Kanzleimanagement in der Cloud - Flexibel, sicher, teamfähig: Das sind die Vorteile cloudbasierten Arbeitens

Die Cloud ist seit Jahren in vielen Branchen ein wichtiges Thema. Auch Anwälte und Kanzleien entdecken immer öfter die Vorzüge cloudbasierten Arbeitens. Doch bei der eigenen Kanzleimanagement-Software herrscht bei vielen Juristen Skepsis vor. Die Auslagerung von Mandanten-Daten scheint einfach zu heikel. Dabei erfüllt die Technik die geforderten Sicherheitsstandards für Kanzleien und Anwälte, ist ausgereift und zuverlässig. Die Cloud bietet viele Chancen für Anwälte. Sie können ihre Kanzleitätigkeit optimieren, effizienter gestalten und Mandanten agil betreuen.

Die Cloud – was ist das überhaupt?

Wörtlich übersetzt beschreibt das Wort Cloud ganz einfach eine Rechner- oder Datenwolke. Die Cloud bezeichnet eine Vielzahl vernetzter Server, auf deren Speicherplatz, Rechenleistung und Software Kanzleien zugreifen können. Die Vernetzung sorgt dafür, dass jeder Kunde aus der Ferne so schnell auf die Ressourcen zugreifen kann, als handele es sich um den eigenen Server.

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Die Cloud-Infrastruktur kommt dabei von Anbietern wie Google, IBM und Microsoft – von erfahrenen IT-Unternehmen also, die ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit in der Datenverfügbarkeit und ein Maximum an Sicherheit gewährleisten können. Hierauf setzen Software-as-a-Service-Dienste (SaaS) auf, also via Internet bereitgestellte Anwendungen.

Ein Beispiel für einen solchen Dienst ist etwa eine Kanzleimanagement-Lösung, die der Kunde – in diesem Fall Kanzleien und Anwälte – wie eine auf dem eigenen PC installierte Software nutzen kann. Diese wird auf Basis eines Abo-Modells erworben, lässt sich an die individuellen Bedürfnisse der Kanzlei anpassen und von jedem Ort aus mit einem internetfähigen Computer oder Tablet nutzen.

Die Vorteile der Cloud

Die Cloud-Vorteile für Anwälte liegen auf der Hand: Prozessführung, Mandatsarbeit und Vertragsverhandlungen sind häufig ein textintensives Geschäft. Hat man seine Dokumente in der Cloud, kann man von überall darauf zugreifen. Die Cloud ist das perfekte Tool für Teamwork, nicht nur innerhalb der Kanzlei, sondern auch mit dem Mandanten. Das gilt auch für große Teams und internationale Mandatsbeziehungen.

Es ist egal, ob man sich als Anwalt in den Kanzleiräumlichkeiten, bei Gericht oder zu Hause aufhält. Genauso irrelevant ist der Aufenthaltsort der anderen Teammitglieder oder Mandanten. Wer Bearbeitetes in der Cloud ablegt, sorgt nicht nur für einen sicheren Austausch von Daten, sondern für Austausch in Echtzeit.

Besonders in Zeiten wie der Coronakrise kann die Cloud ihre Vorteile ausspielen: Auch vom Homeoffice aus ist man dank der Cloud in der Lage, den Überblick über alles zu behalten, was wichtig ist. Denn gerade angesichts der aktuellen Herausforderungen haben sich im rechtlichen Kontext neue Rahmenbedingungen und die Notwendigkeit zum Handeln für viele Mandanten ergeben.

Lästige Updates? Vergangenheit!

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Für die Software-Wartung ist die Kanzlei bei Cloud-Lösungen auch nicht mehr selbst verantwortlich. In der Cloud steht immer die aktuellste Version einer Software zur Verfügung. Updates werden automatisch gemacht und behindern nicht, wie früher, den Kanzleialltag. Das ist effizient in puncto Ressourcenauslastung und Kanzlei-Infrastruktur und entlastet die IT-Verantwortlichen. Mutet sich eine Kanzlei zu, all ihre digitalisierten Daten auf eigenen Servern abzulegen, kann das schnell sehr teuer werden. 

Zudem ist es für eine Anwaltskanzlei kaum möglich, vergleichbare Sicherheitsstandards wie ein Cloud-Anbieter mit einem professionellen IT-Sicherheits-Team auf wirtschaftlich sinnvollem Weg zu schaffen. Kosten wie die Miete für die (Spezial-)Räume, in denen die Server stehen, Energiekosten, Wartungsarbeiten und Sicherheitsmaßnahmen plus das dafür nötige Personal sind hoch. Zudem ist eine Cloud-Lösung agiler, da sich automatisiert zusätzliche Ressourcen (auch temporär) hinzubuchen lassen, anstatt zusätzliche Hardware in den eigenen Server-Raum stellen zu müssen.

