Für den Fall, dass Sie als verehrte Leserin oder Leser im Nachfolgenden auf eine Aufzählung von Programmen oder Tools hoffen, die als digitale Assistenten für Ihre persönliche Unterstützung zur Mandantendigitalisierung bereitstehen, muss ich Sie leider vorerst enttäuschen.
Die schiere Menge und Vielfalt der digitalen Diener und Alleskönner ist genauso lang wie unübersichtlich. Jedes Programm verspricht die optimale Lösung für die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten.
Nur ganz wenige erleichtern die Arbeit wirklich. Ob nun von Künstlicher Intelligenz (KI), Bilderkennung (OCR) am Scanner bzw. Smart-Phone, oder von Vollautomatisation inkl. der Verbuchung in der Finanzbuchhaltung die Rede ist.
Diese Techniken sind keinesfalls Mythen - sie existieren tatsächlich, jedoch bedeuten sie deutlich mehr Aufwand im Prozess bzw. Prozessmanagement für Kanzlei und Mandant. Und genau dort führt uns die Reise hin.
Wer hat in der Kanzlei das notwendige Wissen, um Gespräche zu führen
Mir geht es diesmal nicht um den zweiten oder dritten Schritt der Digitalisierung, den Einsatz von Hilfsmitteln, sondern um den Ersten. Auch gerne den Entscheidenden genannt. Gemeint ist das Gespräch bzw. die Ingangsetzung mit dem Mandanten. Genau dafür sind die digitalen Assistenten noch aus Fleisch und Blut.
Wer führt diese Gespräche bei Ihnen in der Kanzlei? Wer hat die Qualifikation, das nötige Wissen, genießt das Vertrauen und hat den Mumm, sich mit dem Mandanten auseinanderzusetzen? Hierfür ist, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter oder der Chef das Thema mit dem Mandanten anschneidet, eine sorgfältige Vorbereitung notwendig. Erfolgreich sind, das kann ich Ihnen aus dem Erfahrungsschatz der vielen Kanzleien, die ich seit mehr als 30 Jahren kenne, beide Varianten. Treffen Sie zuerst eine Entscheidung. Heute so und morgen so wird nicht funktionieren.
Angst vor Veränderungen
Es geht um Technik, Prozesse, Verbesserungen, Veränderungen, Anregungen, Wünsche, Ängste und ums liebe Geld bzw. Honorar. Diese Punkte treffen aber nicht nur für den Mandanten zu, sondern genauso für Sie in der Kanzlei. Es ist nicht ratsam, einen dieser Punkte zu unterschätzen. Es holt Sie später sicher wieder ein.
Alle aufgezählten Punkte erfordern erst einmal eine Strategie. Bevor darüber irgendjemand mit einem Mandanten spricht, sollten diese Themen im Kanzleialltag der Mitarbeiter und vor allem beim Chef präsent sein. Legen Sie als Kanzleileiter mit Ihren Mitarbeitern fest, welche Strategie verfolgt wird. Leider kann ich Ihnen keine Blaupause überreichen. Dafür sind Kanzleien, was die Leistungen und Zielen, wie auch die Mandanten betrifft, viel zu individuell gestrickt.
Eine Strategie kann sein, dem Mandanten die digitalen Lösungen im Rahmen seiner Honorarvereinbarung kostenlos zur Verfügung zu stellen. Eine andere Strategie kann sein, einen Mitarbeiter abzustellen, der sich um digitale Belange kümmert. Noch eine andere Strategie kann sein, meinem Mandanten Leistungspakete anzubieten, die abgerufen werden können.
Aber all´ diese schönen Strategien helfen nichts, wenn nicht vorher in der Kanzlei alle Mitarbeiter mit eingebunden worden sind und dasselbe Ziel vor Augen haben. Stellen Sie erst einmal Ihren eigenen Softwarealltag auf digital um und nützen alle erdenklichen Möglichkeiten Ihrer bestehenden Software aus. Wenn in der eigenen Kanzleibuchführung die Rechnungen noch manuell oder die Bankbelege immer noch vom Kontoauszug verbucht werden, ist der Weg noch weit. Warum? Weil der Mandant im Gespräch sofort merkt, was Sache ist. Dies wäre ein denkbar schlechter Auftakt für das Gespräch.
Eine etwas provokante Lösung könnte z. B. sein, den Rechnungsversand aus der Kanzlei einfach nicht mehr per Papier zu erledigen. Das generiert Aufmerksamkeit bei Ihren Mandanten, was das Thema Digitalisierung betrifft. Davon können Sie ausgehen. Aber mit einer guten Strategie und schlagkräftigen Argumenten halten Sie alle Trümpfe in der Hand.
Gut, Sie sollten vorher prüfen, ob Ihre Kanzleisoftware das auch leisten kann. Sie wollen ja nicht mehr Arbeit, als Sie vorher ohnehin schon hatten. Das Schöne an dieser Lösung ist, dass es kein Zurück mehr gibt. Manchmal schadet etwas Druck nicht, um die Trägheit beim ein oder anderen zu überwinden.
Über den Autor:
Christian Heidler
Vorstand der hmd-software AG