In vielen Kanzleien sind die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zwar ein guter Umsatzbringer, aber beim Aufrechnen von Aufwand und Nutzen wird schnell klar, dass sie am wenigsten Gewinn abwerfen. Damit kann jetzt endlich Schluss sein. Natürlich verflucht niemand die Lohn- und Gehaltsabrechnung, sie ist jedoch auch selten die größte persönliche Leidenschaft. Sie gehört dazu und auf den ersten Blick bringt sie nicht einmal schlechte Zahlen. Dieser Blick täuscht jedoch häufig. Denn die Rentabilität beim Lohn ist in vielen Kanzleien nicht gegeben. So wird die Abrechnung schnell mal zur lästigen Pflicht. Um aus dieser Pflichtaufgabe eine Cashcow zu machen, sind jedoch nur drei Schritte notwendig. Richtig angewendet, können diese zu einer Ertragssteigerung mit hohen zweistelligen Prozentwerten führen. Und ja, es ist Arbeit dafür notwendig. Mit ein wenig Digitalisierung an den richtigen Stellen ist es jedoch Arbeit, die sich auf Dauer enorm auszahlt.
Drei Schritte zu mehr Ertrag
1. Systembrüche beseitigen
Viele Steuerberater nutzen für ihr Melde- und Bescheinigungswesen externe Webportale wie sv.net. Der Arbeitsschritt, um ins Webportal zu wechseln und die Zahlen einzutragen, ist jedoch ein echter Zeitfresser. Um schneller arbeiten zu können, ist eine integrierte Lohnsoftware notwendig. Die Software befüllt Formulare automatisiert und minimiert so den Arbeitsaufwand immens. Dokumente an die Sozialversicherungen und die Bundesagentur für Arbeit werden ebenso direkt über das Programm versendet. Kein Wechsel der Systeme, alles aus einem Guss: das spart enorm viel Zeit.
2. Die entscheidenden Prozesse digitalisieren
Wenn die Lohnabrechnung effizienter werden soll, muss sie digitaler werden. Denn nichts hält die eigenen Prozesse mehr auf als Drucken, Versenden und Archivieren. Wichtig ist hier: Es geht nicht darum, blind oder nur um des Digitalisierens willen umzustellen, sondern an den größten Hebeln anzusetzen.
• Digitale Zustellung von Lohnunterlagen
Druck, Versand und Archivierung von Lohnunterlagen der Mitarbeiter der Mandanten entfallen komplett. Zusätzlich bringt diese Lösung endlich die notwendige Sicherheit im Datenschutz.
• Dokumente und Auswertungen online bereitstellen
Mandanten erhalten so immer Zugriff auf Dokumente in Sekundenschnelle. Zudem können sie Unterlagen auch ohne Besuch in der Kanzlei freizeichnen.
• Ablage in eine digitale Personalakte
Die Mandanten senden ihre Personaldokumente via Web-Portal anstatt per E-Mail. So ist die Kommunikation immer sicher. Danach werden die Dokumente in die entsprechenden digitalen Personalakten der Mitarbeiter der Mandanten abgelegt. So sind alle Lohnunterlagen immer am richtigen Ort.
• Digitale Archivierung
Alle Auswertungen aller Abrechnungsjahre werden von der Software automatisch in ein digitales Archiv abgelegt und können jederzeit eingesehen werden. Das bedeutet keine Platzverschwendung mehr und niemand muss mehr drucken, lochen oder Ordner in Regale stellen.
Hohe Chancen auf Ertragssteigerung
3. Leistungen erfassen und somit korrekt abrechnen
Beim letzten Schritt gilt es zwei Dinge zu beachten. Zum einen ist es ausschlaggebend, zwischen Basis- und Zusatzleistungen zu unterscheiden und demensprechend abzurechnen. Zum anderen gilt es diese Leistungen intern auch zu erfassen. Dabei bringt es massive Zeitersparnis mit sich, wenn der Arbeitsschritt in einer integrierten Software erledigt wird. So können Sonderleistungen präzise mit den Mandanten abgerechnet werden.
Wer diese drei Schritte einhält, hat gute Aussichten seinen Ertrag bei der Lohnabrechnung immens zu steigern. Sei es durch Geschwindigkeit oder Einsparen von vorherigen Kosten.
Über den Autor:
Josef Hofstetter
Abteilungsleiter Vertrieb Neukunden
bei Agenda Informationssysteme