Dienstwagennutzung mit digitalem Fahrtenbuch – eine steuersparende Lösung

von Andreas Schneider, Gründer und Geschäftsführer der Vimcar GmbH, Berlin

Wer in Deutschland einen Dienstwagen fährt, steht vor der Entscheidung, ob er diesen über die pauschale Ein-Prozent-Methode versteuern oder ein Fahrtenbuch führen möchte. Diese Grundsatzentscheidung geht mit einigen Angaben zur Nutzung des Firmenwagens einher. Steuerberater haben hierzu meist einen guten Überblick über das Nutzungsverhalten Ihrer Mandanten und können somit eine Empfehlung für eine der beiden Methoden aussprechen. Durch die mühsame handschriftliche Dokumentation aller Fahrten in ein Fahrtenbuch wird diese Methode in den meisten Steuerkanzleien nicht empfohlen – die Lückenhaftigkeit, die leichte Manipulierbarkeit sowie die unkontrollierbare Führung sind nur einige Punkte, die gegen ein Fahrtenbuch sprechen.

Exkurs: Ein-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch?

Für die Berechnung des geldwerten Vorteils gibt es mit der pauschalen Ein-Prozent-Methode und der Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen, zwei Optionen: Nach ersterer wird jeden Monat Lohnsteuer auf ein Prozent des Brutto-Neuwagen-Listenpreis des Fahrzeuges sowie auf 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz fällig. In der Realität werden die meisten gewerblich genutzten Fahrzeuge nach der Ein-Prozent-Methode versteuert, was in erster Linie an der Umständlichkeit der Fahrtenbuchführung liegt. Schließlich muss nach jeder Fahrt das Fahrtenbuch gezückt werden, um darin Angaben zu Datum, Kilometerstand, Anlass der Fahrt und eventuell der Geschäftspartner handschriftlich einzutragen. Darüber hinaus spielt die Unwissenheit vieler Mandanten eine nicht zu unterschätzende Rolle: Den meisten Dienstwagenfahrern ist nicht bewusst, dass die Fahrtenbuchführung bei betrieblicher Nutzung von mehr als 50 Prozent mehrheitlich zu erheblichen Steuervorteilen führen würde.

Alternative digitales Fahrtenbuch

In den vergangenen Jahren haben einige Anbieter den Markt mit digitalen Fahrtenbuchlösungen erobert. Sie sollen das Autofahren im geschäftlichen Rahmen einfacher gestalten, indem die finanziellen Vorteile des Fahrtenbuches genutzt werden und die Dienstwagenversteuerung gleichzeitig so bequem wie möglich gemacht wird. Angefangen bei der Montage: Was früher nur mit teurer Hardware und einem Werkstattbesuch möglich war, ist mit Produkten zum Selbsteinstecken inzwischen kinderleicht. Bis hin zum Export: Vor der nächsten Betriebsprüfung können die Daten kinderleicht im PDF-Format exportiert und weitergegeben werden. Noch vor der Bequemlichkeit stehen aber die rechtlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch. Damit die nächste Betriebsprüfung bestanden wird, muss ein digitales Fahrtenbuch zeitnah, lückenlos und manipulationssicher geführt werden. Zunächst ist darauf hinzuweisen, dass nicht jedes digitale Fahrtenbuch alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Wer Ärger vermeiden möchte, sollte am besten im Voraus klären, ob die zuständigen Steuerbehörden die Fahrtenbuchführung mit der favorisierten Fahrtenbuch- App akzeptieren. Auch bezüglich der Genauigkeit der Aufzeichnungen gibt es bei digitalen Fahrtenbüchern große Unterschiede. Besonders zuverlässig sind digitale Fahrtenbücher, die mit einem On-Board-Diagnose-Stecker (OBD-Stecker) geführt werden. Diese haben (zum Teil) eine integrierte SIM-Karte und GPS-Tracking, wobei das Tracking automatisch startet und alle Fahrten inkl. Datum, Kilometerangaben sowie zurückgelegte Distanz aufzeichnen sollte. Abzuraten ist hingegen von reinen Smartphone-Apps, deren Tracking manuell gestartet werden muss oder gar über eine reine Bluetooth-Schnittstelle funktionieren soll.

Sofern die rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, sind digitale Fahrtenbücher gegenüber handschriftlichen Varianten in jeglicher Hinsicht vorzuziehen. Sie garantieren durch die automatische elektronische Dokumentation aller getätigten Fahrten vor allem die Lückenlosigkeit. Durch die 7-Tage-Regel kann ebenso eine zeitnahe Dokumentation durch strikte Vorgaben in einer App erfolgen. Demzufolge können Fahrten nur innerhalb einer Woche als Privat-, Betriebsfahrten oder Arbeitsweg kategorisiert werden. Bei Nichteinhaltung können dem Benutzer als „Strafe“ die zu spät kategorisierten Fahrten nur noch als Privatfahrt geltend gemacht werden. Die Manipulationssicherheit von Fahrtenbuch-Apps wird gewährleistet, wenn – abgesehen von ergänzenden Informationen zur Betriebsfahrt – keine Änderungen durch den Nutzer möglich sind. Analoge Fahrtenbuchlösungen können diese rechtlichen Vorgaben nicht zwingend erfüllen. Schließlich kann die Aufzeichnung durch die Nutzer leicht vergessen werden, wodurch lückenhafte Bücher entstehen. Dann müssen die Fahrten in mühevoller Arbeit rekonstruiert werden und sind dadurch oftmals fehlerhaft, insbesondere im Hinblick auf die Kilometerangaben. Darüber hinaus können Fahrten durch die manuelle Eintragung einfacher manipuliert werden. Ein Extra digitaler Lösungen sind vielfältige Statistiken wie z. B. der prozentuale Anteil privater und geschäftlicher Nutzung, die Auslastung von Poolfahrzeugen oder die Auswertung von Kundenbesuchen.

Fazit

Der Einzug digitaler Lösungen auf den Markt bietet neue Perspektiven. Sie könnten das Schreckgespenst handschriftliches Fahrtenbuch endgültig vertreiben. Garantiert kennt jeder Steuerberater Mandanten, für die diese Alternative der Dienstwagenversteuerung interessant ist. Mit dem Einzug der Digitalisierung auf der Straße ist ein guter Zeitpunkt gekommen, die Fahrtenbuch-Methode wieder mit gutem Gewissen an Mandanten weiterzuempfehlen.

Quelle DStR 41/2016