Einleitung
Laut einer Studie finden 25 Prozent aller Kanzleiwechsel in Deutschland wegen zu hoher Stundensätze statt. Gleich dahinter folgt die Beendigung des Mandates wegen zu hoher Abrechnungen und mangelnder Kostentransparenz (Quelle: http://www.schoen-company.com/de/bericht/pricing).
Viele Rechtsabteilungen sind skeptisch, wenn es um die Rechnungsstellung externer Kanzleien geht. Wer hier punkten und die Grundlage für Vertrauen schaffen will, muss nachvollziehbare Rechnungen stellen und effizient und partnerschaftlich leisten.
Zufriedenheit ist auch, wenn die Rechnung stimmt
Gerade Unternehmensmandanten und Rechtsabteilungen wollen den Einsatz externer Rechtsanwälte steuern können. Es soll nichts aus dem Ruder laufen. Auch aus diesem Grund gibt es sehr viele individuelle Abrechnungsvereinbarungen, die sich in den Kostennoten der Anwälte wiederfinden müssen. Das bedeutete in der Vergangenheit, dass jeder Rechnungsentwurf in der Kanzlei geprüft und vor allem nachbearbeitet werden musste und dies vom Anwalt, was enorme Kosten verursacht. Heute können hinterlegte Guidelines und Leistungsarten mit Validierung automatisiert für korrekte Abrechnungen sorgen.
Im internationalen Umfeld kommt dann noch der Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES) dazu, um Rechnungen elektronisch liefern zu können. Gerade bei multinationalen, komplexen Mandaten ein wichtiges Tool, ohne das Kostentransparenz kaum herzustellen ist und Zahlungsströme schlecht nachvollziehbar sind.
eBilling – Digitalisierung des Wertschöpfungsprozesses
Kanzleien sind Unternehmen. Sie müssen ständig ihre Prozesse betriebswirtschaftlich beleuchten und im besten Falle optimieren, um Kosten zu sparen. Die Rechnungsstellung als Prozess nimmt eine elementare Rolle ein und da sie nicht abrechenbar ist, sollte sie möglichst wenig kosten.
Ein Rechenbeispiel: Gemäß einer aktuellen Kundenbefragung der STP Informationstechnologie AG aus dem Jahr 2018 (befragt wurden mittlere und große Wirtschaftskanzleien), investieren Anwälte im Durchschnitt täglich fünfzehn Minuten in die Stundenerfassung. Am Ende des Mandats kommt noch eine finale Prüfung hinzu. Dann wird der Anwalt circa 60 Minuten noch einmal an der Rechnung arbeiten, bevor sie erstellt werden kann. In Summe macht das circa drei Prozent der Effektivleistung eines Anwalts aus.
Weil gar nicht genug Daten hinterlegt sind und/oder genutzt werden, sind 46 Prozent der Unternehmensmandanten mit der Transparenz von Kanzleiabrechnungen unzufrieden. Derzeit wird jede fünfte Rechnung reklamiert. Im Durchschnitt werden Rechnungen von Kanzleien laut Handelsblatt um zwölf Prozent gekürzt. Regelmäßig ist die inhaltliche Beschreibung der anwaltlichen Leistung mangelhaft (Beispiel „Aktenstudium“).
Ein weiteres Problem besteht in Unternehmen darin, dass nicht selten im Zusammenhang mit Pitches (Einladung zur Angebotsabgabe einer Kanzlei) zwar sehr konkrete Angaben zu Honorar, Staffelung und Caps gefordert werden, dass im laufenden Mandat allerdings ein Controlling nahezu versagt. Damit wird der Unternehmensjurist im Reporting gegenüber übergeordneten Organen blockiert.
Transparenz- und Servicefaktor: eBilling
Gerade Unternehmen wollen digitale Rechnungen. Das schaffen standardisiert in Deutschland aktuell wenige Kanzleien. Nur bei digitaler Rechnungsstellung allerdings, können elektronische Rechnungsprüfungsprogramme greifen. Damit wird eBilling nicht nur zu einem Transparenzfaktor, sondern zu einem echten Service-USP für den Mandanten.
Fazit: Schneller, transparenter, leichter
Wenn Wirtschaftskanzleien als Teil ihrer Aufgabe sehen, auch den unternehmerischen Alltag ihrer Mandanten mit zu erleichtern, ist es notwendig, sich mit den Möglichkeiten der Datenerhebung und -ausschöpfung zu befassen. Das Nutzenpotenzial hinterlegter Daten (ohne Medienbrüche über Zusatztools) im Sinne von Transparenz, unkompliziertem Reporting und Effizienzsteigerung stärkt Vertrauen und bildet die Grundlage einer starken Mandantenbeziehung.
Über die Autorinen:
Petra Seeburger
Produktmanagerin,
STP Informationstechnologie AG, Karlsruhe
Susann Seyfried
Director Marketing,
STP Informationstechnologie AG, Karlsruhe