Mittelständische Fuhrparks profitieren von digitalen Flottenmanagement-Lösungen

von Andreas Schneider, einer der Gründer und Fahrtenbuchexperte der Vimcar GmbH in Berlin.

Die Firmenwagenversteuerung ist für viele Mandanten von Steuerkanzleien ein wichtiges Thema. Darüber hinaus gibt es in mittelständischen Unternehmen aber weitere Herausforderungen im täglichen Umgang mit Dienstwagen und Poolfahrzeugen. Intelligente Softwarelösungen können sie dabei unterstützen.

Viele Mittelständler haben kleinere bis größere Fuhrparks, die für ihren Arbeitsalltag essentiell sind. Dabei entstehen immer wieder steuerrechtliche Fragen und es müssen andere gesetzlich vorgeschriebene Prozesse, wie beispielsweise die Führerscheinkontrolle, berücksichtigt werden. Eine Person, die sich ausschließlich um das Fuhrparkmanagement kümmert, fehlt jedoch meist. Die umfangreichen administrativen Prozesse rund um Poolfahrzeuge und Dienstwagen müssen deshalb häufig “nebenbei” im Tagesgeschäft untergebracht werden. Hier können intelligente Softwarelösungen unterstützen.

Mittelständler benötigen intelligente Lösungen – zugeschnitten auf ihre Bedürfnisse

Viele Software-Anbieter richten sich an große Unternehmen. Die Bandbreite an Funktionen und die Komplexität der Software sind für Mittelständler häufig ungeeignet. Anstelle der erhofften Unterstützung wird mehr Verwirrung als Nutzen gestiftet. Darüber hinaus gibt es Lösungen einzelner Automobilhersteller, die allerdings nur die jeweils eigene Automarke berücksichtigen. In der Realität besteht ein Fuhrpark aber aus verschiedenen Marken und Modellen. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, bei der Auswahl darauf zu achten, dass die Software gezielt den Bedürfnissen von mittelständischen Fuhrparks gerecht wird.

Egal, ob großer oder kleiner Fuhrpark: Auch bei einer Größe von vier Fahrzeugen fallen bereits teilweise sehr umfangreiche, administrative Prozesse an. Zu den täglichen Herausforderungen in einem Fuhrpark gehört beispielsweise die Buchung von Poolfahrzeugen. Es muss häufig schnell und ohne komplizierte Absprachen abgestimmt werden, wann und für welchen Zweck ein Fahrzeug genutzt werden kann. In der Regel wird das von Unternehmen mit Hilfe von Outlook-Kalendern oder Excel-Tabellen organisiert, beides sehr aufwändige und fehleranfällige Methoden. Außerdem müssen Leasingverträge, Tankkarten und andere Fahrzeugdokumente übersichtlich aufbewahrt und verwaltet werden. Darüber hinaus gehen sowohl Zeit als auch Geld verloren, wenn das Potenzial der Fahrzeuge nicht ausgeschöpft wird. Aus diesem Grund sollten Verbrauch und Auslastung regelmäßig ausgewertet und optimiert werden. Nicht zuletzt ist das Führen und die Kontrolle von Fahrtenbüchern mit großem Aufwand für Fahrer und Fuhrparkmanager verbunden.

OBD-Technologie als zuverlässige Lösung

Die optimale Basis für digitale Flottenmanagement-Systeme ist die On-Board-Diagnose-Technologie. Bei dieser Methode wird ein OBD-Stecker in der gleichnamigen Schnittstelle im Fußraum des Fahrzeugs eingesteckt. Ist der Stecker platziert, werden die Fahrzeugbewegungen automatisch aufgezeichnet. Eine eigene SIM-Karte und ein GPS-Modul vermeiden Lücken bei der Datensammlung. So kann beispielsweise ein elektronisches Fahrtenbuch ganz einfach geführt werden, gleichzeitig werden aber auch relevante Daten für die Fuhrparkverwaltung erfasst.

Im Gegensatz zu der lückenlosen OBD-Technologie arbeiten Smartphone-Applikationen meist ausschließlich mit dem GPS-Signal. Fällt dieses einmal aus oder das Smartphone wird vergessen, entstehen Lücken in der Datenbasis. Auch Lösungen, die per Bluetooth funktionieren, sind schnell unvollständig, da sie von einer konstanten Verbindung mit dem Smartphone des Nutzers abhängig sind.

Unterstützen Sie Ihre Mandanten mit optimaler Beratung

Nutzen Sie als Steuerberater verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Mandanten bei der Bewältigung der Herausforderungen eines Fuhrparks zu unterstützen. Häufig besprechen Sie die Themen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Methode ohnehin in regelmäßigen Abständen. Das ist die perfekte Gelegenheit, um ebenfalls die Bedarfslage in Richtung Dienstwagen- und Poolfahrzeug-Management abzufragen.

Wenn Sie sich verschiedene Anbieter von Fahrtenbüchern ansehen, ist es hilfreich zu prüfen, ob diese auch Flottenmanagement-Systeme anbieten und inwieweit diese für unterschiedliche Fuhrparkgrößen geeignet sind. Da viele Lösungen, wie auch das Fahrtenbuch, auf der On-Board-Diagnose-Technologie beruhen, ergeben sich hier in der Regel spannende Synergien.

Fragen Sie aktiv bei den Anbietern nach speziellen Konditionen für Ihre Mandanten. Damit können Steuerberater nicht nur entscheidend zu einem Wissensvorsprung verhelfen, sondern ihren Mandanten attraktive Preise bieten.

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Quelle DStR 20/2018