchungsvorschlag, den der Sacharbeiter überprüft und verbucht.
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Clever verknüpft mit anderen Systemen, hat der Buchhalter die Möglichkeit, die Zahlungsdaten freizugeben und direkt ans Online-Banking zu übermitteln. Der Nutzer muss die Zahlung nur noch per PIN/TAN-Verfahren bestätigen.
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Das System archiviert den Beleg revisionssicher und GoBD-konform. Dank der digitalen Belegverwaltung finden Unternehmen gewünschte Rechnungen in Sekunden per Volltextsuche.
Das Beispiel E-Rechnung ist eines von vielen: Was es deutlich macht? Mit einer gut durchdachten Lösung lassen sich Prozesse leicht in die digitale Welt übersetzen. E-Mail weiterleiten, fertig! Die Buchhaltung profitiert dabei von einem einfachen Prozess, bei dem ein Zahnrad ins nächste greift. Der Vorteil: Unternehmen sparen Zeit und reduzieren potenzielle Fehlerquellen, weil viele Schritte im genannten Prozess automatisch ablaufen.
Unternehmenskennzahlen in Echtzeit abrufen
Eine Cloud kann aber noch mehr. Arbeiten Unternehmen mit einem Steuerberater zusammen, vereinfacht sie die Kommunikation. Analysen der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen stellt der Steuerberater schnell und einfach via Cloud zur Verfügung. So greifen Unternehmen auf Auswertungen nahezu in Echtzeit zu und müssen dafür nicht extra persönlich in der Kanzlei ihres Vertrauens aufschlagen. Der Vorteil: Sie haben die Möglichkeit, schnell mit ihrem Berater in Kontakt zu treten, sollte sich ihre wirtschaftliche Situation ändern und sie in stürmischen Zeiten auf die Expertise der Steuerkanzlei angewiesen sein.
Übrigens: Arbeitet der Steuerberater mit einem anderen System als der Mandant, lässt sich eine Cloud-Lösung häufig einfach als Vorerfassungssystem an dessen Kanzlei-Software andocken. Der Vorteil: Buchhaltungsdaten liest der Steuerberater nahtlos in sein Programm ein – nicht nur die Kommunikation, sondern die komplette Zusammenarbeit läuft reibungslos.
Sicherheit in der Cloud: Sind digitale Lösungen wirklich zuverlässig?
Viele Unternehmen zögern, ihre Finanzprozesse per Cloud zu optimieren – oft aus Sorge um Datensicherheit und Compliance. Doch moderne Cloud-Anbieter setzen auf höchste Sicherheitsstandards:
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Datenverschlüsselung: Die Cloud überträgt und speichert alle Daten verschlüsselt. So verhindert sie, dass Unbefugte darauf zugreifen.
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Server in Deutschland: In Deutschland herrschen strenge Datenschutzgesetze. Damit erfüllen Unternehmen automatisch die DSGVO-Anforderungen.
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Automatische Backups: Regelmäßige Sicherungen verhindern Datenverlust und ermöglichen es, verlorene Daten schnell wiederherzustellen.
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GoBD-testierte Archivierung: Digitale Belege speichert das System revisionssicher. Unternehmen erfüllen damit mühelos steuerrechtliche Vorgaben.
Cloud-Lösungen bieten oft mehr Sicherheit als lokale Speichersysteme, die in der Regel ohnehin kostspieliger sind. Hardware-Defekte, Diebstahl oder Cyberangriffe gefährden die Daten nicht mehr. Unternehmen arbeiten damit zuverlässig, datenschutzkonform und effizient.
Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zu mehr Effizienz
Die Cloud kann ein echter Gamechanger in Sachen Digitalisierung sein. Aber nur, wenn Unternehmen sie als Chance und nicht als Risiko begreifen. Zusammengefasst: Wer der deutschen Bürokratie den Kampf ansagt, braucht gut ausgeschilderte Wege, um sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren zu können, anstatt sich im Bürokratie-Dschungel zu verlaufen. Die Cloud entwaffnet ineffiziente und althergebrachte Prozesse und hebt das Rechnungswesen kleiner Unternehmen auf ein neues Level.
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Über den Autor:
Christoph Buluschek - Leiter Accountmanagement und E-Business bei Agenda