Software für die kleine Kanzlei - Passgenaue Unterstützung für Steuerberater und Mitarbeiter

von Josef Hofstetter, Leiter Consulting bei Agenda Informationssysteme GmbH&Co. KG, Rosenheim

Kleine Steuerkanzleien haben spezielle Stärken und Bedürfnisse. Eine gute Software ist genau auf die Eigenschaften und Anforderungen dieses Kanzleityps abgestimmt.

Die persönliche Betreuung ist eine der besonderen Stärken der kleinen Kanzlei. Die Mandanten schätzen den oft langjährigen Kontakt mit „ihrem“ Steuerberater, sein Fachwissen und besonders seine Kenntnis ihrer individuellen Situation.

Der Steuerberater steht im Alltag vor der Herausforderung, sich die Freiräume für den Kontakt mit den Mandanten zu verschaffen und gleichzeitig seine Kanzlei rentabel zu führen. Eine geeignete Software unterstützt ihn und seine Mitarbeiter dabei optimal.

Einfache Handhabung

Bei den Arbeitsabläufen in der kleinen Kanzlei kommt es auf Effizienz an. Dazu muss die Software für den Steuerberater und die Mitarbeiter einfach und intuitiv zu bedienen sein und sie bei ihrenTätigkeiten gezielt unterstützen. Das gelingt mit einem schlanken Aufbau, übersichtlichen Benutzeroberflächen sowie schnellem Zugriff auf die wesentlichen Funktionen für die Steuerberechnung, Buchführung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Kanzleisoftware sollte bei der Handhabung den in der Branche bewährten Standards entsprechen, beispielsweise bei der Buchungslogik oder beim Aufbau der BWA. Von solchen Standards profitieren auch Mandanten sowie deren Banken: Sie erhalten Auswertungen in gewohnter Optik und kennen sich sofort aus.

Mandanteninformationen auf Abruf

Die Mandanten legen viel Wert auf die individuelle, persönliche Betreuung in der kleinen Kanzlei. Zusatzfunktionen der Software unterstützen den Steuerberater dabei, diese Stärke der kleinen Kanzlei optimal auszuspielen. In einer übersichtlichen Mandantenverwaltung halten der Steuerberater und die Mitarbeiter Kontaktdaten, Absprachen und Informationen fest – jederzeit schnell abrufbar. Somit kann der Steuerberater auch bei einem kurzfristigen Anruf oder Termin individuell auf den Mandanten eingehen und ihn beraten. Im Dokumenten-Management-System wiederum sind alle wichtigen Dokumente, Verträge und Unterlagen zentral archiviert, bereit für den sofortigen Abruf.

Datenaustausch durch vernetzte Anwendungen

Damit der Anwender vom ganzen Potenzial der einzelnen Anwendungen profitieren kann, müssen diese aufeinander abgestimmt sein, untereinander Daten austauschen und auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen können. Das ist in der Regel bei Komplettsystemen gegeben: Alle benötigten Anwendungen kommen aus einer Hand und sind über Schnittstellen miteinander optimal vernetzt. Diese Systeme sind häufig modular aufgebaut. Der Steuerberater stellt sich die unterschiedlichen Anwendungen, je nach Bedarf und Kanzleigröße zusammen. Steigen seine Anforderungen, erwirbt er einfach weitere Module, die wiederum nahtlos in das System integriert sind.

Ein Komplettsystem bietet zudem den Vorteil, dass der Nutzer Updates nicht für jede Anwendung einzeln und zu unterschiedlichen Zeitpunkten durchführen muss. Im Optimalfall unterstützt die Software mit einem weitgehend automatisierten, effizienten Verfahren und minimiert damit den Zeitaufwand: Die Software lädt Updates imHintergrund herunter, der Steuerberater führt dann die Installation mit einem Mausklick aus. Innerhalb von wenigen Minuten ist das System auf dem aktuellen Stand und das Kanzleiteam kann umgehend weiterarbeiten.

Digitale Zusammenarbeit mit dem Mandanten

Wichtig für die kleine Kanzlei ist die reibungslose Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Oft nimmt der Austausch von Belegen und Auswertungen zwischen Kanzlei und Mandanten viel Zeit in Anspruch. Hier besteht großes Potenzial zur Effizienzsteigerung. Auch in diesem Bereich unterstützt die Software, beispielsweise mit Cloud-Lösungen. Diese ermöglichen den Austausch von Dokumenten auf digitalem Weg, vom Scanner des Mandanten direkt in die Buchungserfassung der Kanzleisoftware. Die Auswertungen stellt der Steuerberater den Mandanten dann ebenfalls online bereit. Weitere hilfreiche Cloud-Lösungen sind ein Online-Kassenbuch oder Mandantenlösungen für selbstbuchende Mandanten. Damit ist der reibungslose Datentransfer in das Kanzleisystem und die anschließende Bearbeitung der Daten sichergestellt.

Unterstützung und Service

Im Tagesgeschäft ist es für den Steuerberater und die Mitarbeiter in der Kanzlei wichtig, schnell Unterstützung bei Fragen, neuen oder selten genutzten Funktionen zu bekommen. In einem umfangreichen und leicht zugänglichen Dokumentations- und Hilfesystem können Nutzer schnell nachschlagen und erhalten Anleitungen und Tipps. Ist die Frage komplexer oder treten im Arbeitsalltag unerwartete Probleme auf, schaffen Fachkräfte an der Hotline des Anbieters rasch Abhilfe. Vorausgesetzt, diese ist schnell erreichbar – und im Optimalfall auch kostenlos. So kann der Nutzer in der Kanzlei seine Arbeit ohne längere Unterbrechung fortsetzen.

Fazit

Eine gute Software für die kleine Kanzlei entlastet den Steuerberater und seine Mitarbeiter effizient bei den Arbeitsabläufen, um damit die Rentabilität zu fördern und Freiräume für den persönlichen Kontakt mit den Mandanten zu schaffen.

Quelle DStR 12/2015