Warum wird die Abschlusserstellung zur Belastungsprobe?
Die Abschlusserstellung ist komplex und für viele Unternehmen eine organisatorische Herausforderung. Viele voneinander abhängige Tätigkeiten müssen bereichsübergreifend koordiniert werden – oft unter erheblichem Zeitdruck und mit engen Fristen. Die Komplexität des Abschluss- und Berichterstattungsprozesses (Record-to-Report) steigt weiter, u. a. durch manuelle Abläufe, eine fragmentierte IT-Landschaft, hohe Fluktuation und steigende regulatorische Anforderungen. Heterogene Systeme, uneinheitliche Finanzprozesse und unstrukturierte Daten erhöhen die Arbeitslast im Finanz- und Rechnungswesen und lassen weniger Zeit für Analyse und wertschöpfende Tätigkeiten. Die Einführung neuer ERP-Systeme mit Änderungen an Kontenplänen und Finanzprozessen verschärfen den Handlungsdruck zusätzlich.
Wo entstehen Brüche zwischen Managementreporting und externem Berichtswesen?
Häufig sind Daten für das interne Managementreporting nicht ausreichend mit den Kennzahlen des externen Berichtswesens abgestimmt. Die Mischung aus automatisierten und manuellen Schritten im Abschlusszyklus ist zeitaufwendig, ineffizient und fehleranfällig. Nicht integrierte Systeme – etwa durch E-Mails – führen häufig zu inkonsistenten Informationen, geringerer Transparenz und einem schwer nach vollziehbaren Audit Trail für Abschlussprüferinnen und Abschlussprüfer. Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Anteilseignern, Regulatoren und Analysten an Geschwindigkeit, Verlässlichkeit und Qualität finanzieller und nichtfinanzieller Informationen. Diese Erwartungen lassen sich nur erfüllen, wenn strukturierte, vollständige und konsistente Daten möglichst in Echtzeit vorliegen und Prozesse systembasiert automatisiert sind.
Warum ist Smart Closing & Reporting ein Kernbaustein der Finanztransformation?
Vorausschauende Unternehmen sehen Finanztransformationen nicht nur als Pflichtprogramm, sondern als Quelle für Wettbewerbsvorteile. Integrierte Systeme, harmonisierte Datenflüsse und Echtzeit-Transparenz erhöhen Genauigkeit, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit der Finanzinformationen. Smart Closing & Reporting schafft damit bessere Entscheidungsgrundlagen, eine verbesserte Planungsfähigkeit und eine höhere Wertschöpfung – besonders im Umfeld aktueller oder anstehender ERP-Transformationen. Viele Unternehmen nutzen diese Projekte, um historisch gewachsene Prozesse zu überprüfen, heterogene Systemlandschaften zu harmonisieren und eine einheitliche Datenarchitektur aufzubauen.
Welche Hebel optimieren den Record-to-Report-Prozess nachhaltig?
Datenbasierte Analysen, die systemübergreifend Transparenz über Prozessabläufe schaffen, sind besonders wirksam: Sie identifizieren Ursachen von Ineffizienzen und leiten gezielte Verbesserungsmaßnahmen ab. Häufige Ineffizienzen ergeben sich vor allem durch eine hohe Anzahl manueller Buchungen, die zeitaufwendige Klärung von Abstimmungsdifferenzen oder ungenutzte Konten im Kontenplan. Dabei sind neben Record-to-Report auch die vorgelagerten Prozesse (z. B. Order-to-Cash, Purchase-to-Pay) einzubeziehen. Hier lassen sich bereits heute durch KI-basierte Plattformen, Dokumente klassifizieren, Daten extrahieren und validieren, um dokumentenintensive Prozesse ganzheitlich zu automatisieren.
Systemintegrierte Abschlusskalender und KI-unterstützte Financial-Closing-Tools orchestrieren den Abschluss, machen ihn besser überwachbar und liefern einen vollständigen Audit Trail. Sie reduzieren insbesondere zeitaufwendige Abstimmungen (z. B. Intercompany) und ermöglichen die automatische Verbuchung von Abstimmungsdifferenzen.
Um die finanzielle und nichtfinanzielle Berichterstattung weiter zu straffen und regulatorische Anforderungen wie das ESEF-Tagging zu erfüllen, setzen Unternehmen zunehmend auf moderne, KI-unterstützte Disclosure-Management-Lösungen. Diese unterstützen eine konsistente und qualitativ hochwertige Berichterstattung, reduzieren manuelle Aufwände und schaffen Transparenz über unternehmensspezifische Kennzahlen.
Durch diese Maßnahmen kann der Record-to-Report-Prozess insgesamt schneller werden, die Qualität verbessern und Kosten reduzieren.
Fazit
Smart Closing & Reporting ist mehr als Automatisierung einzelner Schritte: Als Baustein der Finanztransformation verbindet es End-to-End-Prozesse und Governance zu einem steuerbaren Abschluss. Das Ergebnis sind schnellere Abschlüsse bei höherer Verlässlichkeit, steigender Transparenz und besserer Qualität (inkl. Audit Trail). So gewinnt das Rechnungswesen und Controlling Kapazitäten für Analyse, Steuerung und Wertschöpfung und erfüllt zugleich wachsende regulatorische Anforderungen.
Sandra Dreier
Sie ist Partnerin im Bereich Financial Accounting Advisory Services (FAAS) bei EY am Standort Düsseldorf und verantwortet Technologie- und Innovationsthemen in der FAAS. Sie ist Wirtschaftsprüferin in Deutschland und den USA und leitet Smart Closing & Reporting in Deutschland.
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