Die Lohnbuchführung ist für Steuerkanzleien ein wenig profitables Geschäft. Das zeigt die Studie zur Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant, veröffentlicht von der Initiative für die kleine Steuerkanzlei (steuerberaterseite.de/studie). Aber was können Kanzleien dagegen tun? Das Geschäft „heimlich“ an externe Anbieter auslagern? Nicht immer ganz unkompliziert. Einfach nicht anbieten? Das kommt für die meisten Steuerberater nicht in Frage. Sie wollen ihren Mandanten alle Dienstleistungen aus einer Hand bieten. Stattdessen lassen sich viele aufwändige Arbeitsschritte vereinfachen, nämlich über moderne Cloud- und Rechenzentrumslösungen.
Der hohe Aufwand bei der Lohnbuchführung ergibt sich vor allem durch die komplexe fachliche Materie, die vielen Arbeitsschritte zur Übermittlung der Daten an das Finanzamt, Sozialversicherung oder Sozialkasse sowie den Druck, die Kuvertierung und den Versand der Unterlagen an die Empfänger. Moderne Cloud-Lösungen übernehmen viele Einzelschritte für die Steuerkanzlei und machen die Abläufe deutlich effizienter. Der Steuerberater überträgt die Datensätze in das Rechenzentrum seines Anbieters. Dieser kümmert sich um die
Übermittlung der Daten an Finanzverwaltung und Sozialversicherung und stellt der Kanzlei eine Übersicht der bereitgestellten und rückübertragenen Daten zur Verfügung. Mit diesem Vorgehen kann die Kanzlei auf ITSG- und ELSTER-Zertifikate verzichten. Damit entfallen nicht nur die Kosten, sondern auch der Aufwand für die regelmäßige Aktualisierung der sonst notwendigen Zertifikate.
Zahlungen ausführen
Eine leistungsfähige Software übernimmt auch die Zahlungsaufträge. Sie stellt die Zahlungsdateien automatisch via Rechenzentrum für Lohnempfänger, Finanzbehörden und Sozialversicherung bereit. Der zuständige Bearbeiter muss nur noch die Freigabe für die Zahlungen erteilen.
Lohnabrechnung digital
Nach der Datenübertragung steht der nächste, aufwändige Arbeitsschritt an: Lohnabrechnungen ausdrucken, kuvertieren und versenden. Je nach Anzahl der Empfänger sind die Mitarbeiter damit einige Stunden beschäftigt. Sorgfältiges Arbeiten ist gefragt, denn schnell ist eine Lohnabrechnung falsch zugeordnet und landet dann beim Kollegen des Empfängers. Alternativ kann die Kanzlei die Lohn- und Gehaltsdokumente digital über ein sicheres OnlinePortal bereitstellen. Einmal eingerichtet, reicht dafür ein Klick. Die Beschäftigten erhalten eine Benachrichtigung per EMail und rufen ihre Unterlagen online ab. Weiterer Vorteil: Die Unterlagen sind auf dem Portal archiviert. Das erspart Rückfragen, beispielsweise, wenn Mitarbeiter frühere Abrechnungen nicht mehr finden.
Fazit
Die Lohnabrechnung ist eine arbeitsintensive Dienstleistung für den Steuerberater – die er aber anbieten muss und möchte. Mit zeitgemäßen CloudLösungen erfolgt die Abwicklung aber deutlich effizienter. In Anbetracht der sensiblen Daten ist bei der Wahl des Anbieters ein entscheidendes Kriterium zu beachten: ein Rechenzentrum mit Standort in Deutschland, denn nur dieses erfüllt die strengen, gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz.