beA und Mail-Flut zähmen

Bei der Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) treten immer wieder Problemstellungen auf, die bei Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten zu Unsicherheiten und Schwierigkeiten führen. Erst kürzlich machte es eine Änderung im System nötig, bei den Dateinamen auf deren Länge und auf die Vermeidung bestimmter Sonderzeichen zu achten.

Systemumstellungen, Löschfristen und der Umgang damit

Während eben genannte Umstellungen mit organisatorischen Anpassungen in den eigenen Kanzleiprozessen abgefangen werden können, hat eine grundlegende Funktionalität im beA-Postfach eine deutlich größere Auswirkung auf die Kanzleiorganisation: die automatischen Löschfristen im System. Die Bundesrechtsanwaltskammer weist explizit darauf hin, dass das beA nicht als dauerhafte Archivierungslösung konzipiert ist, sondern lediglich als elektronischer Kommunikationskanal für die am elektronischen Rechtsverkehr Beteiligten fungiert. Deshalb werden darin befindliche Nachrichten, die älter als 90 Tage sind, zunächst in den Papierkorb verschoben und nach weiteren 30 Tagen endgültig gelöscht.

In Anbetracht deutlich längerer Zeiträume, die beispielsweise zum Nachweis der Versendung oder des Empfangs einer Nachricht benötigt werden, ist eine eigene Archivierung somit zwingend erforderlich. Ein bloßes Ausdrucken von Nachrichten und Anhängen wird in aller Regel hier nicht ausreichen, da neben den eigentlichen Dokumenten beispielsweise auch die Zeitpunkte von Versand und Zugang der Nachricht relevant sein können. Daher sollten beA-Nachrichten medienbruchfrei archiviert werden, um bei Bedarf auch später noch auf alle notwendigen Informationen und Dateien zurückgreifen zu können. Das Anwaltspostfach selbst gibt hier über den Web-Client die Möglichkeit, Nachrichten zur Archivierung zu exportieren. Dabei wird für jede Nachricht eine separate Archivdatei erzeugt, die im eigenen Dateisystem abgelegt werden kann. Diese Archivdateien enthalten zwar alle relevanten Informationen, für ein späteres reibungsloses Wiederauffinden ist jedoch ein gewisser Aufwand bei der Einrichtung geeigneter Verzeichnisstrukturen unerlässlich. Zudem muss bei einfacher Ablage im Dateisystem stets kritisch hinterfragt werden, ob diese den Anforderungen an Datensicherheit und Vertraulichkeit gerecht wird.

Automatisierter Workflow verringert Aufwand

Besser ist es daher, für die Bearbeitung und Archivierung der Dateien gleich auf eine leistungsfähige Kanzleimanagementsoftware zu setzen, die sich selbst an das beA anbindet und die eingegangenen Nachrichten automatisch aus dem Anwaltspostfach abruft. Aus einer solchen Software heraus lassen sich beA-Nachrichten auch direkt versenden. Darüber hinaus können empfangene Nachrichten gleich – ebenfalls automatisch – der richtigen Akte zugeordnet und dauerhaft in der Datenbank des Dokumentenmanagements sicher und zugriffsgeschützt abgelegt werden.

So lassen sich die Nachrichten auch später noch ohne Probleme wiederfinden und die Gefahr einer Löschung aufgrund Zeitablaufs ist ein für alle Mal gebannt. Idealerweise können im selben Prozessschritt gleich Wiedervorlagen, Fristen oder Termine sowie ggf. Verfügungen für das Sekretariat erfasst werden. Und selbstverständlich sollte sich eine solche Software selbst um die eingangs beschriebenen technischen Änderungen kümmern, wie etwa die Verwendung korrekter Dateinamen.

Aber nicht nur in Bezug auf das beA profitieren Kanzleien von der Nutzung einer Kanzleimanagementlösung. Auch beim Handling von Posteingängen, die auf anderem Wege hereinkommen – v.a. bei E-Mails – besteht die Notwendigkeit, sie den richtigen Akten zuzuordnen. Dies passiert beim Posteingang oft noch händisch, beim Postausgang wird es oft vergessen oder die Nachrichten werden gar zusätzlich ausgedruckt.

Mit Software die Mail-Flut bewältigen

Die Hersteller von Kanzleisoftware haben diese Problematik der E-Mail-Handhabung erkannt, verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze bei deren Bewältigung. So setzen einige Anbieter auf eigene, in die Verwaltungssoftware integrierte E-Mail-Komponenten, über die der gesamte Mailverkehr der Kanzleien abgewickelt wird. Andere Hersteller binden gebräuchliche E-Mail-Software per Schnittstelle an und setzen so auf bekannte Funktionen, die eine komfortable Handhabung mit geringerem Umgewöhnungsaufwand verbinden.

Einen echten Mehrwert bieten dabei leistungsstarke E-Mail-Tools, die eingehende Nachrichten automatisch analysieren, anhand der Ergebnisse den korrekten Akten zuordnen und über digitale Postmappen an die jeweiligen Empfänger innerhalb der Kanzlei weiterleiten. Über eine automatisierte, regelbasierte Verschlagwortung der zu den Akten gespeicherten E-Mails lassen sich diese auch zu einem späteren Zeitpunkt problemlos auffinden.

Unabhängig davon, welcher dieser Wege gewählt wird, empfiehlt es sich unbedingt zu prüfen, ob die genutzte Kanzleisoftware derartige Funktionen unterstützt. Kanzleien, die noch keine Anwaltssoftware im Einsatz haben, sollten die Einführung eines solchen Systems nun erwägen – gerade auch im Hinblick auf die zum Jahresbeginn 2022 in Kraft tretende Verpflichtung, das beA für die gerichtliche Korrespondenz zu nutzen.

 

Über den Autor:

Dr. Tobias Wagner
Rechtsanwalt und Leiter Rechtsanwaltsmarkt, DATEV eG.