Die umfangreiche Dokumentationspflicht des Steuerberaters ist unter dem Aspekt der Haftung immer wieder eine Herausforderung. So müssen gemäß den Verlautbarungen der Bundessteuerberaterkammer alle Tätigkeiten für den Mandanten nach Art, Umfang und Ergebnis festgehalten werden. Diese Arbeiten sind zeit- und kostenintensiv und können nur nach Absprache mit dem Mandanten abgerechnet werden. Im Folgenden ist beschrieben, wie sich solche Zeiten durch strategische Planung und Optimierung der Abläufe verkürzen lassen.
Diktieren und schreiben lassen
Die ideale Organisationsform in einer Kanzlei ist die Zusammenarbeit zwischen dem Berufsträger und sonstigen Mitarbeitern, die die zeitaufwändigen Sekretariats- und Schreibarbeiten mit erledigen können. Um nun die Arbeitsbedingungen für die Diktatverarbeitung möglichst einfach, schnell und effektiv zu gestalten, ist der Einsatz einer digitalen Diktierlösung, die eingebunden in die EDV den Ablauf in der Kanzlei abbildet, unumgänglich. Digitaltechnik bedeutet: Einfügen in ein Diktat, ausgezeichnete gleichbleibende Tonqualität, verschleißfreie Speichermedien, keine Kosten mehr für Kassetten u. v. m.
Das Diktat wird über ein Diktiergerät direkt in den Computer gesprochen und die so erzeugte Sprachdatei unmittelbar dem Sekretariat in einer übersichtlichen Diktatliste zur Verfügung gestellt. Alle Sprachdateien sind im Netzwerk gespeichert und zentral zugänglich, archivier- und sortierbar. Wenn Bedarf an Mobilität besteht, können Diktate auch unterwegs aufgezeichnet und später von dem mobilen Diktiergerät heruntergeladen oder bei Einsatz eines Smartphones per Email in die Kanzlei geschickt werden. Eine interessante und kostengünstige Variante ist das „Internetsekretariat“. Hier werden digital erstellte Diktatdateien auf einen Server geladen und über das Internet von externen Sekretariatskräften abgearbeitet. Zurück kommt das fertige Dokument. Es empfiehlt sich, solche Schreibdienstleister auszuwählen, die das „Pay-per-Use“ Verfahren ohne vertragliche Bindung anbieten.
Diktieren und automatisch zu Text umwandeln lassen
Ein weiteres Thema, das in die Überlegungen mit einbezogen werden sollte, ist die Spracherkennung. Spracherkennung, also die automatische Umwandlung von Stimme zu Text, kann sowohl eine sinnvolle Unterstützung für die gemeinsame Diktatverarbeitung sein als auch eine Alternative zum Sekretariat, denn die Schriftsätze lassen sich auch alleine sehr komfortabel erstellen. Zudem wird der Diktierende unabhängiger bei Ausfallzeiten wie Krankheit oder Urlaub. Liegt im Sekretariat eine hohe Arbeitsbelastung durch die Diktatbearbeitung vor, so rentiert sich diese Investition sehr schnell, da mehr Zeit (bis zu 50 %) für abrechenbare Leistungen bleibt. Arbeiten mehrere Diktierende in der Kanzlei oder ist eine solche Erweiterung geplant, wird eine Spracherkennung benötigt, die den Zugriff auf einen gemeinsamen Wortschatz ermöglicht. Außerdem sollten neben der Schriftsatzerstellung auch alle nachgelagerten Arbeiten, wie z. B. die Verbesserung des Wortschatzes, an Mitarbeiter delegiert werden können.
Der praktische Einsatz
„Das Diktieren und Schreiben lassen“ ist für den Berater interessant, der das Zehnfingersystem nicht perfekt beherrscht und auch nicht für jedes Schreiben den passenden Textbaustein hat. Sobald es um komplizierte und aufwändige Schreiben geht, wie die Erstellung eines Gutachtens oder das Begleitschreiben, das dem Mandanten die zentralen Aussagen eines Einspruchsbescheids nahebringen soll, ist die direkte Umwandlung von Stimme zu Text durch eine Spracherkennung interessant. Der Berater sieht sofort das Ergebnis seiner Überlegungen und kann Formulierungen und Inhalte direkt per Stimme überarbeiten. Die gewünschten Formatierungen werden durch Diktierbefehle direkt bei der Erstellung des Schreibens umgesetzt. Ein Gesprächsprotokoll kann ohne Beachtung einer Form diktiert und der automatisch erstellte Text einfach ohne weitere Formatierung in der Dokumentenverwaltung abgespeichert werden.
Überlegungen für die Zukunft
Die Entscheidung für eine Diktierlösung kann nur im Rahmen eines zukunftsorientierten Gesamtkonzepts getroffen werden.
Wird jetzt oder später ein Sekretariat eingesetzt? Dann muss die Diktierlösung das verteilte Arbeiten optimal unterstützen. Welche Kanzleiverwaltungssoftware kommt zum Einsatz? Eine Integration bietet den Vorteil, dass die Diktate mit Adressinformationen verknüpft und die fertigen Dokumente automatisch mandantenbezogen abgespeichert werden. Welche EDV- Strukturen werden künftig in der Kanzlei genutzt? Soll in einer Terminal-Server-Umgebung gearbeitet werden, so muss die Diktierlösung natürlich auch terminalserverfähig sein. Bietet der Hersteller Unterstützung und Softwarepflege an? Solche kostenpflichtigen „Sorglos-Pakete“ sind wichtig, damit es keine nennenswerten Unterbrechungen in der Kanzlei gibt, wenn die EDV einmal streikt oder ein Anwender nicht weiter weiß. Außerdem wird der reibungslose Ablauf zwischen Diktierlösung, Betriebssystem und Office-Anwendung bei Änderungen der Hard- und Software sichergestellt.
Das EDV-gestützte Arbeiten beschränkt sich schon lange nicht mehr auf das Erstellen von Schriftsätzen. Kanzleiverwaltungsprogramme, Dokumentenmanagementsysteme und digitale Diktierlösungen sorgen dafür, dass das knappe Gut Zeit noch effizienter und letztendlich kostensparender genutzt werden kann. Zudem wirken sich die zahlreichen Vorteile des digitalen Diktierens motivationsfördernd und damit auch leistungssteigernd aus. Die technischen Möglichkeiten sind also da, sie müssen nur sinnvoll geplant und aufeinander abgestimmt werden.