Mandantenbindung: Kostentransparenz in Wirtschaftskanzleien

von Petra Seeburger und Susann Seyfried

Nicht selten wechseln Unternehmenskunden ihre Wirtschaftskanzleien. Ein wesentlicher Grund: Intransparente Kostenstruktur. Gerade, weil Rechtsabteilungen zunehmend unter Druck geraten und regelmäßig die Beauftragung von Rechtsdienstleistern schon von Einkaufsabteilungen vorgenommen wird, wächst die Bedeutung von Kostentransparenz.

Die klare Darstellung der Kosten und damit nachvollziehbare Rechnungen schaffen Vertrauen und sind Grundlage eines gesunden Mandatsverhältnisses. Hier gibt es, gerade auch in Wirtschaftskanzleien, noch viel Luft nach oben.

Rechnungen müssen stimmen. Punkt!

Der Wunsch nach Steuerung von eingekauften, externen Kanzleien ist bei Unternehmensmandanten und Rechtsabteilungen groß. Man will den Überblick behalten und seine Budgets nicht sprengen. Zunehmend gibt es individuelle Abrechnungsvereinbarungen. Genau die müssen natürlich auch bei der Rechnungsstellung beachtet werden. Allerdings ist das genau die größte Stolperfalle.

Wer hat noch den Überblick und macht es Sinn, dass die Rechnungserstellung allein zur Kontrolle individueller Vereinbarungen so viel Zeit frisst? Noch immer wird in Wirtschaftskanzleien jeder Rechnungsentwurf von Hand geprüft und oft angepasst. Selbst das Sekretariat behält nur schwer den Überblick und individuelle Vereinbarungen können in der verwendeten Kanzleisoftware nicht ausreichend hinterlegt werden. Dabei geht es anders und hinterlegte Guidelines und Leistungsarten mit Validierung können automatisiert für korrekte Abrechnungen sorgen.

Bei Wirtschaftskanzleien mit internationalem Geschäft kommt hinzu, dass der Standard LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) benötigt wird, um Rechnungen elektronisch zu liefern. Bei multinationalen, komplexen Mandaten geht es nicht mehr anders, da sonst Kostentransparenz kaum herzustellen und Zahlungsströme schlecht nachvollziehbar sind.

eBilling – Digitalisierung schafft Transparenz

Kanzleien sind auch „nur“ Unternehmen. Ständig müssen Prozesse betriebswirtschaftlich beleuchtet werden. Regelmäßig wird optimiert. Der Grund ist oft Kostenersparnis, aber auch die Begradigung von Prozess-Routen. Die Rechnungsstellung als Prozess ist wichtig, aber nicht abrechenbar. Deshalb sollte er möglichst wenig kosten.

Ein Rechenbeispiel: Die letzte Kundenbefragung unter mittleren und großen Wirtschaftskanzleien der STP Informationstechnologie AG hat ergeben, dass Anwälte im Durchschnitt täglich fünfzehn Minuten mit der Rechnungserstellung – bzw. Prüfung befasst sind. Am Ende des Mandats kommt sogar noch eine finale Prüfung obendrauf. Alles in allem liegt der Anteil der Rechnungserstellung bei circa drei Prozent der Effektivleistung eines Anwalts. Drei Prozent!

Und dabei sind das zeitliche Investment der Sekretariate und die entsprechenden Kosten noch nicht einmal berücksichtigt. Gründe für die Schwierigkeiten liegen in den verwendeten Programmen, Medienbrüchen und mangelhafter Datenpflege.

Die Konsequenz: Im Durchschnitt werden Rechnungen von Kanzleien laut Handelsblatt um zwölf Prozent gekürzt. Regelmäßig ist die inhaltliche Beschreibung der anwaltlichen Leistung mangelhaft (Beispiel „Aktenstudium“) oder es werden Leistungsarten abgerechnet, die nicht in der Mandatsvereinbarung stehen.

Transparenz- und Servicefaktor: eBilling

Unternehmen wollen digitale Rechnungen. Das schaffen standardisiert in Deutschland aktuell wenige Kanzleien – auch wenige Wirtschaftskanzleien. Nur bei digitaler Rechnungsstellung allerdings, können elektronische Rechnungsprüfungsprogramme greifen. Damit wird eBilling nicht nur zu einem Transparenzfaktor, sondern zu einem echten Service und Alleinstellungsmerkmal für den Mandanten.

Fazit: Schneller, transparenter, leichter

Teil der Aufgabe von Wirtschaftskanzleien ist es, den unternehmerischen Alltag ihrer Mandanten mit zu erleichtern. Deshalb müssen sie sich mit den Möglichkeiten der Datenerhebung und -ausschöpfung befassen.

Die Nutzpotentiale hinterlegter Daten (ohne Medienbrüche über Zusatztools) im Sinne von Transparenz, unkompliziertem Reporting und Effizienzsteigerung stärkt Vertrauen und bildet die Grundlage einer starken und langfristigen Mandantenbeziehung.

Über die Autorinnen:

Petra Seeburger
Produktmanagerin
STP Informationstechnologie AG, Karlsruhe

Susann Seyfried
Director Marketing
STP Informationstechnologie AG, Karlsruhe

Quelle NJW 47/2019