Das papierlose Büro: Einstieg in die digitale Buchhaltung

von Fabian Silberer, CEO und Gründer von sevDesk

Das papierlose Büro konnte sich lange Jahre nicht durchsetzen – erst in der letzten Zeit deutet sich an, dass aus der Vision Wirklichkeit werden könnte. Damit kommt dem Steuerberater eine wichtige Rolle bezüglich der Umsetzung zu: Er kann seine Mandanten bei der Wahl der auf sie passenden digitalen Buchhaltungslösung beraten. Einige Kriterien gilt es dabei zu beachten.

Die Vision des papierlosen Büros entstand mit der Verbreitung des Personal Computers in den Achtziger Jahren: Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sollte die physische Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen überflüssig machen und somit Ressourcen einsparen.

Doch das traditionelle Büro hat sich als hartnäckig erwiesen. Die Macht der Gewohnheit und auch die rechtlichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung haben dafür gesorgt, dass weiterhin schwere Aktenschränke und Pendelordner die Geschäftswelt prägen.

Erst in den letzten Jahren kam Bewegung in die Szene: Laptop und Smartphone machen jeden Ort auf der Welt zum potenziellen Büro, selbst unterwegs möchte der Nutzer auf seine Dokumente und die Geschäftszahlen zugreifen können. Online-Lösungen sind weltweit immer stärker akzeptiert.

Und mit den GoBD schuf die Finanzverwaltung die Voraussetzungen, auch finanzrechtlich geregelte Prozesse zu digitalisieren – und auf Papier zu verzichten.

Die Initiative geht oft vom Steuerberater aus

Steuerberater, die sich nun wünschen, die eigene Kanzlei möglichst papierlos zu gestalten, sind dabei natürlich von ihren Mandanten abhängig. Als Berater in Finanzdingen fällt ihnen häufig die Aufgabe zu, die Kundschaft von den Vorteilen einer digitalen Buchhaltung zu überzeugen. Erst, wenn die Prozesse des Mandanten digitalisiert sind, wird auch in der Kanzlei signifikant weniger Papier anfallen.

Wie ist der Stand der Digitalisierung draußen in den Unternehmen?
Eine aktuelle Forsa-Umfrage im Auftrag der Online-Buchhaltungs-Software sevDesk hat untersucht, wie weit Freiberufler und Selbstständige heute ihre Buchhaltung bereits digitalisiert haben.

Von 509 befragten Freiberuflern und Selbstständigen erledigen 42 Prozent ihre Buchhaltung intern – entweder selbst, durch ein Familienmitglied oder einen internen Buchhalter. 58 Prozent dagegen geben die gesamte Buchhaltung an einen externen Buchhalter oder den Steuerberater ab. 40 Prozent derjenigen, die ihre Buchhaltung intern erledigen, führen dies noch immer manuell oder mithilfe einer Tabellenkalkulation aus. Zur Erinnerung: Zahlenkolonnen in Excel sind nicht GoBD-konform.

Unter den Befragten, die ihre Buchhaltung intern erledigen, verfügen nur vier Prozent über einen ortsunabhängigen Zugriff auf alle Buchhaltungsdaten mithilfe einer Online-Lösung. Hier schlummert noch ein großes Digitalisierungspotenzial. Wer seine Belege von unterwegs sofort scannt und online ablegt, der spart sich viel Stress in der Beziehung zu seinem  Steuerberater.

Wie steht’s denn mit der Termintreue? Immerhin 40 Prozent der Befragten erledigen laut der Umfrage ihre Buchhaltung erst (zu) kurz vor der Abgabefrist. Und unter denen, die ihre Buchhaltung intern erledigen, haben bereits 40 Prozent einmal eine Abgabefrist versäumt.

Vorteile für den Mandanten, Vorteile für den Berater

Die Digitalisierung beim Mandanten bringt eine Effizienz in die Buchhaltung, von der auch der Steuerberater profitiert. Das Herzstück ist die automatisierte Beleg-Erkennung und -Ablage: Der Mandant lädt sich die App einer modernen Online-Buchhaltungslösung auf sein Smartphone und kann alle Belege und Rechnungen per Kamera sofort einscannen. Wenn die Lösung über Mechanismen der künstlichen Intelligenz verfügt, wird der Inhalt erkannt und direkt auf das passende Konto geschrieben. Und wenn die Software GoBD-konform arbeitet, ist es dem Mandanten möglich, den Papierbeleg anschließend zu vernichten. Die Vision vom „papierlosen Büro“ wird damit ein Stück realistischer, der Unternehmer kann seinen Büroalltag spürbar effizienter organisieren.

Auf der anderen Seite bringt die digitale Buchhaltung für den Steuerberater handfeste Vorteile. Die Kommunikation wird effizienter und verschlingt weniger Zeit. Eine intelligente mobile Buchhaltungsanwendung ist auch in der Lage, den Mandanten zu motivieren, die Buchhaltung fortlaufend zu festen Zeiten zu erledigen und nicht erst bei Termindruck.

Auswertungen und Abschlüsse kann der Steuerberater quasi auf Knopfdruck vornehmen. Gute Lösungen bieten eine effiziente Mandantenverwaltung und stellen die Daten direkt im DATEV-Format bereit, so dass sie in die Kanzleisoftware integriert werden können. Im Ergebnis bleiben freie Ressourcen für die so wichtige betriebswirtschaftliche Beratung des Mandanten.

Sicher ist sicher – gerade in der Cloud

Auf dem Weg zur digitalen Buchführung müssen oft althergebrachte Bedenken überwunden werden. Viele Mandanten haben immer noch Bedenken bezüglich der Datensicherheit von Cloud-Lösungen.

Die gewählte Software sollte daher eine SSL-verschlüsselte Datenübertragung und die Cloud-Speicherung in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gewährleisten. Das ist der aktuell höchste Sicherheitsstandard und zugleich die Voraussetzung für die Schaffung von Vertrauen in die Lösung.

Der Einstieg ins papierlose Büro ist letztlich gleichbedeutend mit der Akzeptanz und der Einführung von digitalen Lösungen. Bei der Buchhaltung gelten da die gleichen Regeln wie im allgemeinen Wirtschaftsleben: Ein zielstrebiges, aber reflektiertes Vorgehen auf der Basis klarer Fakten und moderner Tools. Gelingt der Einstieg, ist das Einsparpotenzial groß – nicht nur beim Papierverbrauch.

Quelle DStR 41/2018