Mit passenden Tools für Juristen die neue Normalität produktiv und sicher gestalten

von Christopher Reinhard

Die Corona-Pandemie hat Unternehmen und Mitarbeiter weltweit quasi über Nacht ins Homeoffice gezwungen. Für viele von Ihnen entspricht die Arbeit zuhause heute der neuen Normalität. Das gilt auch für Juristen: Ob Anwaltskanzleien, Rechtsabteilungen in Unternehmen oder selbstständige Rechtsanwälte – für sie alle gilt es, ihre Tätigkeit in der neuen Arbeitsumgebung infolge der Pandemie sicher und effizient zu gestalten. Unterstützung erhalten sie dabei von innovativen Tools, die Workflows, interne wie externe Prozesse und die Digitalisierung einfach und sicher machen.

Analoges digitalisieren Juristen erhalten

Dokumente heute immer öfter zunächst digital. Oftmals müssen sie diese im Anschluss aber per Fax weiterversenden. Normalerweise werden die Dokumente dafür zunächst ausgedruckt und als Fax geschickt. Das kostet Zeit, ist wenig nachhaltig und erfordert zudem die entsprechende Drucktechnologie, über die nicht jeder im Homeoffice verfügt. Hier bieten sich On-Demand-Plattformen für intelligente Dokumenten- und Druckprozesse mit digitalisierter Faxverarbeitung an. So lässt sich das elektronisch erhaltene Dokument ebenso elektronisch als Fax weiterversenden. Zudem lassen sich auch eingehende Faxe komplett digital abbilden, zum Beispiel über die Funktion EmailEmpfang. Damit ist Faxen aus Homeoffices problemlos möglich.

Auch aus dem Homeoffice heraus sicher Daten mit Internen und Externen teilen

Gerade im Homeoffice gilt es, digitale Kommunikation effizient zu organisieren: Die gemeinsame Nutzung von Dateien mit internen Kollegen und externen Kunden ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit. Gerade für Juristen spielt beim Datenaustausch das Thema Sicherheit eine wichtige Rolle, insbesondere bei großen Dateien mit personenbezogenen Angaben. Unabhängig der Datensensibilität ist sowohl bei der internen als auch der externen Kommunikation auf die Einschränkung der Zugriffsrechte zu achten. Dies kann durch ein Passwort und/oder Ablaufdatum erfolgen.

Wichtig in der heutigen Zeit ist ebenfalls, dass sich die Funktion standortunabhängig mit Web-Browsern, Desktop-Clients und mobilen Apps nutzen lässt – für mehr Flexibilität. Alle Oberflächen und Endgeräte bieten sowohl einen Zugriff auf die Daten als auch eine Synchronisation in Echtzeit. Um eine datenschutzkonforme Verarbeitung und eigene Kontrolle der Daten sicherzustellen, sollte hier auf Spezialanbieter mit Servern in Deutschland, beziehungsweise der EU gesetzt werden.

Effiziente Datensuche

Im juristischen Kontext fließen viele Daten aus verschiedenen Kanälen – intern und extern ins Unternehmen. Hier gilt es, den Überblick zu wahren. Enterprise Search Lösungen helfen dabei, die Informationsflut in den Griff zu bekommen, indem diese die Daten schnell und effizient durchsuchbar machen. So gibt es Angebote, mit denen das Suchen und Finden von Informationen von einem einzigen Ort aus in allen angebundenen Dokumenten und Informationsspeichern möglich ist. Auch bestehende Dokumente werden durchsuchbar und somit wieder nutzbar. Für Juristen eignen sich insbesondere Produkte, die sich auf das Auffinden personenbezogener Daten spezialisiert haben. Damit lässt sich beispielsweise ein Report zu gespeicherten personenbezogenen Daten für eine anfragende Person generieren sowie durch Auflistung der Speicherorte Daten zielsicher und auf Aufforderung hin löschen.

Workflow-Management

Gerade in unsicheren Zeiten geht es für Unternehmen und Selbstständige darum, Zeit zu sparen. Drucktechnologien mit integrierten Workflow-Lösungen organisieren die Übergänge und Schnittstellen zwischen analoger und digitaler Informationsverarbeitung. Das verschafft Zeit und strukturiert Prozesse. Insbesondere redundante manuelle Arbeiten gilt es zu vermeiden. So ist es technisch möglich, definierte Inhalte auf Dokumenten zu schwärzen oder via Texterkennung Dokumente nach der Erfassung wieder einfach auffind- und durchsuchbar zu machen.

In der neuen Arbeitssituation spielen insbesondere mobile Endgeräte eine entscheidende Rolle. Sie können – mit der entsprechenden Workflow-Technologie im Hintergrund – Dokumente und Informationen erfassen sowie Workflows mobil starten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mit vordefinierten Regeln Dokumente automatisch an jedes beliebige Ziel weiterzuleiten – was die Produktivität der Teams steigert. Bei der Wahl der entsprechenden Technologie ist darauf zu achten, dass komplexe Compliance- und Sicherheitsanforderungen durch eine nahtlose Integration oder Anbindung in die wesentlichen Legal Systeme erfüllt sind.

Den neuen Herausforderungen mit Technologie begegnen

Die Pandemie verlangt der Unternehmenswelt massive Veränderungen in den Arbeitsweisen ab. So gilt es sich an neue, zunehmend virtuelle Arbeitsweisen zu gewöhnen und zeitgleich Sicherheit und Integrität der Datenverarbeitung zu gewährleisten. Umso wichtiger ist es in diesem Kontext, noch effizienter und produktiver zu handeln, um Luft für die Bewältigung neuer Aufgaben zu schaffen. Für Juristen – deren Informations- und Kommunikationswege hohe Standards in der Datenverarbeitung sowie vielfach analoge Kanäle beinhalten, bieten sich moderne Lösungen für ein sicheres und effizientes Management von Workflows sowie Prozessen an.

 

Über den Autor:

Christopher Reinhard
Product Marketing Manager
Print & Document Solutions
Deutschland & Österreich bei
Konica Minolta