Sicherheit und Serverstandort sind wichtige Faktoren

Nicht nur für Anwälte, sondern auch für Cloud-Anbieter haben der Schutz der Mandantendaten und die verschlüsselte Datenablage oberste Priorität. Dennoch gibt es Unterschiede, was Sicherheitsstandards und Verschlüsselung angeht. Als besonders sicher gelten zweistufige, also hybride Verschlüsselungsverfahren. Diese kombinieren hohe Komplexität der Verschlüsselung mit dennoch schnellem Zugriff auf die Daten.

Eine wichtige Rolle kommt bei einer Cloud-Lösung dem Serverstandort der Daten zu. Die physischen Server, auf denen die Cloud-Daten abgelegt werden, sollten unbedingt in Deutschland aufgestellt sein –eine Voraussetzung für viele Kanzleien, um Compliance-Anforderungen von Corporate-Mandanten zu erfüllen.

Nicht für Verunsicherung sorgen muss dabei die Datenschutzgrundverordnung. Ein Vertrag zur DSGVO-konformen Aufbewahrung der Daten muss allerdings konkret mit dem Cloudbetreiber abgeschlossen werden. Die Standards, die den Betreibern der Cloud-Infrastruktur bei der Zertifizierung abverlangt werden, kann eine Anwaltskanzlei so nicht leisten – eine kleinere Einheit ohnehin nicht.

Kanzleien sollten jetzt die Chancen der Cloud nutzen

Sicherheitsbedenken und befürchtete Datenschutzverstöße sind nach wie vor die größten Gegenargumente von Kanzleien, wenn es um die Cloud geht. Doch dabei geht es der Cloud nicht anders als etwa seinerzeit dem Fax oder dem E-Mail-Verkehr: Change, also Veränderung, macht immer Angst. Doch objektiv betrachtet spricht vieles für die Cloud, die in immer mehr Industriezweigen – selbst in stark regulierten Umfeldern wie Großindustrie und Banken- und Versicherungswesen – zum Einsatz kommt.

Die Cloud birgt speziell auch für Anwälte und juristische Dienstleister großes Potential, das man jetzt heben kann – auch, um sich als Kanzlei einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Das eigene Unternehmen erfährt so einen organisatorischen Mehrwert und profitiert von effizienteren Workflows. Das heißt: Wer früh an Bord ist und sich das Arbeiten mit den neuen Möglichkeiten zu eigen macht, ist schneller gut darin und sicher im Umgang.

Dabei bemerkt der Anwender selbst keinerlei nachteilige Veränderungen in der täglichen Arbeit – ganz im Gegenteil. Er befreit sich von der Notwendigkeit, eine Software installieren und updaten zu müssen und sichert sich de-facto ausfallsichere Anwendungen.

Erweiterbarkeit? Auch in Zukunft gewährleistet

Flexibel und agil ist eine Cloud-Lösung für Anwälte auch im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit anderen cloud-basierten Legal-Tech-Diensten. Über standardisierte Programmierschnittstellen (APIs genannt) kann eine Kanzleisoftware mit anderen Anwendungen Daten austauschen und so zu einer intelligenten, maßgeschneiderten Lösung werden. Auch wenn eine Kanzlei in Zukunft weitere Services einsetzen will, ist eine Kanzleimanagement-Cloud die ideale Grundlage für eine individuell erweiterbare Digitalisierungsstrategie.

Fazit und Ausblick: Bereit für die digitalisierte Zukunft

Eine Cloud-Lösung fürs Kanzleimanagement ist bereits heute ein Schritt in die richtige Richtung. Sie wird der zunehmenden Mobilität heutiger und zukünftiger Juristen gerecht, erleichtert das orts- und zeitunabhängige Arbeiten im juristischen Team und sorgt dafür, dass alle relevanten Daten sicher an einem zentralen Ort liegen.

Wer alles in der Cloud ablegt, kann in der Verhandlung mobil darauf zugreifen, ohne in Aktenbergen herumblättern zu müssen. Über die Suche finden sich schnell Zahlen, Daten oder Fakten. Kanzleien können sich so besser ihrem juristischen Kerngeschäft widmen und profitieren zusammen mit den Mandanten am Ende von effizienterer Arbeit und gewonnener Zeit.

Nutzt man als Kanzlei die Technologie, die die Cloud zur Verfügung stellt, eröffnen sich in Zukunft mehr Möglichkeiten als geahnt. Das eigene Angebot kann erweitert, neue Dienstleistungen geschaffen werden, die eventuell jetzt noch nicht überschaubar sind. Allein für Massenverfahren bieten sich bisher ungeahnte Möglichkeiten der Datenhandhabung und
-auswertung, die auf Online-Akquise beruhen.

Wer sich als Anwalt also innovativ betätigen und neue Geschäftsfelder erschließen möchte, der hat mit der Cloud das richtige Werkzeug gefunden.

Über den Autor:

Dr. Michael Schäfer
Geschäftsführer der Leipziger dokSAFE GmbH, 
dem Hersteller der Kanzleisoftware ACTAPORT

von Dr. Michael Schäfer
Quelle NJW 25/2020