Digitalisierung in Anwaltskanzleien: Bange machen gilt nicht!

von Tina Schulz

Manche Entwicklungen erscheinen einfach paradox: Während einerseits mit dem elektronischen Rechtsverkehr (ERV) immer mehr digitale Pflichten auf Rechtsanwälte zukommen, hat der BGH in einem Urteil entschieden, ein rein elektronisch geführter Fristenkalender entspreche nicht der Sorgfaltspflicht, die die Kanzlei zu erfüllen habe. Mit der Begründung, die komplett digitale Bearbeitung sei fehleranfällig, legen die Richter den Anwälten nahe, sie sollten von digital geführten Fristenkalendern Ausdrucke anfertigen.

Diese Forderung ist mit einer fortschreitenden Digitalisierung der Justiz nur schwer in Einklang zu bringen. Es bleibt zu hoffen, dass der Gesetzgeber im Zuge des ERV-Ausbaus zeitnah eine eindeutige Regelung zum Führen – nicht nur – eines digitalen Fristenkalenders trifft. Bis es soweit ist wird jeder, der kein Risiko eingehen will, aber nicht umhinkommen, an dieser Stelle wieder Papier zu bemühen.

Ein solcher Medienbruch darf allerdings ausschließlich der geforderten Dokumentation dienen und nicht den Workflow als solches in Frage stellen. Schließlich geht es unter dem Schlagwort Legal Tech verstärkt darum, durch konsequente Automatisierung von Teilaufgaben Zeitvorteile zu realisieren und so die Effizienz in der Fallbearbeitung zu steigern.

Fristenkalender ohne Risiko

Ein Blick auf die Kanzleisysteme, mit denen sich Rechtsanwälte die Vorteile der Digitalisierung erschließen, zeigt, dass sich auch weiterhin hervorragend mit einem elektronischen Fristenkalender arbeiten lässt. So kann mit guter Kanzleiorganisationssoftware in durchgängigen Workflows die zugehörige juristische Frist in der Regel direkt ausgewählt werden. Die Fristberechnung erfolgt dann automatisch, inklusive einer Übernahme in den Fristenkalender.

Ein großer Vorteil ist es, wenn die Fristen im Fristenkalender dabei auch sofort festgeschrieben werden. Dann lässt sich eine eingetragene Frist nicht versehentlich und unbemerkt ändern, löschen oder verschieben. Es bedarf dazu immer eines aktiven Stornos. Auch das Vier-Augen-Prinzip für die Eintragung und Prüfung einer Frist lässt sich in Kanzleisystemen elektronisch abbilden.

Da der aktuell geforderte Ausdruck eines Fristenkontrollblatts durch den BGH eine Bestätigung älterer Rechtsprechung darstellt, unterstützen die gängigen Programme hier bereits. Nach Eintragung einer juristischen Frist kann das Kontrollblatt also meist sofort automatisch gedruckt werden. Das ist zwar kein Schritt in Richtung Papierverringerung, automatisiert aber zumindest die notwendige Tätigkeit zur Einhaltung des BGH-Beschlusses.

Wichtig ist vor allem, dass sich Kanzleien durch diese Art Rechtsprechung nicht in ihren eigenen Digitalisierungsbemühungen beirren lassen.

Digitale Postzentrale führt Informationen zusammen

Um das volle Potenzial an digitalen Möglichkeiten entfalten zu können, gilt es, die Prozessschritte von der Bearbeitung des Posteingangs bis hin zum Versand eines Schriftsatzes als Ganzes zu denken und zu digitalisieren.

Zentraler Aspekt dabei ist insbesondere der Aufbau einer konsequent digitalen Postzentrale. Bereits heute erreichen die Informationen zu einem Fall die Kanzlei über unterschiedliche Kanäle. Der Mandant sendet seine Unterlagen zum Großteil auf elektronischem Weg – etwa per E-Mail. Hinzu kommen die klassische Post auf Papier, sowie Nachrichten vom Gericht oder gegnerischen Anwalt, die über das beA-Postfach eintreffen oder gefaxt werden.

Mit leistungsfähigen Kanzleiorganisationssystemen lassen sich diese Informationen einfach konsequent zusammenführen und automatisiert in die Akten übernehmen. Eine solche digitale Postzentrale im Kanzleisystem bietet auch einen automatischen Abruf der einzelnen Kommunikationswege, sodass eine neue Nachricht sofort beim Eintreffen angezeigt, bearbeitet und digital an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet werden kann.

So ist es auch möglich, eine Aufgabe an mehrere Bearbeiter zu senden, die alle auf den gleichen Stand der digitalen Akte zugreifen können. Gegenüber der reinen Aktenführung auf Papier ist das ein eindeutiger Vorteil.

Die Technik übernimmt die Zuordnung

Noch einen Schritt weiter im Bemühen, die E-Mail-Flut schnellstmöglich in geordnete Bahnen zu lenken, gehen Lösungen, die eingehende E-Mails direkt auf aktenrelevante Merkmale sichten und automatisch Nachricht und Anhang zur Akte ablegen. Gleichzeitig ist für alle Bearbeiter des E-Mail-Eingangs ersichtlich, ob diese Nachricht schon zur Akte abgelegt wurde. Das vereinfacht die Kommunikation auch innerhalb der Kanzlei und sorgt für eine schnellstmögliche Weitergabe von Informationen.

Solche gelebten digitalen Workflows innerhalb der Kanzlei sind eine gute Vorbereitung auf die Teilnahme am ERV, der allerspätestens von 2022 an die digitale Kommunikation zur Pflicht erhebt. Mit konsequent digital geführten Akten wird es deutlich leichter fallen, Schriftsätze und Anlagen elektronisch bei Gerichten und Staatsanwaltschaften einzureichen und auch den Verfahrensbeteiligten zur Kenntnis zu geben.

Über die Autorin:

Tina Schulz
Leiterin Rechtsanwaltsmarkt
bei der DATEV eG

Quelle NJW 47/2019