Notarielle Pflichten smart erfüllen - Mitdenkende Software optimiert die Vorgangssteuerung

von Tina Schulz, Leiterin Rechtsanwaltsmarkt bei der DATEV eG in Nürnberg

Smarte, administrative Prozesse helfen in Rechtsanwaltskanzleien zunehmend dabei, Zeit zu sparen und den Arbeitsaufwand zu minimieren. Moderne Organisationssoftware kann Routinetätigkeiten sogar fast komplett automatisch ausführen.

Ein gutes Beispiel dafür ist die elektronische Vorgangssteuerung im Notariat. Dort sind zur Akte gehörende Laufzettel nach wie vor ein wichtiges Organisationsmittel. Oft sind diese Checklisten sogar das maßgebliche Werkzeug, um dem Mandanten gegenüber bei Rückfragen Auskunft zum Status eines Vorgangs geben zu können. Da liegt es nahe, dieses bewährte Instrument zu digitalisieren und so allen Beteiligten stets auf aktuellem Stand verfügbar zu machen. Darüber hinaus lässt sich der Laufzettel auf diese Weise auch gleich clever mit der eigentlichen Aktenbearbeitung verbinden.

Zum täglichen Geschäft im Notariat gehören Vorgänge wie zum Beispiel Immobilienkäufe beziehungsweise -verkäufe. Sind sich Käufer und Verkäufer einig, werden Vertragsentwürfe erstellt und geprüft. Die Aufgabe des Notars ist dabei vielfältig: Sie besteht darin, sicherzustellen, dass der dazugehörige Vertrag juristisch einwandfrei ist und ihn schließlich im Falle eines positiven Prüfergebnisses notariell zu beurkunden. Darüber hinaus ist der Notar auch dafür zuständig, alle damit zusammenhängenden Tätigkeiten einzuleiten und zu überwachen – zum Beispiel den Antrag beim Grundbuchamt oder die Mitteilung an die Grunderwerbssteuerstelle.

Aktualität und Transparenz durch Digitalisierung

Um bei all diesen Aufgaben den Überblick zu behalten, ist in vielen Kanzleien der „Laufzettel“ als Organisationshilfsmittel unabdingbar. Dabei ist der Begriff oft noch sprichwörtlich zu verstehen.

Handschriftlich wird dort der aktuelle Stand auf Papier vermerkt und dieses anschließend auf die Akte gelegt. Jeder, der sich über den aktuellen Status informieren möchte, muss die entsprechende Akte dafür heraussuchen. Doch gerade bei Vorgängen, die durch wechselnde Beteiligte und zahlreiche Aufgaben unterschiedlicher Art gekennzeichnet sind, stößt der Laufzettel auf Papier an seine Grenzen. Die intelligente Verknüpfung dieser klassischen To-Do-Listen mit Software für die Kanzleiorganisation kann da einen echten Mehrwert schaffen.

Moderne Kanzleisoftware bietet heute die Möglichkeit der elektronischen Vorgangssteuerung. Direkt aus der digital enthaltenen Checkliste heraus lassen sich beispielsweise die Objektdaten zum Grundbuch erfassen, Termine vereinbaren, Dokumente erstellen oder Notizen hinterlegen. Jeder Schritt wird dabei mit dem aktuellen Bearbeitungsdatum versehen. Einen Überblick über den jeweiligen Stand eines Vorgangs liefern solche Systeme in einer zentral einsehbaren Schnellinfo-Funktion, die per Mausklick sofort zur Verfügung steht. Im Optimalfall machen grafische Darstellungen darin den Status der erledigten Aufgaben sofort ersichtlich. Die Details der Checkliste sind dann nur einen weiteren Mausklick entfernt. So wissen alle Mitarbeiter jederzeit, was gerade zu tun ist und was bereits erledigt wurde.

Im Rahmen der Vorgangssteuerung erhalten sie Links und Informationen zu Vorlagen und Funktionen im Programm und können diese damit auch sofort öffnen. Diese lückenlose zentrale Dokumentation ist auch sehr hilfreich, wenn beispielswiese neue Mitarbeiter eingearbeitet werden sollen.

Aktive Hilfe durch Automatisierung

Die elektronische Vorgangssteuerung vereinfacht aber nicht nur den Aspekt der Verwaltung von Tätigkeiten – die Software denkt gleichzeitig mit und gibt den Bearbeitern außerdem aktiv Hilfestellung.

Auch hierfür ein praktisches Beispiel aus dem Bereich Immobiliengeschäft: Zu jedem Erwerb sind Veräußerungsanzeigen beim Finanzamt einzureichen. Seit dem 01.01.2018 gibt es dafür geänderte Formulare. Neu daran sind zum einen der Aufbau, der weitgehend vereinheitlicht wurde, sowie die Anlagen, wenn es mehr als zwei Erwerber, Veräußerer beziehungsweise Grundstücke gibt.

Geblieben sind aber 16 Formulare – eines für jedes Bundesland. So müssen die benötigten Formulare des jeweiligen Bundeslandes abgerufen und die Daten anschließend aus der Akte in das jeweilige PDF-Formular übertragen werden. Hier kann die intelligente Software ansetzen und die Tätigkeiten komplett übernehmen. In guten Programmen sind die Formulare für die Veräußerungsanzeigen direkt hinterlegt. Gemäß Auswahl des Bundeslandes öffnet sich das passende Formular und die Software befüllt es automatisch mit den Angaben aus der notariellen Akte. Dies gilt auch für die Anlagen für mehrere an einem Verkaufsvorgang beteiligte Veräußerer, Erwerber oder Objekte. Das passende Formular und die jeweils benötigten Anlagen werden automatisch in der notwendigen Anzahl erstellt und ausgefüllt.

So macht eine smarte Software auch die vorgeschriebene Anzeige des Grunderwerbs beim zuständigen Finanzamt einfach handhabbar. Außerdem liegen die Daten vollständig elektronisch vor und können bei der weiteren Bearbeitung erneut herangezogen werden.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Transparenz: Die ausgefüllten Formulare werden mit allen Angaben zur Akte gespeichert. Es ist also jederzeit nachvollziehbar, welche Angaben wann gemacht wurden. Sollte ein Antrag nochmals neu gestellt oder nachträgliche Änderungen beziehungsweise Ergänzungen vorgenommen werden müssen, erfolgt das auf Basis der bereits getätigten Angaben. Das spart wertvolle Zeit und Nerven beim Kanzleipersonal.

Quelle NJW 25/2018